第5章 公文写作基本知识(3)

（2）连贯性。公文的各个部分之间，在内容上要相互连贯，井然有序，在语言形式上要紧密的衔接和合理的过渡。

（3）严密性。既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。这个问题最容易忽视。

2.公文的结构形式

写字讲究间架结构，结构不合理，搭配不妥当，字就写得难看；建筑工程也讲究结构，结构不正确，不严密，就不安全、不实用，也不美观。同一道理，公文也是强调结构形式的。这是谋篇布局的基础，也是写好公文的前提。综合分析各类公文，任何公文都由开头、主体、结尾三部分组成，结构上可以用三种形式来概括：①篇段合一式。也就是说一件公文就一段话。多见于比较简单的公文。如请示、通告、命令、批复和一些通知。这类公文比较容易掌握。②分段式。一篇分几个段落，每一段表达一种或一层意思。多见于总结类的报告、奖惩类的通报以及计划、规划类的通知等。③分项式。多见于内容广泛，篇幅较长的公文。如决定、规划、意见等。

3.安排公文结构应注意的原则

（1）层次和段落。层次是指文章内容的划分和表现次序，是小于篇、大于段（有时也可以等于段）的结构单位。安排层次，或按空间变换，或按认识过程，或按事物的类别和组成方面，或综合运用。公文层次形态，或用“并列式”，各层意思并列进行；或用“递进式”，层层深入；或用“分总式”，先分后总，从分析到综合。当然，有时这些方式可以交互使用。

段落，是文章形式上的基本构成单位，就是我们平常所说的自然段。它有段首空两字，段尾另起行的标志。段落的作用是：反映思维进程中的间歇、停顿、转折，表现层次；体现文字组织上的划分，便于阅读。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。划分段落的原则是首先要注意段落的单一性和完整性，即一段只有一个中心思想，一个意思集中在一段写完。其次，各段之间要有内在联系。此外，还要适当注意各段的大体匀称。

（2）过渡和照应。过渡是相邻层次、段落间的衔接，使得两层或两段能联在一起。过渡可以用过渡段或过渡句，也可以采用关联词语或转折词语（如：总而言之、由此可见、综上所述、但是、然而等等）。照应是指不相邻的层次进行呼应、联系，这叫做“草蛇灰线，伏脉千里”。照应有首位呼应、前后呼应、题文呼应三种。

（3）开头和结尾。文章开头起着定调的作用。头开得好，文章容易展开，又可吸引读者。公文开头一般要求开门见山，文笔简练。有根据式开头、叙述式开头、结论式开头、目的式开头等几种形式。结尾是公文发展的结果，一般有总结式、希望式、说明式、套语式几种类型。结尾应是“回眸一笑”，“回马一枪”，而绝不能草草了事，马虎收场，造成虎头蛇尾的印象；更不能尾大不掉，画蛇添足。

（4）条理性和固定性。公文需条理清楚，有主有次，有先有后，具有相对固定的程序。各部门的业务都有很多种，体现在公文中，都有内部习惯排列。如残联的文件，都是按康复、教育、就业、文体、扶贫、组织建设的顺序写的。再如最近的发展观教育的文件，是按目的、意义、方法步骤、要求的顺序写的，颠倒了就乱了。所以这个环节要求我们分清楚主要矛盾与次要矛盾，矛盾的主要方面与次要方面，分别着墨，或浓或淡，或重或轻，力求使得公文摇曳多姿，魅力无穷。

4.公文写作布局要点

了解了公文的结构，在谋篇布局时，就可以从结构的三部分考虑，再加上一个主题，所以布局的要点有四个。

（1）确定主题。每件公文都有一个主题，这是这件公文的灵魂，公文要表现什么思想，说明什么问题，集中体现在主题上。主题是否正确，是否深刻有力，关系这件公文的成败。写公文只有确定了主题，才能考虑结构安排、内容取舍和语言的运用。因此，选准、选好主题是需要首先考虑的。

那么，如何确定主题，确定的依据是什么？结合学习有关公文的著述和自己在实践中的体会，我认为有三个方面。

①根据形势的要求。文件的主题必须符合当前形势。这个形势就是当前党和政府所提倡的政治、经济、社会发展的大政方针、政策。

②根据工作需要。单位在工作中遇到什么新情况，需要解决什么问题，是确定文件主题的主要依据。有些文件是为贯彻上级文件精神写的，有些文件是领导授意写的，那么，上级精神和领导意图就是文件的主题。脱离了这些，写作必然失败。

③根据占有的材料。观点的形成，必须以材料为基础；主题不是凭空想出来的，没有丰富而充分的实际材料就无从谈起。要提炼出好的主题，必须熟悉所掌握的材料，认真分析，找出规律性的东西，找出统帅这些材料的思想观点。比如考察报告，有的人只写到了什么地方、看了些什么，却总结不出人家的新经验。这是什么原因造成的呢？原因就在于不了解自己和别人，对比不出好坏优劣，所以也抓不住主题。

有了上面三条，在选主题时，还要注意两点，首先是主题要有思想高度。有高度主题才能深刻，才能吸引领导注意，使人受到启发。换言之才会得到领导重视。有些材料，往往带有一事多意的特点，提炼主题时，就要选择其中最有代表性、典型性的一意，不免数意并列。其次是主题要集中，一份文件只能有一个主题，不能多中心，比如报告一般是一事一报，请示是一事一请示。

（2）确定标题。标题是文件的眼睛。好的标题既能传神，显示主题，又能起到导向作用，把读者的注意力吸引过来。在机关工作中，领导那里各种文件、资料常常堆满案头，往往一个标题就能决定文件的命运。如果标题新颖、有震撼力，领导就可能立即处理，“题好一半文”就是这个道理。如果标题含义不清，领导就可能不注意，尤其是请示、报告一类公文，更需要有好的标题。那么，怎样才能拟好标题呢？

①根据文件性质确定。文件的性质是决定文件标题的主要因素。比如，该请示的问题不能用报告，这是人人都明白的，不要犯如此低级错误。但也有这样的标题：《请领导尽快解决工作经费不足的问题》、《必须立即改变企业税收太重的请示》等，你看，这就把请示写成了指示、命令了。

②根据文件格式确定标题。大多数文件，格式就决定了标题的相对格式化，要求标题必须完整地体现文件规定的内容。如，请示、批复、报告、决定、令、通报、通知等，标题组成是严格的。必须是《关于××的请示（批复、决定、报告、命令、通报）》的样式。这些可以称为格式标题。无格式标题，主要指简报、调查报告、会议报告一类，撰写者有自由发挥的天地，但也是需要一定的功力的。确定标题，要注意写实，要简明扼要，精炼贴切。

（3）确定开头。好的开头是成功的一半。文界有“龙头、凤尾、猪肚”的说法，强调了开头的重要。但俗话说，万事开头难。写公文也不例外。高尔基对开头有个形象的比喻，他说：“开头第一句是最困难的，好像在音乐里定调一样，往往要费很长时间才能找到它。”托尔斯泰也说过“开头是最难下笔的”。机关公文也是一样，经常是主题确定以后，就是翻来覆去地想如何开头，而一旦有了满意的开头，心就放下一半，文思也随之而来。

公文的开头，没有一成不变的写法。由于文种、内容的不同，作者的功底修养、领导要求的不同，从而决定了开头的写法的不同。但不论是什么情况，基本要求是一样的，就是尽快引出主题。第一句、第一段就要引出所要说明和解决的问题上，尽快地吸引读者，使其一看就欲罢不能，请大家留意重大新闻报道的导语，都是这种写法。又和网文中人们用的噱头相似。往往一句话就吸引你要看下去。我归纳一下，开头大体有六种。

①“起因”式开头。一开始就写问题的缘起，也就是为什么写这个文件。一般使用诸如“由于……”、“随着……”、“鉴于……”的方式开头。

②“目的”式开头。开宗明义第一句就说明本文的目的。一般使用“为了……”，这方面的例文俯拾即是。

③“根据”式开头。一开始就说明制作公文的依据。一般用“根据……”、“依据……”、“遵照……”、“按照……”等开头。

④“时间”式开头。一开始就点明什么时间、什么情况。如：“某年某月某日……”。有的是用“近来”、“最近”、“连日来”，也有用“……之后”的。如“某某会议之后，我们抓紧了传达贯彻工作……”。

⑤“引用”式开头。一开始就引用文件或领导指示中的一段，作为引子，点明主题。如：“××文件规定”、“××领导指出……”等。

⑥“事实”式开头。即一般开头就简明扼要地把事件、情况介绍清楚。如：“经上级批准……”、“自××以来”等。

（4）确定结尾。公文的结尾，不能像章回小说和文学作品那样要留有悬念，给人回味、想象。但是，作为公文的三大部分之一，结尾不能忽视。结尾大体有两种。

①“格式”式。较好掌握。比如：请示、报告多用“当否，请批示”；下行文的通知、决定一般用“望按照或参照执行”、“传达到某级范围”、“什么时间上报落实情况”等语。也有“请批转某范围”的。

②自然式结尾。随着文件的问题自然发展，写完问题就收尾。如法规、政策类文件，是几条就几条，最后一条就是收尾。会议纪要，记录完要点就可以打住。关键是工作报告类，结尾要做到精彩就得下功夫。

第四节公文的表达方式

表达方式的含义

表达方式就是作者将内容传达出来所运用的方法和手段。由于社会生活本身是复杂的，对社会生活的认知，也需要有各种各样的认识方式和反映方式。这些认识方式和反映方式，在转换为语言进行传达的时候，就是表达方式。

公文的常用表达方式

对一般文章而言，表达方式是文章体裁的重要标志。叙述描写用得多，就是记叙文；议论用得多，就是议论文；说明用得多，就是说明文。

对于公文来说，所用的表达方式，主要是叙述、议论、说明三种。而且，公文都属于应用文，不能用通常的记叙、议论、说明三大文体的标准去分类。在公文内部，虽然表达方式有时仍可作为区分不同文体的参考因素。如决议，议论成分就比较多；通报，叙事的成分较多。但在多数情况下，公文对表达方式是综合运用的。在一篇公文中，叙述、议论、说明三种表达方式，常常水乳交融，无法绝然分开。

1.叙述

（1）叙述的含义。叙述就是对人物的行动或事件的发展变化过程所作的叙说和交代。理解这一定义时要把握住一个最为本质的特征，叙述的表达对象是动态过程。一个静止不动的事物，我们可以描写它，可以说明它，却不能叙述它。如果反映的对象是事物的运动过程，我们就需要用叙述的方式。

叙述是写作中运用最为广泛的一种表达方式。记叙文要大量采用，无须多说。议论文、说明文，都不可能不涉及事件和行动，也要把叙述作为辅助的表达方式。在公文中，叙述运用得也十分普遍。决议中提供的事实论据，报告中对事件前因后果的汇报，通报中对先进事迹或错误事实的交代，调查报告和总结中对事件和现象的转达，都要使用叙述。

（2）叙述的人称。叙述一个事件，必须选择一个观察点或立足点，必须有一个确定的身份和叙事口吻，叙述才能有条不紊地进行。这个观察点、立足点，或者叙述者的身份和叙事口吻，通常叫做叙述人称。

叙述的人称有两种，分别是第一人称叙述和第三人称叙述。

第一人称叙述就是以作者本人或作者所代表的群体（也就是“我”或“我们”）的口吻叙述。

第三人称叙述，叙述者隐匿了自身，读者看不出是谁在观察、谁在叙述。观察者似乎无处不在，叙述者似乎无所不知。这种叙述被人称为“全知叙事”。

在公文中，这两种叙述人称都被广泛采用。报告、请示、总结用的是第一人称叙述，下行公文、调查报告大多用第三人称叙述。