绪论

知识橱窗

秘书作为一种职业，有其自身的工作范围，如文书写作、参谋辅助、督促检查、协调宣传、调查研究等。其中最重要、最常规的任务，是起草各种与其自身的职能范围相关的文书。俗语说：“秘书是笔杆子。”这句话虽有其偏颇性，但却不无道理。写作能力是衡量秘书是否称职乃至出色的重要标准。

一、秘书写作的特点和范围

1.秘书写作的特点

秘书写作是指秘书工作人员在自身的工作岗位上所承担的各类文章写作，是秘书履行岗位职责的行为与方式之一。它具有以下几个特点。

（1）秘书写作是应命写作。秘书写作是辅助领导工作，按上级“需要”起草各种文书，秘书的这种写作行为，来自于领导的驱动，这是一种“应命写作”，这种“应命写作”也是一种接受性写作，要求秘书写作时要明白“谁要我写”、“写给谁看”、“为谁而写”，才能去寻找材料。其写作动机带有明显的外在因素强制性“需要”而进行，这是秘书写作的首要特点。当然，这种“奉命”写作，也是根据领导或有关方面的“意图”、“需要”和自己内在的“需要”相一致、相统一来写作，才能取得满意的效果。从这一意义上说，秘书写作的基本功直接影响着秘书工作的成败。

（2）秘书写作是职业写作。秘书写作不是个人随意的弄笔，也不是自吟自唱，秘书有自己特定的工作单位，有自己具体管辖的业务范围，是辅助领导工作的。因此，秘书写作既是文秘人员的职责范围之一，也是其参谋辅助的有效形式。秘书往往要按照领导指示起草和制作各种文件，表达领导的意图。因此，秘书写作是职业写作。

（3）秘书写作是应用写作。秘书写作不是写散文，更不是编写故事，而是写在自己单位的日常生活和工作中常用的实用性文书，是属于实用性文体写作，目的是为应用。秘书工作的性质，决定了他所选择的写作体裁范围，只能是应用文写作，而不是以形象思维为特征的文学创作。它为解决问题而生存，为传递信息而流通，为运转公务而忙碌，它的功用是直接的。

（4）秘书写作是时效写作。秘书写作有时效限制。文秘人员接触的写作如公文、会议记录、简报、请示、新闻等，都具有很强的时效性，时过境迁，就没有了使用价值。如会议记录，领导要求其中的一项事情由部门明天内完成，而秘书的会议记录在后天才能够拿出来，等会议记录出来后，这个事件就已经完成，会议记录就失去指导工作的本来意义。再比如上传新闻稿，新闻的时效性更强，需要在第一时间上传到指定媒介，如果文秘人员总是为新闻稿咬文嚼字不及时出稿，新闻就变成了旧闻，因此，秘书工作经常会加班加点，通宵达旦，其目的就是要保证文书的时效性。

2.秘书写作的范围

秘书写作不是独立的文种或文体，而是各级各类单位的文秘人员为完成特定工作任务而写作的具有特定体式的系列文章的泛称，属于应用写作的范畴。秘书写作作为一种职业写作，不同的部门、不同的级别单位，在秘书写作方面使用的文种、要求也不一样，本书从项目教学、学生学习方便及编写章节平衡实际出发，将秘书写作范围划定为事务文书、规约文书、求职文书、调研文书、财经文书、公务文书、会务文书、礼仪文书、宣传文书、商务文书、诉讼文书。详见下表：

秘书常用事务文书有：计划、总结、述职报告、启事。

秘书常用规约文书有：章程、规定、制度、守则。

秘书常用求职文书有：求职信、个人简历、竞聘辞、演讲稿。

秘书常用调研文书有：调查报告、实习报告、毕业论文、可行性研究报告。

秘书常用财经文书有：合同书、意向书、招标书、投标书。

秘书常用公务文书有：知晓照办性公文、报请批复性公文、商洽记录性公文、指挥建议性公文。

秘书常用会务文书有：会议筹备方案、会议报告、会议记录、会议简报。

秘书常用礼仪文书有：祝贺词、迎送词、答谢词、开闭幕词。

秘书常用宣传文书有：新闻、通讯、简报、导游词。

秘书常用商务文书有：函电、书信、传真、备忘录、订货单。

秘书常用诉讼文书有：起诉状、答辩状、上诉状、授权委托书。

二、秘书写作的程序

1.立意定调

任何文章的写作，在写作前都必须先有一个明确的中心思想，即立意。秘书写作，首先也需要立意定调。王夫之说：“意犹帅也。无帅之兵，谓之乌合。”所谓立意定调就是确定文章主旨，主旨是文章的灵魂和统帅。

主旨即用意或目的，又叫旨、旨意，是对文章中心的一种称谓，是指通过整篇文章所表现出来的基本思想或观点。在议论文中，观点常称为论点或中心论题，在记叙文或文学作品中，观点常称为中心思想或主题思想。秘书写作的主旨一经确立，它将成为文章的中心，整篇文章会因它而有灵魂和生命。它一般采用对客观事物直接表明态度和提出意见的方法来直陈观点，行文主旨十分明确。这是由秘书写作是适应工作、社会生活的需要，带有十分具体的业务性质和事务性质决定的。文秘人员在写作前，往往要吃透领导的意图，明确是“谁要我写”，“写给谁看”，“为谁而写”，然后再下笔成文。

秘书写作的主旨要求单一、正确、新颖。

（1）单一。单一是指一篇文章的主旨只能有一个，不能有多个，一文一事。古人云，意多乱文。

（2）正确。正确是指主旨必须符合党和国家的路线、方针、政策，符合客观实际情况。

（3）新颖。新颖是指在主旨的确立上要有独到的见解，敢于发现，敢于创新。

秘书写作时在主旨的提炼上要做到吃透两头，一头是上级领导的指示精神，即要站在领导的角度和层面去思考问题，不教条式地照搬；一头是下面的工作实际，不削足适履地硬套，具体问题具体分析，才能提炼出正确的主旨。掌握了表现主旨的方法，就有助于秘书文章的写作。

2.选择材料

材料是文章的“血肉”，是文秘人员为着某一写作目的，从生活、工作中收集、摄取及写入文章的一系列的事实或论据。它包括时间、地点、人物、事件、背景、原因、结果、目的、根据、措施、办法、意见、规定、数据等。材料也是文章的基本要素之一。它不同于议论文中的论据，也不同于记叙文和文学作品中的题材，更不同于那些尚未提炼、加工的原始素材。

秘书写作的材料要求真实、典型。

（1）真实。真实是指文中涉及的人和事必须确有其人，真有其事，甚至连事情的始末细节也绝对真实可靠。

（2）典型。典型是指最有代表性、最具普遍性、最生动、最能反映事物本质规律、最能表达观点，突出鲜明主旨的材料。

秘书写作的材料收集要有正确的态度和方法。主旨确立后，写一个详细提纲，看需要哪些材料，已积累了哪些材料，还差哪些材料。收集材料要多多益善，写作时选材要精，要严。材料加工可以采用概括、决策、推论、统计、分析、预测、联想、转述等方法。

在秘书写作中，对主旨和材料把握上的匠心独运，往往会产生意想不到的效果。

3.合理布局

合理布局指对材料的组织和安排，即指文章结构。它指根据观点表达的需要，将精选出来的材料在系统的、科学的组织安排时所采用的一定的形式与格式。文学作品的结构可以丰富多变，议论文的布局要求层层剥笋，秘书写作的文章主要是应用文书，而应用文书的结构，尤其是公文的结构，显得程式化，其各种文体大多具有特定的惯用格式。一篇好的应用文，不仅要主旨鲜明、突出，材料真实、典型，语言准确、生动，还应当有规范的、固定的格式。刘熙载在《艺概》中说：“文无定法，因题为局势。”所谓“文无定法”并不是说写作没有规律可循，而是说没有固定的、一成不变的格式。一篇应用文采用什么样的结构，是由主旨和文种特点决定的，如果说主旨是应用文的灵魂、统帅，材料是应用文的血肉，那么结构便是应用文的骨骼，三者缺一不可。

（1）秘书写作段落常用结构形式。

由于秘书写作的应用文文种特别多，各文种的结构形式不尽相同，各有各的固定格式，因此它不像其他文体一样有统一的结构形式。它要根据客观实际，按所用文种的结构模式来写。目前广泛使用的应用文格式已经定型，它们的基本结构形式不可随意变更。

① 常用开头方式有：目的式、引据式、概述式、提问式、结论式。

② 常用主体部分结构方式有：横向并列式、纵向递进式、纵横交错式。

③ 常用结尾方式有：定型式、总结式、号召式、请求式、说明式、强调式、照应式。

（2）秘书写作常用文种惯用格式。

对一篇文章而言，也有惯用格式，如调查报告的基本型是：标题—开头—正文—结语。学术论文的基本型是：绪论—本论—结论。公文有国家质量技术监督局1999年批准2000年实施的规定格式，等等。

（3）秘书写作结构安排应遵循的原则

一篇好文章，结构所起的作用功不可没。布局谋篇是每一位应用文撰写者下笔前面临的一个基本问题，它对全文的成败起着关键的作用，因此应用文的结构安排应遵循以下原则：

① 符合客观规律和人们的认识规律。客观事物自有其发展、变化的规律，人们对客观事物的认识也有一定的规律。所以，应用文的结构必须遵循这两条规律，反映客观事物的内在联系。

② 为主旨服务。应用文的结构必须为主旨服务，主旨是全文的“纲”，它统帅全篇，能突出表现主旨的结构才是好结构。

③ 不同的文种必须有其相应的结构。应用文因其使用的范围、条件、对象的不同，结构形式也不相同，在写作时应该注意这些不同文种的结构特点。

（4）秘书写作结构安排的要求

秘书写作在结构安排上有以下三个方面的要求。

① 突出主旨。主旨是贯穿全文的红线，应用文的结构要有助于突出主旨，这主要表现在应用文的写作规范上。它一般在标题或开头点明主旨，再围绕主旨安排层次和段落，有的还在结尾加以总结，升华主旨，照应开头。

② 结构完整。应用文要求各组成部分必须完整，不能省略或缺漏。习惯用语要求齐全，开头结尾，过渡照应，不可或缺。

③ 符合文体特点。各种应用文都有符合其自身特点的格式及语体，不能随意混用。

4.语言表达

写作是思想的过程，语言是思想表达的工具。秘书写作在语言上的要求，原则上与一般文章相同，但是由于其功能的特殊性，它在语言上有其特殊的规定与要求，即平实质朴、坦率明快、周密准确、凝练庄重。

（1）平实质朴。指语言平易、自然、朴素、实在，它不言过其实、不哗众取宠，而是切实、平稳、客观地表述文意，易于让人相信、接受和实行。

（2）坦率明快。指语言直截了当、明白通畅，不晦涩、不呆板，它简洁爽快、切实明透，使人一目了然，容易理解、使用或办理。

（3）周密准确。指语言周到严密、确切、无歧义，它严谨、周全、确当，可使界定明确、标准划一、制度严格、纪律严明、行为规范，有利于贯彻、执行和遵守。

（4）凝练庄重。指语言紧凑简练、不轻浮、不随便，它言简意赅、文约事丰、措辞有度、郑重得体，最能体现严肃认真的态度和极端负责的精神，有利于问题的解决和实施。

文秘人员在写作时不仅要做到上述四点，还要做到规范运用语言，在词语的运用上要选好用好词语，要注意辨析词义，如职业资格、执业资格、定金与订金，不要用错了地方，熟练掌握习惯用语。在社会的各行各业均有本行业的术语，如财经类，就有畅销、脱销、滞销，旺季、淡季，毛利、纯利等术语，并不断有新的术语出现，如克隆、知识经济、教育产业化等。秘书写作中还要学会使用下列惯用语：

开端用语：根据、查、兹、兹因、兹有、为了、关于、按照、前接、近查等。

称谓用语：第一人称用“本”、“我”，第二人称用“贵”、“你”，第三人称用“该”。

经办用语：兹经、业经、前经、即经等。

引叙用语：悉、近悉、惊悉、前接、近接等。

期请用语：即请查照、希即遵照、希、希予、请、拟请、恳请、务必、务求等。

表态用语：照办、同意、可行、不宜、不可、同意、不同意、遵照执行等。

征询用语：当否、可否、妥否、是否可行、是否妥当、是否同意等。

期复用语：请批示、请批复、请复、请告知、请批转等。

承启用语：鉴于、据此、综上所述、以资。

强调用语：必须、应该、要、应、务必、立即、从速等。

结尾用语：为要、为盼、为荷、特此函达、此复、特此报告、特此函告、此致、敬礼等。

表达是指秘书写作中采用的表述方法和形式。由于秘书写作文体性质和写作目的不同，其表达方式也不尽相同。一般来说，秘书写作主要采用叙述、议论、说明三种表达方式。通常情况下，计划、总结、简报、通报等宜采用叙述的方式，科技论文、演讲稿等则侧重议论的方式；合同、规章、法规、通告则多侧重说明的方式；特别是说明，它是应用文最基本的表达方式，以说明情况、事理和措施，达到写作的基本目的，在一些特别的应用文种中，如广告、演讲、致辞中也会使用抒情或描写等方式。

5.修改定稿

（1）秘书文稿修改的必要性。

秘书写作的文稿不同于一般文学作品，只对读者产生教育、认识、愉悦作用。秘书写作的文稿许多将以领导者的名义宣读发表，这些文稿将直接体现领导者的政见、素质和才能，领导十分看重，因此必须十分谨慎，必须反复论证、仔细斟酌、认真修改。中国历来有“珍惜字纸”、“为政谨言行”的古训。秘书写文章、拟文稿，一定要高度负责、反复修改，力争无懈可击。

（2）秘书文稿修改的方法。

讲到文章修改，有人概括为四个字：“增、删、改、调。”

增：指增加材料。文字少并不代表简练，秘书写作中材料多了不行，但行文过于抽象也不行，修改这种文稿，就要补充增加材料，使文稿丰满起来。

删：指删去多余的话。秘书在写作中要能够根据实际需要对有些不相关的语句忍痛割爱，少说废话，尽力使文稿变得简洁精练。

改：指标点符号、文字的修改。文稿的标点符号对作者表达自己的思想和说话时的语气具有十分重要的意义，在修改文稿时要仔细斟酌。对错词、白字的修改，更是体现作者的文化水平和工作态度，对写作中用词不当的地方，更要修改订正。对语言文字进行反复的加工润色，可以使语言更加精练、准确、生动，更好地表达文章内容。

调：指调整结构。主要考虑层次是否清楚，段落是否分明，过渡是否自然，照应是否周到，以及各部分是否匀称。

（3）秘书要掌握的文章修改符号。

① 删除号：用来删除字、标点符号、词、短语及长句或段落。

② 恢复号：又称保留号，用于恢复被删除的文字或符号。如果恢复多个文字，最好在每个要恢复的字下面标上恢复号。

③ 对调号：用于相邻的字、词或短句调换位置。

④ 改正号：把错误的文字或符号更正为正确的。

⑤ 增添号：在文字或句、段间增添新的文字或符号。

⑥ 重点号：专用于赞美写得好的词、句。

⑦ 提示号：专用于有问题的字、词、句、段，提示作者自行分析错误并改正。

⑧ 调遣号：用于远距离调移字、标点符号、词、句、段。

⑨ 起段号：把一段文字分成两段，表示另起一段。

⑩ 并段号：把下段文字接在上文后，表示不应该分段。

缩位号：把一行的顶格文字缩两格，表示另起段，文字顺延后移。

前移号：文字前移或顶格。

正确使用修改符号，能够明白无误地标示修改的情况，避免造成文字混乱。秘书在修改文稿时，能正确地运用这些符号，可以使修改的稿子保持整洁，理清头绪。

三、《文秘写作教程》的学习意义

在现代社会生活中，应用文作为信息载体和交际工具，不仅日益渗透到现代社会生活的各个层面，而且，作为个人能力与素质的体现，逐渐被纳入人才评价标准的视野。《文秘写作教程》作为高职文秘专业的一门专业主干课，对学生的学习有着十分重要的意义。

1.写作能力是秘书工作能力的要求

写作能力是秘书工作必备的基本素养，随着社会经济生活的发展，秘书写作能力成为人们衡量其工作能力的重要标准之一。

2.写作能力是秘书工作成功的基石

秘书写作文种牵涉面广，涉及领域多，在各种成功与失败的案例分析中，可以学会发现、学会策划、学会预测、学会调研、学会科研、学会写作。这一切，都可能为文秘人员今后的成才、成功奠定基础。

3.写作能力是秘书工作素质的体现

信息时代社会将日益家庭化，而写作则是家庭工作任务之一。在写作中，文秘人员既可以尽情领略文中要义，又可以怡情养性，更可以探索、发现和创造。这些是现代社会对现代文秘人才的基本要求。

4.写作能力是社会、单位用人的标尺

无论是政府机关，还是企事业单位，都越来越重视延揽人才，而在人才的选择中，写作能力越来越被用人单位所重视，也越来越被当做衡量个人能力的重要标准。

四、《文秘写作教程》的学习技巧

俗话说：“磨刀不误砍柴工。”想学好秘书写作，是有一些规律可循的，找到了学习规律，就可以事半功倍。

1.要掌握科学方法

（1）熟悉方针政策，提高思想水平。

秘书写作的文章既是贯彻、执行党和国家的方针、政策的工具，又是向有关单位和人民群众进行宣传、借以指导工作的工具，掌握并运用这种工具，是文秘专业学生的一项基本功，也是秘书从事应用文写作的基本修养。

（2）深入调查研究，注意收集资料。

秘书写作的有价值的应用文总是调查研究的产物。注重深入社会实际，进行调查研究，是我党的优良作风，也是秘书工作人员应该坚持的好作风。因为只有从调查研究中，才能获得大量的第一手资料，才能写出解决实际问题的应用文。

（3）掌握文种格式，合乎规范要求。

在学习的过程中，要以案例为借鉴，以教材上的理论为指导，通过技能训练，掌握各类文种的格式，达到写作上的规范和要求。

（4）精通业务知识，理论联系实际。

秘书写作，必然要涉及某一方面或某些工作的业务，这就要求秘书工作人员必须具备一定的业务知识，熟悉本行业和本部门的工作规律，能理论联系实际，否则，将写不出文章，或者会被炒鱿鱼，或者会造成一定的损失。

2.要找到正确途径

（1）从案例分析中学。

前人的成功案例，都是其冥思苦想、精心策划、反复磨砺的结果，我们要善于去欣赏、去借鉴、去比较、去发现。俗话说，“熟读唐诗三百首，不会吟诗也会吟”。我们了解的案例越多，视野就越开阔，应用起来思路就越清晰，写作就越自如。

（2）从实际应用中学。

熟能生巧，只有经常练笔，才可能提高实际写作能力。我们除了在课堂、在学校练笔学习外，还应走出校门多与相关专业的行家里手交往，拜他们为师，与他们一起参加相关的社会、经济、文化活动，借此提高自己的实际应用能力。

（3）在社会实践中学。

秘书写作不仅是一个人写作能力的体现，也是一个人观念、道德、情感、见解的综合体现，还是一个人政策水平和综合能力的体现。古人云：“功夫在诗外。”就是说要学会写作，先要学会做人，学会谋事，学会学习，学会创造。只有这样，才可能达到一种“世事洞明皆学问，人情练达即文章”的境界。

3.要采取有效措施

（1）广泛阅读，培养兴趣。

清代万斯同有言：“必尽读天下之文，尽通古今之事，然后可以放笔为文。”其道理同于“熟读唐诗三百首，不会吟诗也会吟”。秘书写作也是这样，只有多读相关书籍，多研究分析例文之得失，并总结出经验和教训，才能少走弯路，下笔如有神。

（2）多多练习，提高能力。

清代唐彪在《文章惟多做始能精熟》中说：“多读乃借人之功夫，多做乃切实求己功夫，其益相去远矣。”《荀子·儒效》中言：“不闻不若闻之，闻之不若见之，见之不若知之，知之不若行之，学至于行之而止矣。”多读可以模仿借鉴，吸人之长；多写，循序渐进，才能练就过硬本领。

（3）反复修改，提高质量。

修改文稿是秘书写作的重要环节。文秘人员写就的文稿需要修改是由写作规律所决定的。秘书写作是一种从感性认识到理性认识，又经过大脑的思维活动用文字表达出来，使别人既能理解又乐于信服的复杂劳动，这很难一次完成，落笔便佳。所以，清代文论家唐彪在《读书作文谱》中说：“文章全凭改窜。”现代很多有名的学者、专家的共识和通俗说法是：“好文章都是改出来的！”从写作实践看，好文章也得力于修改。再说，注重文稿修改也是文秘人员责任心和高素养的体现，作为初学秘书写作的学生，更应该重视文稿修改这一环节，反复认真地订正修改，做到坚持不懈，才能不断提高写作水平。

案例欣赏

乐以此“官”伴终身——在居民会上就任“楼长”时的讲话

江苏 刘其华

楼民们：

刚才居委会主任在开场白中已经宣布，今天为了我这楼长“就职”，特地召开这幢楼的全体楼民会议。会议主持人一定要我在会上“来几句”，我只好“恭敬不如从命”了。

当今时代，楼群崛起，一幢楼该不该设个楼长，没见过明文规定，可我却有幸“荣任”了。首先谢谢诸位对我的厚爱，对我的信任！

我这个楼长是出任于刚刚退休之后，受命于诸位高邻之口，原来的官位（县下面的局长）才被“罢”去，新赐的“乌纱”又上头来。也许有人会说，这就叫“脱去‘黄袍’换‘紫袍’”，不，我说大小也是“长”字号。（笑声）不过此“官”非彼官，既无红头文件的正式任命，又无何种级别的享受，是一标准的“口头官”、“露水官”、“义务官”、“麻烦官”。

中国有句古话：“是非皆因多开口，烦恼只为强出头。”我也深知，家长好做，楼长难当，包罗万象，管不胜管。鄙人由于秉性直言快语，生就爱管“闲事”，明知差使苦，愿把苦来尝。其实就我而言，苦中也有乐。这样，我可以潇洒地走门串户，广泛交谈，结友谊、解孤寂；我可以自在地充实生活、欢度晚年，发余热、立新功。看来我这个“官”是当定了，而且要不负众望，争取当好。做到“在其位，谋其政，尽其职，胜其任”。凡事不分巨细，工作不问难易，只要力所能及，都愿乐而为之。为官一任，也要“造福一楼”嘛！在今后的服务实践中，如有点滴“政绩”被大家认可，我“乐以此‘官’伴终身”。

最后，衷心希望我的“楼民”们，邻里间要和睦相处，弘扬友爱精神，保持环境整洁，树立良好风气。愿大家携起手，心连心，一举一动，要具有一幢楼的整体意识；一言一行，要体现一幢楼的高尚境界，为共建我们的“精神文明楼”而努力。这既为你们自己的脸上添彩，也为我这个楼长身上增光。到那时，“军功章”啊，有我的一半，也有你们的一半！（鼓掌）

谢谢大家！

（摘自《演讲与口才》2000年1期）

这是一篇就职讲话稿，开头简短、新颖、精彩，抓住了听众，主体部分施政纲领明确，内容具体实在，结尾富于鼓动性、号召性，给人留下深刻的印象。全文结构完整，主旨鲜明，语言表达幽默、风趣、活泼，倾注了作者的真情实感，不失为一篇短小精悍、妙语连珠的符合文体特点的精彩讲话稿。

关于实行经济责任制的请示

×绸〔2010〕6号

总公司：

为促进丝绸生产的发展，提高企业的经济效益，加强经济责任制，我厂请求实行“按每米工资含量承包”的经济责任制，具体做法是：

（一）承包原则

遵循国家得大头、企业得中头、个人得小头的原则，在保证公司下达的产量500万米，质量达到合格率90%，利润完成330万元，工业总产值完成2100万元，保证产品销售无积压的前提下，实行工资总额按产量浮动的办法，作为考核依据。

（二）承包方式

即以2009年160万元工资总额加上今年调资增加13万元，合计为173万元为基数，除以上年实际产量450万米，支付给厂方工资每米0.375元（外加工产量每生产一米按8折0.3元支付给厂方）。每月按产量计算，允许厂方月季浮动、年终结算，超产工资不予封顶。

以上做法妥否，请指示。

××绸厂

二0一0年×月×日

（附注：联系人：×××

联系电话：××××）

这是一份公文——请示，由标题、主送单位、正文、落款、成文日期组成。正文部分首先说明了实行“按每米工资含量承包”的经济责任制的目的，交代了请示的缘由。接着，以“具体做法是”过渡，说明了“按每米工资含量承包”的经济责任制的具体实行办法，这是上级单位做出决策参考的主要依据，写得具体、明确、简练。最后，以请示常用结束语结尾，表达了期望得到指示的愿望。全文格式规范，结构完整，层次清晰，语言表达准确、简练、得体。

问题诊断

阅读下面的材料，指出它的毛病并给予改正。

要做好资料员工作是件不容易的事

我是2000年1月参加农行工作的新同志，一年多来的工作实践，我深深体会到：要做好资料员工作，除需要掌握语文基础知识和本行业的业务知识外，还要有一定的理论政策水平，然而更需要深入实际，调查研究。

我刚来到秘书股搞资料工作时，不要说写，连一般业务性的文章都看不懂，我每天只干一些事务的工作，看见秘书写东西那样运笔自如，心里很焦急。记得有一次，县里组织存款经验介绍会；领导叫我整理一下材料，当时我的业务知识很缺乏，对存款和贷款的性质分不清，把农民存入银行的款当成贷款，出了大笑话。为了尽快地提高自己的写作水平，我除虚心向老同志请教外，还充分利用空闲时间学习一些跟资料工作有关的书籍。一年多来，读了语文基础知识，各种文体写作，银行基础知识，农村金融等书籍。通过学习及下乡调查，自己的业务水平和工作能力都有一定的提高。一般的调查材料、简报及日常应用文都能写了。省行要求资料员办班前交一篇稿件，我自己一个人下去，自己动手写了一篇调查材料，在质量上比以往有所提高。

温馨提示

应用写作与文学写作的区别：

1.社会作用不同

应用文的社会作用主要是治理国家、管理社会、规范行为。文学的社会作用主要是服务社会、教育人民、感化人民。

2.适用范围不同

应用文的适用范围相当广泛，而且有很具体的对象。文学的适用范围显得宽泛，但是无确定的具体对象。

3.思维方法不同

应用文写作的思维方法是逻辑思维。文学写作的思维方法是形象思维。

4.语体风格不同

应用文的语体风格是准确、简明、平实、得体。文学写作的语体风格是鲜明、生动、精练、含蓄。

任务演练

（一）运用应用文专用词语填空。

1.____该厂此类错误做法，上级有关部门曾多次行文，____其有关领导迅即查清问题，限期纠正错误。

2.____悉____总公司成立，谨表____。

3.以上命令____施行，不得____。

4.以上通令，应使全体公民____，切实____执行。

5.随函附送《××××情况统计资料》一份，请____。

6.____国务院领导同志的指示精神，我们____有关部门，对农村电网改造工作进行了研究。

7.____进一步提高我省企业管理干部的管理素质，决定对在岗企业管理干部有计划地进行培训。____征得四川省行政管理学院同意，____委托____院举办企业管理专业班……

8.以上请示，望予____，并列入1991年招生计划。

9.____防止计算机2000年问题，____国务院批准，____将有关问题通知如下。

10.____省人民政府领导同志的指示，____将国务院办公厅《关于公文处理等几个具体问题的通知》____给你们。

（二）下列材料供写作用，请分析材料的立意，并找出最准确地把握材料的中心的选项，填在括号内。

① 一个骑兵和他的战马，在战场上百战百胜，战事持久的时候，他重视他的马，把它当做一切危难中的救星，用稻草和谷物小心饲养它。等到战事平静，他只准它吃糠，并要它载木头，还要做许多苦工，受些虐待。然而战事又爆发了，军号把这骑兵召回军队，他给马放鞍辔，自己也穿起笨重的盔甲上了马。那马再也不堪重负，被压得跌倒在地上，它对主人说：“如今你只好步行去打仗了，因为你已经使我从一匹马变成了一头驴了，现在，你怎样能在顷刻之间，让我再变成马呢？”（）。

A.“人无远虑，必有近忧”，我们做事将眼光放远些，才能避免出现错误，今天的建设事业，尤须如此

B.想做好一件事，临阵磨枪是不行的，应该从平时做起

C.做事必须要依赖客观条件，只凭主观努力是不行的

D.无论是对人还是做事，不同的态度、方法会得到不同的结果

E.我们不能像骑兵那样对战马“忘恩负义”，过桥抽板

② 周彼得通告森林中的野兽，他将把一件奖品赠给大家评选出来的有最漂亮子孙的野兽。猴子也跟着其他野兽来了，她带着一只扁鼻无毛、相貌丑陋的小猴来参加评选。当她把自己的儿子呈献在大家面前时，野兽们发出一阵哄笑。她毅然说道：“周彼得会不会将奖品给我的儿子，我不知道，但至少在我——他母亲的眼里，这小猴子是我最亲爱的，这一点我是明白的。”（）。

A.母亲的爱是伟大的，祖国就像母亲

B.不管别人怎么说，都执著地爱自己的子女，（哪怕他们是有缺陷的）是爱的体现

C.对任何事物都应实事求是

D.人应有自知之明

③ 水的形态随温度的改变而改变，在摄氏零度以下，是固体，在摄氏一百度以上，是气态，在这两个温度之间，呈液态。虽然它的形态会改变，其化学性质却不会发生变化。（）。

A.温度的不同是水的形态发生变改的关键，这好比环境的不同，人的思想也会受到影响，发生变化一样，因此，应该重视对“环境”的改造

B.水的形态变了，但化学性质不变，好比某些思想意识（好的或坏的），在不同的环境下都会显示其本来面目，因此，应重视自身的思想修养

C.水的形态与温度间的关系，好比某些意志薄弱的人，经不起严峻的考验

④ 有人称赞牛顿是最伟大的科学家，牛顿却说：“我只是站在巨人的肩上”。牛顿是站在前人实践这个巨人的肩头上去摘取更高处的科学成果的。推而广之，人类的一切成就都是站在巨人的肩头上取得的。（）。

A.虚心向前人学习，是取得成功的基本条件

B.既要学习前人成功的经验，又要吸取他们失败的教训

C.没有创新精神，就没有发明创造

D.虚心向前人学习，又大胆创新，是取得成功的必由之路

（三）仔细阅读下面这则请示，思考它的观点是否单一，材料是否恰当，并做出修改。

××市财政局关于申请追加广播事业费预算指标的请示

×财字〔2001〕第12号

财政部：

为适应形势发展的需要，满足我市广大群众的要求，经市委领导同意，我局决定筹备成立××电视台。初期先举办电视教学讲座，计划今年国庆正式开播。目前开播讲座的准备工作正在进行。今年需要开办费90万元。主要包括：购置六频道发射机一台38万元……××电视台初期举办的电视教学讲座计划开播英语讲座，电视大学自学考试辅导等。这些讲座都是我市急需开办的，市委领导指示，通过三五年的电视教育，将在我市初步形成一个电视教育网，这必将为我市的建设提供大量的人才，是件投资少、见效快、效应高的好事情。现初步估算，每年需人员经费及正常的技术措施经费80万元。以上两项经费共185万元，我市广播事业预算指标和机动财力中难以解决。特此申请。

××市财政局

2001年4月10日

（四）请结合自己学习或者生活的实际，谈谈你对秘书写作的认识。