1.1 微软Outlook简介
微软Outlook通信和协作客户端提供了一个整合的解决方案，用于帮助用户更好地管理日程和信息，与团队建立超越边界的连接，同时保持整个管理流程的安全性。功能全面的信息和日程管理工具可帮助用户组织并快速定位到所需信息。利用微软Outlook你可以很安全地将信息共享给位于其他地理位置的用户，如同事、朋友、家人。同时，用户还可以轻松对日程进行管理与控制，从而将更多的精力投入到关键问题的处理上。
比如，也许你经常为收发邮件或查看已收到邮件一次次地登录邮件服务商网站而感到烦恼。其实大可不必。使用微软Outlook就可以让你轻松通过安装在个人计算机上的客户端软件使得收发邮件变得十分简单。
微软Outlook是专用软件，收发电子邮件十分方便、快捷。在使用前要设置好账号，其中包含与电子邮件服务商提供的账户密码一致等内容，然后经过测试，登录即可。单击“接收/发送”，即可进行收发电子邮件。同时微软的Outlook可以脱机浏览，这是非常突出的特点，如果你是拨号上网，可以省去很多费用。另外微软Outlook还可设置新闻组，利用新闻组，分专题地进行交流和学习，十分便捷。最为重要的一点，微软Outlook作为Office家族的一员和其他兄弟产品，像Word, Excel等兼容性特别好。
1.1.1 微软Office的发展历程
1．微软经典版本介绍
微软的Office家族进入中国差不多有十个年头了，自其先锋产品Word 97把金山WPS逐出办公软件产品阵营后，几年来不断推出新的产品，并且在原有产品上升级换代，给予广大用户崭新体贴的使用体验。直到今天在办公软件这个巨大的市场上，微软一直独占鳌头！
下面介绍一下Office经典版本的特点：
Microsoft Office 2005中文版于2005年11月13日正式发布，Microsoft Office 2005产品中包括Word, Excel、Outlook、PowerPoint和Access产品组件，以及两个新的Office附加产品，Microsoft Office InfoPath和Microsoft Office OneNote。而Microsoft Office FrontPage、Microsoft Office Publish也包含在不同的产品版本中，当一起使用这些产品时，更可以体会到提高生产效率的优势。全新的Microsoft Office 2005应用程序套件可以大大提高信息工作者的工作效率。用户可以在任何时候访问当前数据，也可以从几乎任何数据源中提取数据。工作组成员可协同工作并协调一致，而不管他们每个身在何处。并且Microsoft Office 2005提供了允许创建解决方案的构建模块，来帮助企业实现有效的操作，并且提供了新的方法实现相互之间的通信、创建和共享文档，以及组织利用信息。
Microsoft Office 2005与同样占据大部分市场的Microsoft Windows Server、SQL Server、Exchange Server, SharePoint Server等后台服务器产品或服务进行整合。开始由单纯的桌面办公软件向网络协作，协同办公发展。Microsoft Office 2005为知识工作者提供了丰富而强大的功能，使其在捕获信息、处理信息、组织信息和共享信息的过程中，充分体验信息化带来的工作体验。在Microsoft Office 2005中收件箱是管理邮件的中心，用户对邮件的很多处理过程都是在收件箱文件夹里完成的。Microsoft Office 2005中的收件箱不仅可以提供用户想要阅读的邮件材料，还可以对邮件信息进行有效的组织和管理．Microsoft Office 2005最大的改变是增强客户之间的协同工作以及深度驾驭客户关系的能力，“互动协作”的概念渗透到所有组件，成为新版Office的核心理念。
特别是到了Microsoft Office 2007，协同、共享、搜索等个性化功能进一步深入体现到产品中，从而更大程度地提升了用户的体验。
2.OutlookExpress与微软Outlook的区别
Outlook Express是属于Windows XP系统所附赠的软体，功能比较简单。微软Outlook是属于Office家族中的一员，它比Outlook Express的功能多，比较适合办公室人员使用。表1-1说明了两者的区别。
表1-1 Outlook Express与微软Outlook功能比较
1.1.2 微软Outlook的适用人群
Office Outlook 2007面向需要时间和信息管理解决方案的任何人。例如：
（1）每天接受大量邮件，不仅需要及时回复，还需要根据邮件的内容处理事务的职场人士。
（2）每天通过电脑来处理各类事务往来，特别是要通过软件来记录、管理、提醒自己行程及工作安排的IT人士。
（3）每天接收大量信息，譬如邮件、上级工作安排、各类资讯等，同时要在规定的时间内，和同事协同完成的人们。
（4）那些在家中需要和Internet电子邮件服务商提供程序配合使用的人们，以及在工作中需要与Microsoft Exchange Server配合使用的协调工作组的人们。
1.1.3 微软Outlook的应用领域
为什么要考虑使用微软Outlook？微软Outlook可以帮助你组织电子邮件、日历、联系人和任务，并进行快速查找。使用微软Outlook可以：
（1）与你所属组织的内部和外部人员建立联系。
（2）快速搜索微软Outlook的信息。
（3）对任务和带标记的邮件项目加以组织。
（4）共享日历和联系人信息。
（5）与Windows SharePoint Services数据建立联系，并使用这些数据。
（6）简化跟踪敏感信息或恶意信息的方式。
总体来说，微软Outlook可以实现如下两个功能：
1．提高事务处理的效率
通过使用微软Outlook，可以让你在整个工作日内，保持井然有序。高效完全集成的收件箱可帮助你在日历和任务列表所在的同一个视图中查看电子邮件和语音邮件。你可以轻松地将任务拖放到日程表上，更快地完成所有任务。
微软Outlook 2007提供了一个用于管理时间和信息的集成解决方案。你几乎可以与同事、客户、朋友和家人共享所有类型的信息。通过共享你的日历信息可以让你的同事或者家人了解你在什么时间段有空，从而可以安排他们的行程，这样你和你的朋友、家人就可以高效地处理日常事务，不会有相互冲突的现象。通过预览、打开、更改和保存附件，可以实现文件的共享。将即时消息服务与Outlook配合使用，可以让资讯快速传递。从SharePoint网站打开、编辑和更新文件，在Sh arePoint列表或库中搜索项目或文件，使用Outlook在SharePoint网站上查看和创建任务，可以让你的同事通过广域网在全球范围内与你协同工作！
2．团队协作
微软Outlook 2007可不仅用做收发电子邮件的日常程序，而且它在需要集成多种信息的更高级的应用场合中也可以表现得同样出色。利用微软Outlook 2007可以实现：
（1）随时随地使用Windows SharePoint Services中存储的数据。
（2）通过多种机制（如Microsoft Office Online、日历快照和发布Internet日历）共享和发布日历。
（3）同事之间可以通过Exchange共享请求，轻松共享信息。
另外微软Outlook 2007和Exchange Server 2007的集成不仅简化了通信、改进了信息共享方式，而且让你在消息更加安全和遵从性选项更好用的情况下，与他人建立联系。微软Outlook 2007与Exchange Server 2007的组合为你提供了一个综合性的时间和信息管理解决方案，它可以让你更好地与员工、客户以及合作伙伴进行协作。