三、会后工作

（一）离会服务

为避免代表产生“会散茶凉”的感觉，要有始有终，做好代表离会善后工作。

（1）退场引导。要开启所有退场通道，引导与会代表及车辆有秩序地离场，避免出现拥挤现象。某些领导（嘉宾）由于身体不适，有时无法先行离会，要打破常规，安排与会人员先行离开。

（2）返程服务。协助代表订好返程机票、车票、船票，并提醒代表结算住地消费账目，归还借用物品，清点随身携带物品。对外地代表，安排好送行车辆，酌情将其送到机场、车站、码头，待其启程后再返回。对个别因工作需要，仍需留在住地的代表，要协助酒店安排好后续食宿事务。

（3）代表送别。与会代表离会时，工作人员要热情洋溢送其到大门口、电梯口甚至送上车，帮其安放好行李物品，并关好车门。为体现礼貌，工作人员待其乘车离开自己的视线后，才好转身离去。

（二）会场清理

会议结束后，要及时撤除会场的临时性布置（如背景板、横幅、盆景等），清点一切用具、用品，能再次使用的要归库保管，属租用的设备、器材要及时退还，属代表遗漏的物品要设法使其物归原主。此外，会场桌椅、地面要清扫干净，使其恢复原样。

（三）宣传跟进

会后要跟进新闻媒体发稿，并将相关报道内容收集、汇总、整理，交有关人员存档；跟进举办单位网站的信息更新工作，促使有关人员在相应版块或专栏，将会议整体情况用图文并茂的形式，系统地进行宣传、展示和报道。

（四）成果推广

要巩固会议成效，提高会议影响力和成果辐射力，应专门对会议相关成果进行深化、推广。

（1）对会议进行总结，发表会议概况性文章。

（2）对会议观点进行梳理，形成会议成果综述，在相关主流媒体上刊登，争取产生后续效应。

（3）将会议文字材料按专题进行汇编，供有关单位及领导（嘉宾）参考使用。

（4）酌情组织有关专家有针对性地提炼若干对策、建议，上报当地政府或上级部门。

（5）通过内刊、内参，对会议所涉敏感内容部分作适当剖析与报告。

（五）文件归档

按照一会一卷的原则，对会议文件资料进行分类整理，有秩序、有系统地加以编排，立卷归档。一般根据时间顺序和重要程度进行案卷排列，填写卷内文件编目、备考表及案卷标题，并对所存案卷按事项分类设立卡片，作为索引。根据存档的要求，既要保存每一份纸质文档，又要保存相应的电子文档。

（六）财务决算

会议结束，应按会前经费预算计划，进行会议开支财务决算。对会议所涉开支项目，如会场布置及场租费、饮食（茶点）费、住宿费、交通费、嘉宾讲课费、宣传（新闻发布会）费、资料印刷费、设备视听费、通讯联络费、外宾礼品费、考察费、劳务（司仪、翻译、快递、搬运）费、办公用品（文具、道具、工具）费、杂费（接待费）等，要一一进行核对、统计，对超出预算金额又无正当理由的开支，不予结算和报销。

（七）会务总结

会务总结一般以开总结会的方式进行。全体工作人员参加会议，谈体会，找不足，总结经验与教训，在总结中改进和提升自己，从而提高办会整体水平。在开好总结会的基础上，要写出书面的会务总结，并呈有关领导审阅后，作为案卷归档。