第4章 改变公司从改变会议开始(3)

陈刚对会议颇有怨言：“从3月份到现在，来公司工作已经有5个月了，在这5个月的时间里，我每天干的最多的事就是参加会议。我们公司的老大太喜欢开会了，每次开会都不会少于5个小时。每天8个小时的工作时间用5个小时来开会也就忍了，可恨的是，我们的老大偏偏喜欢安排在下午3点钟开会，每次会议都进行到晚上，甚至凌晨。除了参加公司老大的会议，我还要参加公司的周会，部门的碰头会，管理层的管理会议，每周5个工作日每天都在开会，甚至周六日有时候也被叫到公司开会，这么多的会真的很让人崩溃。”

“最近公司的同事，都在底下埋怨公司的会议太多了，时间太长了，大家都得了会议恐惧症。有的同事甚至说，一接到会议通知就肚子疼，就连公司的管理层也纷纷抱怨。但是，有什么办法呢？公司的老大、老大下面的各位老总都喜欢开会，他们觉得只有开会才能把大家的积极性调动起来，才能感觉到公司的活力。我的神呀，真的是这样么？能不能不开这样多的会呀？时间都用来开会了，我们怎么干活呀？”

“唉，可怜的人呀，昨晚开会又快到11点，当拖着咕噜噜叫的肚子走出公司的时候，大家连吃夜宵的地方都找不到。好容易找了个肯德基，大家凑合吃了点东西，都12点了。到家简单洗漱之后，就凌晨1点半多了。唉，这悲催的会议什么时候是个头呀。实在不行，只好走了，只要不天天开会，工资低点都没有关系。公司有好几个人因为开会的事辞职了。看来我也该考虑考虑了。”

白梦洁已经被会议折磨得痛苦不堪：“终于在等待和期望中，那一阵稀稀拉拉的掌声响起在会议室那狭小的空间里，主管们结束了各自的演讲，收拾东西，走向门口……我晃晃晕沉沉的脑袋，从座位上站起来，我的神呀，从14点开到18点40分。终于熬过来了，站起来的一刹那，我感觉屁股已经不是自己的了，双腿麻木得隐隐作痛。这半天什么都没干，就开了4小时40分钟的工作会。又是战略啊、又是方案啊、又是分工啊……蒙了、晕了、崩溃了……会议期间，我找理由从会议室出来3次，有2次是借口到卫生间，还有一次是装着有人找我。现在，一听‘开会’俩字，我就浑身出汗、头皮发麻、腿肚子转筋……这都成了病了……亲们，上个班容易吗？挣点钱容易吗？说起来都是泪呀，哪天我能摆脱这样的苦日子呀！”

治疗开会恐惧症，主要以心理疏导和缓解为主，对于情况严重者，可以适当配合药物进行综合治疗，建议从以下几个方面调整：

第一，不要过度敏感

患有开会恐惧症的人一般性格都比较敏感，特别在意大家对他的评价和看法，内心里总是认为大家都在关注他，时刻在关注着他的一举一动，害怕有什么闪失为别人所知。担心很正常，但是，担心过度就不好了。其实大家都忙得很，没有谁刻意地去时刻盯着办。

有此担心的朋友，可以想办法验证一下别人对自己的反应。比如会议结束后问问同事：“我刚才说错了一个数据，你发现了没有？”“我在解说PPT的时候，是不是遗漏了几页呀？”“领导在下面是不是一直摇头呀？”你会发现许多时候，是你太过于敏感了，每个人都很忙，别人的眼睛未必就在你身上，一切都是你过度敏感了。

第二，别想那么复杂

有开会恐惧症的都是一些容易把事情复杂化的人。这些人缺乏自信，对外界事物过于敏感，时刻处在提防和紧张中。心态容易消极，老是以一种悲观的眼光看待自己，觉得自己不行，觉得事情会很糟糕，有危机感，不够沉稳。许多时候生活没有想象得那么复杂，人际关系、社会事态、工作状况，也没有想象得那么悲观，关键在于心态：你简单了，一切就简单了；你复杂了，一切就复杂了。

第三，多给自己一些自信

恐惧开会的人，大都缺乏安全感和自信，实际上这是可以改变的。譬如你要参加周会，可以提前做些准备，提前到会议室，找好自己的位置，想象和演练一下即将开始的会议，琢磨自己的发言内容，或者猜测领导和同事的发言。提前进入会场，给自己一种感觉，相信会议将会很圆满，不会有对自己不利的任何事发生。

这样一种催眠暗示可以让你逐步增强自信，更有安全感。每个人都有自己的优势和不足，只要你能坦然面对，带着积极开放的心态，随时调整自己，会议中只要你尽力去表现自己，去倾听，就不用担忧太多。

第四，学会减压，懂得放松

当发现自己有明显的焦虑和恐惧情绪时，要学会及时宣泄和放松。比如：多找亲密的朋友亲人倾诉沟通；参加一些运动或多去大自然中走走，换个心情，使紧张情绪松弛下来；在工作之余去参加一些体育锻炼，培养一些兴趣爱好，譬如游泳、骑车、钓鱼、画画、栽花，调整状态，放松自己，从紧张中脱离出来。

第五，多准备、多实践、乐观坦然

很多情况下，之所以产生紧张焦虑的情绪，是因为你没有做好参加会议的充分准备，所以在开会前要做好足够的准备。既然会议是难免的，就不要想方设法去逃避，否则只会让你的焦虑越来越严重，要学会从会议里受益，学会从会议里得到正能量，别让焦虑和恐惧影响到自己的工作、生活和身体。如果精神方面，心理上真的出现了不适，也不要避讳，及时去找专业的心理咨询师，帮助你解决困难。

6.跟罗伯特学开会

从开会的种类和数量上来说，大多数人能算得上是开会专家，但是，大多数公司并没有掌握专业的正确的开会技巧。工作和生活中，大多数人在不必要或低效的会议上花费的时间真的是太多太多了。

调查发现，大多数管理者都觉得会议疲劳和会议失败是导致工作效率低下的两个重要原因。在其他的管理手段都用尽了的情况下，管理者采取的最后一招就是开会，这是很无奈的事。

许多管理者只是发号施令，强迫大家做事，效果如何显而易见。倘若内容不对了，形式再怎么变换，还是了无生气，毫无新意，既对大家的思想没有任何启发，又对大家的工作没有任何指导意义。混乱、无效、糟糕透顶的会议不仅会让大家备受折磨，导致团队效率低下，而且会影响员工的积极性，甚至影响他们对生活的展望。

对于管理层来讲，改善会议不单纯是为了提高公司绩效，它还是一个对所有员工产生积极影响的机会，公司的每个人都会因此受益。遗憾的是，现实中，我们见到的会议，大多数都是讲话的人在台上口若悬河、夸夸其谈，参加会议的人在台下昏昏欲睡、貌合神离。正是因为这样，我们才更有必要了解和学习一下美国人罗伯特的议事法则。

毕业于美国西点军校工程兵种的亨利·马丁·罗伯特之所以会写出这样一本专讲议事规则的书，据说是与他25岁时遭遇的一次失败有关系。那年他主持一次会议，遭到了彻头彻尾的失败，在那次会议上他“遇到了极大的麻烦”。后来罗伯特下定决心要了解议事规则，否则绝不再参加任何会议。从此之后，罗伯特在军队事务之余，开始系统地阅读文献资料，立志写出一套议事规则。几经周折，1876年，39岁的罗伯特终于出版了《罗伯特议事规则》，专门就会议的议事程序作出了种种规定。

罗伯特这本书一再强调的核心原则就是要谨慎仔细地平衡组织和会议当中的人或者人群的权利。要让强势一方懂得，他们应该让弱势一方有机会自由完整地表达意见；而让弱势一方明白，既然他们的意见不占主导，就应该体面地让步，同时，他们仍有权利通过规则来改变局势。

客观说来，当今世界受惠于罗伯特先生的人和事真是太多太多了，大到公共领域中的联合国大会、欧盟议会、美国国会的议事程序，小到私人领域里如上市公司、合伙小店、兴趣团体、学校班会等的议事章程，无不以罗伯特总结的议事规则为依据和蓝本。

正如这本书的宣传文字中所说：“事实证明，罗伯特议事规则就像一部设计良好的机器一样，能够有条不紊地让各种意见得以表达，用规则来压制各自内心私欲的膨胀冲动，求同存异，然后按照规则表决。这种规则及其中设计的操作程序，既保障了民主，也保障了效率。罗伯特议事规则是在洞彻人性的基础上，经过精心琢磨而设计的。正是这种对细节把握得精致完美的规则，才最大化地实现了公平与效率。”

实践证明，管理离不开规则和标准，从另外一个角度上来说，议事规则的建立和执行，也是一个国家民主制度得以健康运行的基本要件之一。

7.会议要震撼人心

如果说公司的经营是一场持续的战役，那么会议就是战役中的次要小的战斗。开会的时候，会议主持人正如战场上的指挥官，带领着全体与会人员，与敌人——公司面临的问题，进行战斗。会议产生效果如何，不仅取决于主持人的战略战术和指挥才能，也和与会者之间是否相互协作、紧密战斗有关。总而言之，会议要震撼人心。

震撼人心的会议能增强会议的效果。如果会议气氛平平淡淡，即便召开得多么盛大隆重，也难以使与会人员产生深刻的印象，会议效果也将无法保证。震撼人心的会议能让人提高专注程度，加深对会议的印象。在会上，与会者受到气氛的感染，情不自禁地会投入到会议中；会下工作的时候，又会不由自主地想起会议上发生的事情、发言者的演讲，以及在会上分配给自己的任务，还会更好地执行会议的决议。因此，不管是会上还是会下，会议效果都大大增强了。

震撼人心的会议能提升员工士气，增强信心。历史上无数的经验告诉我们，如果军队没有士气和必胜的信念，就难以在战斗中取胜。会议也是一样，如果与会者精神不佳，萎靡不振，对达成的决议或自己的能力没有信心，就一定会影响决议的执行和后续的工作。会议开得震撼人心，就像给与会者注入了兴奋剂，鼓舞每一个与会者，让他们勇于克服工作中的困难。

震撼人心的会议能改变人的性格。在影视作品中，我们经常看到这样的套路：在发生了某个重大变故之后，主人公的性格会产生很大的变化。影视作品中固然有夸张的成分，但也说明震撼人心的事情可以使人的性格发生一定程度的改变。同样，我们把会议变得震撼人心，让公司中员工的思想和行为得到洗礼，他们就能对公司更加忠诚，对本职工作更加热爱，公司的各项工作也能更很顺利地进行。

那么，如何才能召开一次震撼人心的会议呢？下面几个简单易学的方法值得一试。

第一，会议要制定一个能与议题相关、简短有力的口号，并在开会的时候带领与会人员不断重复。

口号的振奋人心的作用，是其他种类的语言形式不可替代的，它简短的语言中既体现了会议的中心思想，又充满了力量。口号朗朗上口，便于诵读，深入到每一个人的内心，让人印象深刻，过耳不忘。同时，不断重复使与会者在心里形成条件反射，震撼他们的内心。“星星之火可以燎原”“为人民服务”“抗美援朝，保家卫国”“科学技术是第一生产力”等口号，虽然过去了几十年甚至近百年，但现在对一部分人来说仍然耳熟能详，时刻给他们以振奋或者警示的作用，也说明了这个道理。

第二，会议中的演讲要把个人的观点和听众的诉求结合，激起他们的共鸣，同时将他们引导到自己的观点上来。

一次成功的演讲能充分考虑听众的需求，抓住他们的耳朵，吸引他们的注意力，然后以此为依据推出自己的观点。听众受到演讲的引导，自然会和演讲者达成共识，心灵也会受到震撼，演讲的效果自然不言而喻。

第三，会议的内容和环节要精心设计，努力激发与会者心中真、善、美的情感，必要的时候可以采用一些多媒体技术。

不同的人有不同的性格，但在潜意识中，每个人对真、善和美的追求，对弱小者的同情和对群体的依赖是相同的。会议的内容和环节要尽量激发与会者这方面的情感，激起与会者的强烈认同，从而达到震撼人心的作用。使用多媒体技术可以在视觉、听觉上同时产生触动，对与会者的影响会更大。

为了贯彻落实中央“八项规定、六项禁令”，某事业单位计划召开一场廉政学习会。由于以往这方面的会议效果并不好，与会者不是忙于自己的事情，就是在会上打瞌睡，甚至以各种理由缺席，所以组织者决定采用其他手段来召开这次会议。安排好了以后，会议通知贴在了单位的布告栏里。看到单位下午要召开“电影会议”的通知，员工们都感到很兴奋，边看电影边开会，这是他们从来没经历过的，下午的会议上竟然没有一个人缺席。会议组织者为员工们安排了《焦裕禄》和《任长霞》两部电影，每个人都感动得热泪盈眶，会议也取得了良好的效果。

同样的内容用不同的形式表现出来，效果也许有天壤之别。如果上面的例子中采用说教的形式，尽管会议的观点是人们内心认可的，但用直接推行的方式很难被与会者接受，甚至会让与会者对此产生反感；采用活泼的形式后，与会者有了更浓厚的兴趣，教育效果也得到了保证。

会议组织者要尽力把会议安排得震撼人心，让所有与会者都能心悦诚服、心甘情愿地配合会议，以更好地达到目的，这对提高会议效率、降低会议成本都是有帮助的。但需要注意的是，不论采用何种方式组织开展会议，一定要紧扣会议的中心思想，绝不能偏离议题，南辕北辙。