第7章 公文写作常见病例及修改(1)

第一节公文标题病例分析

俗话说“看文先看题”，公文标题是公文的眼睛。公文标题规范与否直接影响到公文的效力和阅读者的情绪，故需精心制作。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，常见的问题有以下几种。

标题不全

完整的、规范的公文标题，一般由发文机关+事由（内容）+文种（公文种类）构成，即人们常说的“三要素”。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第六款作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至两个要素，但不可随意省略，要相对规范，否则将毛病百出。常见的问题有三种。

1.随意省略发文机关

一些基层部门没有版头（发文机关标识）的文件标题，如《关于上报2004年党支部工作要点的报告》，文件报上来待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，但有版头（发文机关标识）的，为避免公文标题累赘，也可不标明发文机关。

2.随意省略事由

如《××旗人民政府决定》，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外，一般情况下不得省略事由。

3.随意省略文种

随意省略文种会使受文者不得要领，失去公文的严肃性。

事由有误

“事由”是公文标题的核心，标题的好与不好主要看事由写的是否正确、清楚。事由一般由“关于（介词）+词组或短语”构成。这方面经常出现问题，比较常见的有以下几个方面。

1.介词“关于”应用未用

如《××局××局××局优先提高有突出贡献的科技带头人生活待遇的通知》，标题在发文机关和事由之间缺少了介词“关于”，让人容易产生歧义。

2.动宾搭配不当

如《××中学关于进一步搞活校办集体企业有关政策的试行办法》，这一标题的中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。

3.缺少内容

如《关于出国考察的请示》，《中共××党委关于认真做好表彰2003年度优秀党员和党务工作者的通知》，前一个公文完整的标题应在“关于”后面加上“××同志”。后一个标题是缺少宾语，此标题动词是“做好”，而后面缺少宾语“工作”应补上，才比较完整。

乱用文种

文种是指国家行政机关公文的种类。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》第二章第九条所确定的公文种类有13类，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。除此之外，均不可直接用来行文。文种方面存在的问题主要有三个方面。

1.生造文种

按照《国家行政机关公文处理办法》第二章第九条的规定，具有隶属关系的下级单位在向上级单位行文时应用“请示”、“报告”，平行文和不相隶属的单位之间行文应用“函”。而有些单位却自作主张，随意使用文种，如《××局关于解决办公室的申请》。很显然，申请不是规范的文种，因此应改成“请示”。

2.混用文种

如《××局关于购买办公设备经费的请示报告》。“请示”和“报告”是两个不同的文种，混在一起会让人分不清到底是“请示”还是“报告”，不好处理。文种是用以表明公文的性质和要求的，一份文件只能用一个文种，两种文种混用显然是不规范的。

3.错用文种

拟制公文标题时，应根据具体内容选择相应的文种。可有些机关因搞不清楚有关文种的含义，结果该用请示的用了报告，该用报告的又用了请示。“请示”和“报告”是有严格区别的：“请示”是办件，是需要批复的；“报告”是阅件，不需要批复。如果错将“请示”用成了“报告”，会导致自己请示的事项得不到及时答复或得不到答复，从而影响了事情的办理。甚至有些平级机关在申请安排经费和安排项目时竟也用“报告”和“请示”来行文，而不用“函”。

隶属不清

这类问题常出现在转文性通知当中，且转文性通知比较常用，转文性通知标题的规范化是一个需要重视的问题。

转文性通知是通知中的一个重要类别。转文，就是上级机关把现有的文件转给下级机关了解与执行。根据被转文件发文机关的不同，转文性通知可分为三类，即批转、转发、印发。好多文书工作者经常将这三类通知用错，出现了不该用“印发”的，用了“印发”；该用“印发”的却用了“转发”、“批转”，分不清三者之间的隶属关系和词性，如：

①《××县人民政府关于印发××市人民政府关于加强基层民兵工作的意见的通知》。

②《中共××区委办公室关于批转××市××书记在××会议上讲话的通知》。

例①当中的“印发”使用不当，应该使用“转发”。因为“转发”指的是转发上级机关、同级机关及不相隶属机关的文件，是对文件的认同并转发下去贯彻落实的。

例②当中的“批转”使用不当，应该使用“印发”。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。

标题不精

公文标题要主旨鲜明、重点突出、文字简洁，尽量避免使用长句。如《××局关于认真做好汛期水库防汛和淤地坝防汛工作及进行汛前安全大检查的通知》，此公文的标题比较冗长唆，生怕别人看不明白。此标题可修改拟为《××局关于认真做好各类水利工程防汛工作的通知》。

题不达意

题不达意主要表现在以下两个方面。

1.事由不清

如《××局关于××河流改造的请示》，从题意上看，是请示开展改造河流，而此文实际上是请求上级给予解决“治河经费”的请示。往往因为发文机关提出的事由不够清楚，一些请示事项得不到办理。应改写为《××局关于要求解决××河流治理经费的请示》。

2.题意不清

如《××旗人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。

用词叠加

如①《××局关于申请解决淤地坝工程建设前期经费的请示》，②《××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于坚决制止占用基本农田进行植树等行为的紧急通知的通知的通知的通知》。在例①公文标题当中出现了两个“请”字，使得标题事由内容出现重复，应去掉“申请”两字，因为“请示”，这一文种本身包含了“申请”的意思。例②中用词重叠比较明显，这里介词“关于”、动词“转发”、助词“的”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，使转文性通知的标题简洁精练，可采用的处理方法：一是省略重复词语；二是简化被转发文件的发文机关；三是文号替代标题；四是删去中间层次。

滥用符号

2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但是好多机关在印发文件时经常在公文标题中出现符号，如①《中共××区党委办公室关于印发〈××书记在××会议上讲话〉的通知》、②《××局关于加强水利工作为“三化”服务的意见》，以上两例中第①例标中间的“〈〉”符号不应该使用，应改为：《中共××区党委办公室关于印发××书记在××会议上讲话的通知》，第②例标题运用不规范的简称使题义不明确，且有符号，应改为《××局关于加强水利工作为工业化和城镇化及农牧业产业化服务的意见》。做好办文工作，对于提高机关工作的质量和效率有着十分重要的意义。文书工作者在办文过程中拟定标题时还须注意，标题的题式、布局、字号字体使用等诸多问题。

第二节正文写作中常见病例分析

句子成分残缺

公文写作中常见的语法错误是句子成分残缺、赘余或词语搭配不当、语序不当等。例如：“进一步健全动员计划预案，广泛进行调查论证，做好迎接军区空军检查。”此句成分残缺，少了宾语，可改为“……做好迎接军区空军检查工作”。“通过集训，使全体政治干部的能力素质有了进一步的提高，取得了较好的效果。”缺少主语，应把“使”去掉。“各级党委要认真开展‘条令法规学习月’和‘条令学习日’活动，使之成为经常化、制度化。”“经常化、制度化”可以作定语、补语，但不能作宾语。可改为“使之经常化、制度化”或“使之成为经常化制度化的活动”。

语言滞涩别扭

文从字顺、行云流水般的语言，读了使人如沐春风；相反，滞涩别扭的语言，使人如夜行山路，苦不堪言。例如：“主要领导干部要做到对平时、战时勤务保障要善于组织指挥。”这段话由于语序不当，读起来滞涩拗口，为达到自然流畅的效果，可改为“主要领导干部要善于组织指挥平时、战时勤务保障”。

种属概念并列、自相矛盾

公文写作中还容易出现的语病是种属概念并列、自相矛盾等逻辑问题。例如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。再如：“通信工具使用管理基本上都得到了规范。”“都”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，让人不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。

词语搭配不当

词语相互搭配，必须符合事理和习惯，否则就不通顺。例如：“进一步整顿部队秩序，堵塞安全隐患和漏洞。”谓语“堵塞”对应两个宾语“漏洞”和“隐患”，而实际上“隐患”是无法“堵塞”的，可改为“堵塞漏洞，杜绝安全隐患”。

我们再来看两个例子。

例①：××高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。

例②：××省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。

病例分析：

例①的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，若文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。

例②的标题有多项错误。

●动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”，而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与搭配。

●在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；

●“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。

语气不当

公文不同的文种对语气有不同的要求，要考虑文体的特点及其特殊要求使用语言，比如命令、通令要坚决果断，语气坚定，绝不能用商量探讨的口气。上行文用命令、祈使语气，下行文用祈求、请教语气，都属于语气不当的毛病。

例如：“各级财务部门和广大财务人员，要以这些先进单位和个人为榜样，加强经济管理，尽量做好新时期的财会工作。”“尽量”一词的口气不够坚决果断，给人留有余地，可改为“积极”或“尽力”。

大方、庄重、朴实是公文语言的基本风格。公文忌讳华丽的富有文学色彩的语言，如“党委成员在讨论中，心情格外激动，有的热泪盈眶，泣不成声，一致表示……”一句中，“格外激动”、“热泪盈眶”、“泣不成声”破坏了公文的庄重色彩。

第三节公文中常用错的词语辨析

容易混淆的词组

1.截止、截至

“截止”是指到一定期限为止或停止，“截至”是指截止到某个时候。二者不能混用。主要区别在于，前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。

2.制订、制定

“制订”是指创制拟定，“制定”是指定出。二者的主要区别在于，前者强调方案、计划等的形成过程，而后者则强调法规等的定型和拍扳定案。

3.权利、权力

“权利”是指依法行使的权力和享受的利益，“权力”是指政治上的强制力量或职责范围内的支配力量。二者的主要区别在于，前者强调应享受的利益，后者则单指政治强制力和支配力，不一定包括利益。

4.以至、以致

“以至”是指事物扩展、延伸或事物发展到一定程度产生的效果，“以致”是指事态发展所形成的结果。二者的主要区别在于，“以至”用于事物程度的升级，而后者用于原因导致的后果。