第5章 部门主管的成功形象(4)
一部门主管的习惯素质
一位优秀的部门主管，在工作中一定要培养起最基础的优良习惯，这不但会让自己的工作进行的有条不紊，还能深刻地影响下属，使整个部门的工作在紧张有序的状态下进行。
1.文案整洁有序
主管的办公案上的文牍要整洁有序，包括电脑中的资料都应该详细归档，杜绝把与工作无关的生活用品摆上文案，文案只做办公用，而且要保证自己的当天的工作计划都能在文案上找到看到。从实践中看，这一点很重要，往往头一天下班前急匆匆地把未处理完的文件放进了保险柜或抽屉里，第二天若不检查，再有别的事一岔，就可能会忘掉。
每天下班前，看一看办公桌上还有没有没处理完的公文。如果有，请注意放在抽屉内，或放在办公桌的显眼处，第二天一上班就能看到。需要第二天回复的私函，也可以放在装钥匙的口袋里，第二天一开门就会摸到。
每周不妨清理一次办公桌、保险柜，不仅可以使物品摆放有序，也可以检查出拖压在办公桌抽屉内的文件，避免发生公文拖压。
2.经常做自我提醒
作为部门主管工作一定很多，有空闲的时候坐下来，经常捋顺一下工作头绪，做一下自我提醒，对做好工作会大有好处。自我提醒的办法很多，常用的主要有以下几种：
（1）文字提醒
翻翻自己的记事本，注意文字提醒一定要醒目，要看到就能想起来。
（2）实物提醒
实物提醒法，在部门主管的公务活动中也可以借鉴。例如，一位负责服务部门的主管打算在明天的会议上强调一下食堂的卫生问题，但又怕第二天开会时忘了，这位主管索性把一个馒头放在桌子上，当第二天看到馒头时，他就会想到食堂卫生问题。
（3）关联提醒
事物都是有联系的，有时办张三的事时，本来已经淡忘的李四的事也突然被想起来了。有时甚至听到了某句话，看到了某个东西，便想起了另一件事。对这种冒出来的想法，要赶紧记下来，或干脆把新记起的事直接办了。
（4）委托提醒
如果不是保密的事情，可以告诉同事，某日、某时我要办某件事情，到时请提醒一下，注意，被委托的人一定不是比自己更忙的人，若是比自己还忙，从感情上说不合适，从实际上看，很可能会误事。
3.随时记录备忘
部门主管的工作，大到贯彻上级精神、组织员工完成工作任务，小至传达文件、组织会议、分派工作、沟通思想、协调关系，事务比较繁杂。办好了一件事，理所当然，算不上成绩，但如果把一件事情忘了，那就可能影响大局。
人的精力是有限的，有时又受到外界的干扰，要把什么事情都记住，单凭脑子是不行的，需要借助工具。在诸多工具中，最原始，也是最可靠、最基本的工具就是小本子，其大小以能装在口袋里随身携带为宜。
这个小本子主要记什么呢？
·当日自己的主要活动；
·本单位的大事；
·上级领导交办的事情；
·别人交办的事情或反映的情况；
·自己想到的事情和对完成好任务的设想等。
也可将这些事存贮在电脑里，并养成上班工作前做浏览、检索的习惯。
4.工作严谨有序
一名优秀的士兵可以蒙住眼睛把拆得七零八落的冲锋枪很快地装配起来；一名有经验的技工在拆卸一部机器时，把螺丝钉一个一个地放好，而第一个被拆下的螺丝钉在装配时成为最后一个。
以上例子的当事人都是按一种程序办事。按程序办事，一般是不会把其中一个环节落下的。即使落下也会马上发现、及时纠正。而程序，有的有统一的模式，有的是当事人自己编制的。
没有规矩不成方圆，没有程序容易忘事。要想不忘事，就要把自己所担负的工作编个程序，按设计的"线路"走。
一般来说，部门主管着手办的事，可分为"硬件"和"软件"。所谓"硬件"，就是负责经手的东西、物品应该有次序地存放，需要时，一取即出，不至于忘了存放地点而到处找不着。所谓"软件"，就是负责办理的事情，呈送、传阅的文件等，也要有个"程序"，自己设计好后，按路线走，中间若有什么意外的事"干扰"，也不要管它，仍坚持走自己的"路线"，这样，一般说来，就不会落下什么事了。例如，作为部门主管，组织会议是常事，那就要把组织会议的"程序"设计好，然后按程序安排会议内容。
二部门主管的成功准则
一个部门主管的成功不仅在于他有突出的成就，还在于来自团体上下各个阶层对他的高度的评价和褒扬。工作与事业上的"金杯银杯"与大众一致赞颂的"口碑"构成了部门主管成功的准则。所以，作为一名部门主管，不仅要追求本部门的业绩，更要修炼自己的内在素质和品德，更要追求工作以及与上司、部属的和谐，只有内外兼修，刻苦磨练，不断充实自己、提高自己，才能迅速走向成功与卓越。
1.让上级领导对你满意
上级领导是部门主管工作中的直接或间接管理者和评价者。他是你职业前途的决定者，处理不好与上级领导的关系，就等于自己砸自己的饭碗。据统计，被解雇的部门主管中，不擅长处理人际关系的比不称职的高出两倍。从近几年择业人员反馈的大量信息来看，建立良好的上下级关系，是许多人感到困难而又十分关心的问题。
你的上级领导也是普通人，个性不同，习惯爱好不同，待人处事的方法也不同。所以，有效地与上级领导搞好关系的方法只能是适合上级领导脾气的方法。"对脾气"是人际交往的基础，无论是什么性格的人，都能很快地与自己"对脾气"的人交朋友。这样看来，要与上级领导搞好关系，必须了解上级领导的性格脾气。在具体工作中，要善于体会其意图，尽可能取得他对你的信任与支持。但不要逢迎拍马，毫无原则，降低人品，否则你将被轻视，而不是被重用。
这就要求部门主管，一方面要适合上级领导的"口味"；另一方面，还要保持自己的个性。如果两人的性格相同或相似，就比较容易接触，不费多少力气就能把关系处好。如果两个人的性格爱好和价值观念都格格不入，就容易发生矛盾和冲突。这种情况下，你只有两种选择，一是必须学会克制自己，争取保持与上级领导的亲密关系，推进事业成功。二是不掩饰个性，也不刻意与上级领导沟通，而是在工作和技术方面精益求精，现时代是讲究现实的，上司追求的第一位的目标是效益和人才，关系他是不怎么看重的，有了利益和结果其他的一切都是可以改变的。
2.让下属员工对你服气
既然是主管，那么你的能力、威信都应高于下属，而你也一定要凭借这两点让下属对你服气，而不是靠权力。能力是靠自己的努力学习得来的，威信是哪里来的呢？靠你的能力出众是原因之一，而更重要的是靠管理艺术，优秀的主管首先在思想上就善于和自己的员工做到息息相同，时刻尊重他们，关心他们的实际困难，维护他们的利益和权力，为他们提供种种希望，给他们以努力工作的动力和明确的目标。通过实际行动，使他们认识到你是可以信赖的，在你手下干有出息、有奔头，没有什么拘束和不被看重的地方。于是，他们就会产生一种感恩图报式的感情，处处维护你的荣誉、事业与地位，当你遭遇麻烦时，他们也会挺身而出。其次，作为主管敢于为问题负责任，从不损害和诋毁下属，在为人处世上，绝不任人唯亲，偏听偏信，专横粗暴。尽可能做到坦诚待人，一碗水端平。
待人宽容、谦卑，善于与下属沟通感情，尽量为他们解决生活、工作和学习上遇到的困难，这样你就会在整个部门中、在所有的下属口中争取到良好的"口碑"。
3.让同级对你嘉许
同级关系是与一个职业群体里地位不相上下的人之间的关系，你在工作单位，每天都和同事相处在一起，如果相互之间关系融洽，就会有一个宽松和谐的环境。反之，关系紧张会给你造成一种压抑的心理，影响合作共事。从主观愿望上讲，谁也不愿意在勾心斗角的环境里工作，都想把工作干好。然而都想把工作干好，这本身就潜伏着竞争。因此，一般把同级关系视为竞争关系，两个同事相处得很好，也许是意气相投的缘故，但关系再好，彼此间也存在着潜在的竞争，有时这种竞争是心理上的，会通过间接的形式表现出来。有时则由隐蔽转为公开，如有一个好的职位的竞争便可能公开化、甚至白热化。这是客观存在的事实。那么，如何既保持与同级竞争者的良好关系，又不回避竞争，使自己在竞争中处于不败之地呢？最有效的方法，还是真诚相待，热情帮助，尽力消除对方准备与你"竞争"的心理屏障。绝对不要耍心眼，耍小聪明。对无力帮忙的事情当面解释清楚，尽可能消除"中间人"传递信息的偏差和误解。通过尊重别人来换到别人尊重自己，彼此公开竞争也就能互相理解。要做到这一点，平时必须注意和与你竞争的同级或威胁你地位的同级保持良好的沟通，在遇到各种形式的攻击和挑衅时，也能以公开、坦率的态度对待，并不因个人的恩怨影响工作，尽可能获得多数人理解，避免两败俱伤的局面出现。这样，同僚们不但会钦敬你的执著，也会嘉许你的坦诚。
4.让群众对你肯定
到了总结的时候，一个部门主管的工作做的如何，算不算是个成功的部门主管，这个结论要看是否得到本部门员工和上司的认可。而要想得到本部门员工和上属的认可，部门主管必须树立深孚众望的威信。威信是主管的立身之本，建立威信是赢得群众拥护的关键。威信从哪里来，根据经验及有关学者的研究，建立威信不外乎有以下几个途径。
（1）品德高尚生威信
"德"是做人的准则，作为部门主管，更应重视"德"的修养。主管自身的内在涵养、道德节操为员工所接受，可作为员工表率及模仿对象。主管平时关怀员工的生活和工作，与员工建立友好的关系，可使员工更敬重而心悦诚服。
（2）言出必行建威信
言出必行，一是对自己而言，二是对别人而言。作为部门主管如果能使别人相信自己说的话一定能办到，就表明你在别人的心中已经有威信了。这样，别人也一定会支持你的工作。相反，如果经常失言，就算许诺了再多的好处，别人也会怀疑兑现的可能性，久而久之，便会丧失你的威信。
（3）以身作则树威信
部门主管能否以身作则直接决定其威信的高低。现实生活中，凡是率先垂范的主管，其威信就高，反之则低，这充分说明了以身作则是树立主管威信的重要前提。
（4）做出实绩立威信
作为主管特别是新上任的主管在做出实绩前，一些下属常常存在着不信任或"不服气"心理。对此，你大可不必计较，而要施展全身"解数"尽快做出实绩。实绩一出，威信自立。
一名主管若在群众中拥有深厚的信誉基础，并树立起了良好的威信，那么，何愁不被社会所认可和不被群众所拥护呢？
5.工作推陈出新创佳绩
"优秀只能生存，卓越才能发展"，这是时下人们对成功素质的认可。作为一个成功的部门主管，在个人素质上也必然是卓越的，首先卓越的主管思想是与时俱进的，思路是清新的、动态的；其次，管理理念是先进的，部门内人际关系是和谐的、士气是高昂的，每个员工的责、权、利是明晰的，部门业绩是正比例上升的。