第3章 科学管理时间
人们都说时间是公平的，可是有些人总感到自己的时间不够用，不然为什么做同样的事，自己忙得焦头烂额，别人还有时间休闲呢？高效率工作，才能让自己的时间更充裕。
安排好时间比一味加快速度更重要
有经验的投资者可以将长期投资与短期投资、分散投资与一次性投资、动产与不动产、风险投资与稳健投资等合理地结合起来，以求获得最大的收益。那么，时间的管理又何尝不是这样呢？每个人的时间是一定的，但科学管理与盲目运用取得的工作成效显然是不一样的。
四个20岁的年轻人去银行贷款，银行答应借给他们每人一笔巨款，条件是他们必须在50年内还清本息。
第一个年轻人想享受25年，用生命的最后25年拼命工作偿还贷款。结果他活到70岁都一事无成，死时仍然负债累累。他的名字叫“懒惰”。
第二个年轻人用前25年拼命工作，50岁时他还清了所有的欠款，但是那一天他却累倒了，不久就死了。他的遗照旁放着一个小牌，上面写着他的名字“狂热”。
第三个年轻人在70岁时还清了债务，然后没过几天他就去世了，他的死亡通知上写着他的名字“执着”。
第四个年轻人工作了50年，70岁时他还完了所有的债务。但在这50年中，他成了一个旅行家。90岁死去的时候，他面带微笑，人们至今都记得他的名字——“从容”。
单从时间的安排上来看，显然，那个叫“从容”的年轻人的时间安排是科学的，他将长期计划与短期计划合理地搭配起来，还给自己设置了旅游档期，这样，他既还清了贷款，又享受了生活，提高了生命的质量。
第一个年轻人的时间安排不合适，他没有考虑到自身的条件。人是需要休息的，年龄越大，能承受的工作强度越小。在他精力最旺盛的时候，他却把时间花在了享受上。把事情拖到最后一分钟完成，有可能在两个小时完成八个小时的工作，表面上看是提高了工作效率，但却忽略了另一个方面，那就是劳动者的身体健康及工作成效。美国有一项调查，等到最后一秒钟才去申报税款的人，由于容易出错，因此，平均每人要承受400美元的损失，仓促间完成出现的错误率要远远高于从容地完成出现的错误率。
第二个年轻人与之相反，他是那种拼命工作的人，他同样也没有安排好自己的人生。
第三个年轻人感觉债务成了他最大的压力，他为了还债而还债，就像当今生活中为了工作而工作的人，他们没有理想，感受不到生活的乐趣。
我们不妨从生命的质量与工作效率这两方面来想想，我们是哪类人呢？
在职场上，我们往往面临着大量的工作，因此，我们必须对工作进行梳理，合理安排好工作。
在一次销售策略培训会上，有学员问一名首席销售员：“在你看来，最重要的销售策略是什么？”首席销售员回答道：“我每月的日程表。”他必须知道下月的销售区域、销售客户及销售任务，然后据此制订周计划与日计划。只有做好合理的安排，做起事情才会井井有条，从容不迫。
侯潇与段伟乐都是青岛啤酒徐州分厂的推销员，两个人在销售部工作都很努力，但他们的业绩却明显不同。大家都知道，北方的冬季是啤酒销售的淡季，推销员几乎没有什么工作要做。侯潇利用淡季与各县城的几个大批发商联络感情，举办一些联谊活动。而段伟乐整个冬季都没有做什么。春天一到，段伟乐就发动了铺天盖地的广告攻势，还搞了轰轰烈烈的啤酒节活动。段伟乐也忙得不可开交，可订单量却远远落后于侯潇，这让他很困惑。
段伟乐高强度的工作为什么没有获得良好的业绩呢？显然，他没有做好推销的长期规划，没有制定好销售目标，只是搞短期突击销售。这样的工作不能算是高效率的。而侯潇将销售的长期工作与短期工作做了合理的安排，取得了良好的收益。
台湾著名漫画家朱德庸说过，我们的时代是一个钱太多而生活太少的时代——钱太多而我们不一定赚得到，生活太少而我们缺乏足够的时间来调整。只有在自己赚的钱和自己拥有的时间两者间找到一个聪明的平衡点，我们这个时代的人才不会再继续失去生活。他不喜欢一成不变的上班族生活，但他是一个很会安排时间的人。他以档期的方式规划自己的时间，每月要画出多少幅漫画、为杂志社提供多少稿件、读多少本书、什么时间外出观察和体验生活，他都做好安排。无论工作多忙，他也要留出体验生活的时间。
由于合理地安排好时间，他在近5年的时间里创作出千余幅漫画，成为海峡两岸著名的漫画家，拥有大批的忠实读者。
成功者之所以能成功，是因为能安排好自己的时间。你也可以尝试，将每个月、每一周甚至每一天的时间大体上做一个安排，将杂乱的工作理清头绪。从现在开始，按照你的时间计划行动吧，坚持下来，你会有惊人的发现：工作效率提高了，生活质量也改善了。
工作日清月结
江苏泰兴洋思中学在长期的教学实践中，摸索出了“堂堂清、日日清、周周清、月月清”的教学管理方法，取得了良好的教学效果和社会效益。“四清”教学方法看起来是对全体学生的学习要求，其实更是对教师科学管理时间的要求。
正如马云所说：“管理时间是艺术与实践的完美结合，它的核心是必须用最合理的时间来完成最合理的项目，达到最有效率的管理目的。”洋思中学的这种安排就充分体现了用合理的时间来完成最合理的任务。它打破了固定时间上下班制度，打破了传统的上课下课批改作业的教学模式。今日事今日毕，避免了教师和学生无休止的补课学习的现象，提高了工作效率，取得了显著的教学效果。
曾八次荣获省市国家级荣誉称号的江西新建供电公司调度所副所长胡知旺，在接受了全县各供电所、变电站光缆铺设工作后，就面临着时间紧、任务艰巨的挑战。
电力自动化工程对胡知旺来说是一个全新的课题，从传统的电力专业转向现代化的电力、通讯、自动化三位一体的全新行业之中，是摆在胡知旺面前的一道坎儿。工作开始的几天，他废寝忘食，白天黑夜连轴转，也不见多大的成效。他想这样下去，耽误工期不说，弄不好还会损坏设备，超出经济预算。他开始静下心来，仔细分析现状，并安排了两个月的任务，然后告诫自己，一定要做到“日日清，周周清”，才能保证完成任务。
胡知旺白天忙工程监督检查，晚上写施工详情工作日记，绘制当天完成的光缆走向图，还要查阅新设备的使用说明等。该自己做的事情，一定当天完成，遇到难题或突发事件，加班也要完成。
正是因为有了时间观念，胡知旺才率领队伍有条不紊地保质保量地完成了任务。
今日事今日毕，决不待明日。“明日歌”唱得好：日日复明日，万事成蹉跎。
在职场上，拖延工作，虽不至于到“万事成蹉跎”的地步，但造成的后果还是挺严重的。不能及时完成任务，不仅影响到自己的工作进展，还会影响别人的工作，甚至影响企业声誉。
从事设计工作的江锦，工作上一向坚守“羚羊逃生”的原理——羚羊遇到天敌，会爆发出惊人的速度逃脱。他经常会把任务推到最后一刻才完成。30岁前他这样做，也确实有效果。但随着年龄的增长，事务繁多，他发现这样做已经不能完成工作了。在应急状态下，羚羊会调动超常能量，但往往会造成内伤。因为临近交差时，不得不熬夜加班，甚至通宵不能睡觉，靠抽烟喝酒提神，江锦患上了焦虑性失眠症。一开始，同事和领导还很赏识他这种拼搏的精神，但有一次客户突然要求必须提前交设计图纸时，江锦前期准备不足，只能突击加班，最后同事们都陪着他加班，自然满肚子不高兴。虽然最后还是完成了任务，但大家议论他的时候，再也不是“拼搏认真”了，而是“慢得像头牛，还拖累我们大家！”
要知道，你不是孤立的一个人，而是团队里的一分子；你的工作也是整个团队链条中的一个环节，你的一个环节处理不好，就会影响其他环节。当天的任务完不成，就会影响整个团队的工作。因此，今日事今日毕，养成良好的工作习惯，自我提升，追求高效的工作才是王道。
今日事今日毕，体现的是一种科学管理时间的观念，体现的是良好的工作习惯，体现的是一种敬业精神，体现的是一丝不苟的严谨态度。
三招巧妙安排时间
一分钟很短，但再长的时间也是由这一分钟一分钟累积而来的。不要小看这一分钟，一分钟可以挽救一条濒临死亡的生命，一分钟可以成就一项伟大的事业。把握好了生命中的每一分钟，你才能走向成功。
然而，很多人却不能认识到一分钟的重要性。在他们看来，一分钟是无足轻重的，不要说一分钟，有时即使是十分钟、半个小时，他们也会在轻松的闲聊中打发时间。那些浪费时间的人，恐怕到老也不会明白，自己的一辈子之所以平庸，就是因为浪费了宝贵的时间。
下面是几种利用时间的妙招，也许可以给你以启示：
1.把握好零碎时间
把零碎时间用来做零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。比如等车时可以学习，可以思考，可以简短地计划下一个行动等。充分利用零碎时间，短期内也许没有什么明显的效果，但长年累月下来，你会有巨大的收获。
在位于费城的美国造币厂中，处理金粉的车间地板上有一个木制盒子。每次清扫地板时，这个格子都会被拿起来，里面细小的金粉随之被收集起来。日积月累，每年可以因此而节约成千上万美元。
把那些零碎的时间收集利用起来，等着咖啡煮好的半个小时、不期而至的假日、两项工作安排之间的间隙、等候某位不守时人士的闲暇时间等等，这些时间都可以加以利用。
2.巧妙利用交通时间
生活在大都市中，人们通常早上要花一个小时在路上，而下班回家又要花上一个小时。很明显，有两方面值得你认真考虑一下：（1）你是否能缩短交通时间？（2）你能否有效地利用这些时间？对于如何有效地利用上下班的交通时间这一问题，要因人而异。对于有车的上班族来说，打开收音机，听听新闻和音乐是人们习惯做的事，但这并不是利用时间的最好办法。你可以采取别的更加有效的方法：在早晨业务汇报之前，把有关事项先想清楚；分析业务、私人问题或可能发生的事；在心里为一天的工作先计划一番。对于无车一族来说，北京有很多白领女士利用上班路上的时间进行化妆。当然，还有很多人一上车就利用手机开始办公了。
在这段时间里，要有意识地决定把注意力集中在什么方面。你会惊奇地发现，如果不浪费这段时间，你将会获得很多。
3.避免不必要的时间浪费
随着互联网的发达，人们没事做时就上网聊天、玩游戏。尤其是许多年轻人，除了工作、睡觉，他们的其他时间几乎全部被网络占去，有些人甚至能花整晚的时间玩游戏，这是多么可惜！
下面有避免浪费时间的7条小技巧，供大家参考：
（1）如果这件事情不需要上网就可以完成，把网断掉。对于某些人来说，上网就是浪费时间的头号敌人。要办正事时，一定控制自己。
（2）延长查看电子邮件的间隔期。
（3）当你在工作和学习时，最好把手机关机。
（4）如果你的工作环境很嘈杂，换个没人打扰的地方，效率会更高。
（5）平衡你的娱乐和工作时间。分配好工作时间和娱乐时间，玩游戏要适可而止。
（6）时时检查你的时间安排和现在已经进行中的项目。笔记本和笔是最方便的工具。每天列个大致计划，将当天的主要工作做个列表，并经常确认完成情况。
（7）以小时为单位划分你的工作时间，用更少的时间做更多的事情。如果你尝试记录每件事需要多少分钟，效果会更好。只要你坚持记录一个月左右，你就会发现自己对时间的敏感性越来越强。
用80%的时间做最重要的事
农夫早上对妻子说要去耕地了。可是当他走到要耕的那片地时，发现耕地的机器需要加油了，可是他刚想给机器加油，又想起家里的几头猪还没喂，于是农夫决定回家先喂猪。当农夫经过仓库的时候，看到几个土豆，一下子想到自家种的土豆可能要发芽了，应该去看看，农夫就朝土豆地走去。半路经过了木柴堆，农夫想起来妻子提醒了他几次，家里的木柴要用完了，需要抱一些木柴回去。刚走近木柴堆，农夫发现有只鸡卧在那里，原来鸡要下蛋……就这样，农夫一大早就出门了，直到太阳落山才回来，忙了一天，晕头转向，结果呢？猪也没喂，油也没加，最重要的是，地也没耕。
职场中，很多员工大都承担着很多工作，总感觉有一大堆事需要做，常常加班加点，身心俱疲，就像这个忙碌的“农夫”，面对一大堆的工作疲于应付，最终什么事情也没有做好。究其原因，除了工作量真正的超出个人能力的负荷外，恐怕就是时间的分配出现问题了。
有的人没有计划，一会儿做这件事，一会儿做那件事；有的人连休息的时间都放弃了，把所有精力都耗在工作上，打疲劳战；有的人根据爱好，喜欢哪个就先做哪个；有的人疲于应付，哪个催得紧，就先应付哪个……总而言之，这些工作方式都没有体现出时间的最佳分配。
那么，如何做好科学分配时间呢？
英国作家理查德·科克在《80/20定律》中说，80%的销售量，是由20%的客户带来的；80%的电子邮件，只会寄发给地址簿中不足20%的联系人；驾驶员中不到20%比例的司机造成了80%以上的交通事故。他的这一定律在时间管理上就是用80%的时间做20%最重要的工作。也就是说，要把最佳的时间分配给回报率高的工作。
一个老师给学生们做实验。他拿出了一个玻璃瓶，开始往里放一些大块的石块，很快瓶中就填满了，老师开始问学生：“瓶子已经满了吗？”同学们异口同声地说道：“满了。”老师笑而不语，又拿来一些小石块，慢慢地装入了瓶中。大石块的缝隙，都填上了小石块。老师又接着问：“瓶子满了吗？”同学们又一次回答满了。老师还是笑而不语。他把准备好的细沙往瓶子里倒，细沙很快就把小石块和大石头留下的缝隙给填满了。老师再一次问道：“瓶子装满了吗？”同学们开始纷纷讨论起来，得出的结论是满了。老师还是微笑，继续把准备好的水倒入瓶中。很快，水就装满了这个瓶子。
老师又拿出个空瓶子，往里面装满了水，问学生：“瓶子还能装下大石头、小石头和沙子吗？”答案显然是不能的。
这个简单的实验给了我们很多启示，其实在时间管理上又何尝不是这样呢？时间管理就是要先做最重要的事，若颠倒顺序，让一堆琐事占据了时间，又怎能从容地处理重要的事情呢？所以，只有把最重要的时间分配给回报率最高的工作，才会创造出高效率，才会更快地走向成功。
伯利恒钢铁公司总裁舒瓦普曾向效率专家艾维·利请教如何更好地执行计划的问题。
艾维·利先递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”过了一会儿，他又说：“请用数字表明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”舒瓦普完成后，艾维·利接着说：“现在把这张纸放进口袋，明天早上第一件事情就是把这张纸拿出来，着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二件事、第三件事，直到你下班为止。如果你只做完第一件事情，那不要紧。你总是做着最重要的事情。”艾维·利又说：“每天你都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这能使你公司的业绩至少提高50%。”
五年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的钢铁厂。
这个真实的故事体现了艾维·利的时间管理法则，就是按照重要性的次序列举每天的工作，然后从最重要的事情开始做起，每天坚持这样做，养成良好的习惯。
职场上的人大多数工作繁重，琐事缠身，可千万不要像“忙碌的农夫”那样做事，一定要用艾维·利告诉我们的时间管理法则，先选择重要的事情去做。对于细枝末节或者无关紧要的事情，该舍弃的要大胆舍弃，能由别人代做的则由别人代做，能合作完成的则充分利用团队，这样才能做工作的主人，享受工作的乐趣。
授权时间管理人，适当减轻工作压力
一个人的精力总是有限的，而工作却又是无限的，要想在一定的时间内完成大量的工作，除了自己努力外，还需要学会授权给时间管理人。如果你每天要做六件事，那么该怎样去做呢？首先要列举出所要做的事情的菜单，然后列出事情的重要等级，当精力最旺盛时，来完成最重要的工作，将不重要或者他人可以完成的事情授权给别人去做。那么，帮你做事的人就被称为时间管理人。授权时间管理人，一定要选择心态积极又有丰富工作经验的人，选择能够轻松完成工作而又愿意进取的人。
畅销书《把信送给加西亚》讲述了一位名叫罗文的民族英雄接到麦金莱总统的任务——给加西亚将军送一封决定战争命运的信，他以绝对的忠诚、责任感主动完成了这件被当时很多人看来“不可能完成的任务”。一百多年来，罗文的事迹在全世界广为流传，激励着千千万万的人。在这里不得不称赞的是麦金莱总统，战争期间，他肩负重任，百事缠身，如果事事亲历，即使累死，他也不可能完成那些任务，更不用说有把握取得战争的胜利了。他懂得授权时间管理人，把寻找加西亚的任务授权给了有强烈责任感的罗文。这种授权不是凭总统的身份发号施令，而是一种十分的信任。
小陈是一家外企的员工，主要负责医疗器械的销售与培训，因职务之便，他还兼任了招聘业务员、购买办公用品甚至送货等杂活。他每天都忙得不可开交，甚至加班加点也不能圆满地完成任务。他想，这样下去，钢铁汉子也会被累倒的，现在挣的钱还不够将来买药的。于是，他打算向公司提出减轻工作负担的建议，但是又一想，这是公司对自己的信任与重用，于是，他就默默地忍受着。有一天，他在职场培训的相关书本上看到可以授权给时间管理人，就尝试着去做，于是，他将购买办公用品的事情委托给了公司旁边的一家便利店，将送货的任务委托给了一家快递公司。这样一来，他不但将全部的精力放在了自己的本职工作上，还有了休闲和娱乐的时间。年终考核，小陈的每项工作都很出色，一年后，小陈晋升为公司的销售经理。
授权时间管理，是减轻负担的重要途径之一，也是提高工作效率的秘诀。这里的授权是将次要的工作托付他人去做。小陈将自己工作中的购物委托给便利店办理，这也很符合便利店的利益；将送货委托给快递公司，这也是快递公司的业务。这样的授权，是双赢的结果，何乐而不为呢？
授权别人替自己做事，并不是随便授权给谁都可以，别人没有为你做事的义务。一定要将事情分析后把权利授予适当的人。如你的应酬比较多，可以选择适当的应酬授权给自己的妻子或者朋友，让他们去参加宴会或者派对等，这样既能节约你的时间，又能让他们增加交际的机会；对于一个无关紧要的产品交流会，你可以授权给工作相对轻闲而又乐于出差的同事，这样那个同事既替你完成了任务，为你节约了时间，自己也开阔了眼界，增长了见识，说不定还享受了一次公费的旅游。
总而言之，授权时间管理人既能节约自己的时间，自己提高了工作效率，别人也从中获得了好处。
给时间戴上“紧箍圈”
巴金森在其所著的《巴金森法则》中写下这段话：“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它；而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。合理地将工作时间分配好，给时间一个严格的期限，在这个严格的期限内完成任务，这样，才能高效率地完成工作。
德国人的时间观念很强。这倒不是说他们每天忙于上班工作，利用一切时间工作，无暇顾及休闲娱乐。恰恰相反，他们对要做的事所分配的时间很严格，他们习惯于在规定的时间内做计划好的工作。几乎人人都有一册记事本在手上，里面详细记载着他们的时间安排。
安排工作时，给一个严格的期限，不是“到时候再说”，也不是“看情况而定”，而是既不超前，也不滞后。当然，工作中的不确定因素也要考虑在内。只有拥有严格的时间观念，才能提高工作效率。
“托业考试明星”菊池，是如今日本家喻户晓的人物，拥有众多的粉丝群。他没有让人仰慕的政治功绩与财富，而是学习英语很会利用时间、很有成效，从而成为托业考试专业户，连续考试50多次，成绩从来没低于过970分，最高时达到990分以上，被世人称为“英语怪兽”。他撰写的《英语也能如此疯狂》的书刚一出版，就受到众多英语爱好者的追捧。如今，该书已连续再版三次，日销量最高时达到3000册，刷新了日本英语资料类图书的销售纪录。
在谈到成功经验时，他这样回忆：他失业后宅在家里，没有朋友，没有事做，几乎过着隐居生活，为打发时间，他就开始埋头啃各种英文杂志，遇到不懂的单词，他就翻一本花500日元买来的二手英日小字典。为了记住更多的单词，除了买书和日用品，他很少离开自己的房间，把全部时间都用来学习。
起初，他给自己规定一个小时要记住几个英语单词、几个经典语句，在规定的时间内完成学习任务后才休息。当时家里很穷，他没有钱参加英语培训班，甚至没钱买本大字典，他只好每隔几天跑到书店去翻阅大字典。去的次数多了，他感觉非常不好意思，为了克服羞愧和“入店偷知识”的罪恶感，他给自己规定“只看十分钟”，他准备好了十分钟能查看的单词与句子，到书店后就快速翻阅，准时离开。没想到的是，这种不寻常的查阅方式，反而让他加深了记忆，每个查阅过的单词他都能过目不忘。
这种疯狂的学习方式，他坚持了整整七年。2011年9月，他抱着试试看的态度，第一次参加托业考试，令人难以置信的是，几乎没做任何准备的他，居然一下子考了970分。
有人问他成功的秘诀，他用自己写在书中的一段话来回答：“想要学习一门新的语言，不要考虑自己的年龄，也不管你从事什么职业，只要选定目标，给它规定时间，坚持不懈，就会一天天靠近成功的彼岸。”
成功的因素有很多，但菊池的成功主要在于科学地利用了时间，并坚持下来。学习一门新的语言，应该是很艰巨的学习任务，但菊池将这个任务分解到每一天每一个小时，在规定的时间内完成预定的任务。如果能高质量地完成每个任务，那么，工作效率也就无形中提高了。