1.2 工作就从这里开始

在教学过程中，我发现几乎所有的学员，在启动Word之后，就开始输入文字编写文章了。

实际上，在启动Word之后，首先需要明确自己要做什么文档，譬如要编写一个合同，那么就应当符合撰写合同文档的需要。

1.2.1 谈谈新建、保存和打开

文档的新建、保存和打开，够简单吧!这些常规操作我就不在这里展开了，着重归纳一些有用的操作。

1．新建文档的几点操作

新建文档的操作实在太简单了，不需要我再提及了，如果还有异议，就查看帮助。我在这里着重讲讲几个十分有用的，且不被常常使用的操作。

（1）根据现有的文档创建新文档

我们在制作一些比较复杂的文档时，常常是通过已经有的文档，经过修改某些元素而得到的。

可以进行如下操作：执行“新建”命令，在其中选择“根据现有内容新建”项，如图1-19所示，在弹出的对话框中选择文件，单击“新建”按钮，就可以创建出以所选文件为基础的新文档。

（2）在资源管理器中创建工作簿

在工作中，当需要创建多个文档，甚至大批文档时，如果逐个在Word中创建后再保存，那将会变成一件十分烦琐的事情，不但会花费大量的时间和精力，而且还极易出错。

当你遇到这种情况的时候，我建议你在指定目录中创建新的文档。

操作起来相当简单：打开要创建文档的目录，用鼠标右键单击该目录的空白处，在弹出的右键菜单中选择“新建”→“Microsoft Word文档”命令，如图1-20所示，接着输入文件名，确认后完成文档的创建。

2．保存文档要及时

关于保存文档，即执行“保存”或“另存为”命令，我们应该养成及时保存的好习惯。

一些初学者，也包括一些老用户都有一个很不好的习惯，创建好文档后只顾拼命地打字、插入元素、调整和编辑，直到文档快制作完成时才想起来对文档进行保存。

这种习惯导致的后果是令人十分懊恼的，一旦出现断电、电脑重启、程序无响应等意外，所有工作都将化为乌有。

建议养成一个好的习惯：在输入或编辑文档一个短暂时间段后（如输入几行文字），就按一下【Ctrl+S】组合键，这样创建的文档会让你十分放心、踏实。

3．打开文档可以选择方式

对于已经制作好的文档，我们常常会找到其保存的目录，然后用鼠标双击它直接打开，或者先启动Word程序，然后执行“打开”命令进行操作。下面来共享一些特殊的打开方式，十分有用。

（1）打开最近使用过的文档

常常有学员或朋友跟我说：“我突然想不起来昨天编辑过哪几个文件，并保存在什么位置了，怎么办”。这时可以使用Word的记忆功能，Word可以记录一些最近打开和编辑过的文档，并显示了文档名称及保存的路径。

操作如下：单击“文件”选项卡后，选择“最近所用文件”项，在列表的左侧列出了最近使用过的文档，在列表的右侧列出了最近使用过的文档的位置。

（2）以不同的方式打开文档

● 以“只读”方式打开文档

当查阅一些重要的文档文件时，我们总是小心翼翼，生怕不小心修改了内容。此时，我们为何不使用“只读”模式来打开文档呢？

操作如下：开启“打开”对话框，选择需要打开的文件，单击“打开”按钮右边的小三角形下拉按钮，再选择“以只读方式打开”命令，如图1-21所示，即可将所选文件以只读方式打开。

● 打开文档的“副本”

如果希望保留原始文件，不希望修改到里面的内容，可以打开副本文件，这样就可以复制另一份相同的文件来编辑。保存时Word会自动另外保存新文件，并在原文件名前加上“副本（1）”。

● 打开并修复

当无论怎么操作都无法打开制作好的文档文件时，可以用修复的方法来试着打开。

1.2.2 学会使用模板

在Word中创建新文档实际上都是利用模板来创建的，创建空白文档的模板为“Normal．dotm”，许多学员常常把创建空白文档理解成与模板没有关系，这是错误的认识。每个模板都对应一个文件，它们被保存在“X:\Documents and Settings\用户\Application Data\Microsoft\ Templates”中，其中X表示安装Office的驱动器，“用户”表示当前登录的账户名称。

在“新建”列表中可以选择需要基于的模板，如图1-22所示。

列表中的每个链接，只要单击几次就可以知其然，下面说明几个重要的。

● 样本模板：对于一些特殊的文档，自己制作起来会比较麻烦，不妨在这里寻找一下，看看是否可以获得需要的模板，然后通过输入信息快速获得令人满意的文档。这里是Word自带的模板，随Word程序的安装而安装，如图1-23所示。选择模板后单击“创建”按钮，即可创建出一个基于所选模板的新文档。

● 我的模板：看到这个名字便一目了然，其中用来存放自己的模板。当要创建多个类似文档时，可以将文档保存为模板，那么保存的模板将会显示在该项中。

● Office．COM模板：微软在线提供的模板，其中列出了模板的类型，选择需要的模板类型后，进入该类型的页面，选择需要的模板，单击“下载”按钮，如图1-24所示，如果网络连接正常，会得到一个以该文档为模板的文件。

如图1-25所示是基于模板创建的委托合同和邀请函效果，其中包含了格式设置和必要的内容，稍作修改就可以为己所用。

1.2.3 助你轻松写博客

写博客是属于使用模板的功能，在这里单独列出来进行讨论。

以往大家都是利用博客提供的在线编辑工具来写文章，因为在线工具的功能限制总是给博主们带来了很多不便，如果能够利用强大的文件编辑工具来写博客岂不是很好。Word 2010可以把文档直接发布到博客，不需要登录博客Web页也可以更新博客，而且Word 2010有强大的图文处理功能，可以让广大博主写起博客来更加舒心惬意。

具体操作步骤如下：

1 选择“博客文章”选项，然后单击“创建”按钮，创建好文档后，会提示我们注册一个博客账户，我们只需要按照提示进行操作即可。

2 首先在打开的“注册博客账户”提示窗口中单击“立即注册”按钮，如图1-26所示，接下来进入新建博客账户向导，选择博客供应商，Word 2010捆绑了6种博客提供商，我们可以根据实际需要选择相应的提供商，如果你的博客提供商没在列表中，可以选择“其他”选项，然后单击“下一步”按钮，如图1-27所示。

3 接下来在打开的新建账户窗口中注册新的账号，博客账户注册成功以后，接下来就可以开始编写博客了，操作方法和平时编辑Word文档没有太大的区别，只是软件界面上有点小变化，默认文章是不插入文章类型的，需要我们手动插入，编辑好以后，单击“发布”按钮即可将文章发布到博客上，如图1-28所示。

1.2.4 分享一些经验

1．注意保存的路径

许多学员和朋友常常把文档随便保存在一些文件夹中，或者所保存的文件夹组织得非常混乱，甚至有时候还保存在默认的“我的文档”中，当编辑好文档后再来寻找，却怎么也想不起来把文档保存在哪儿了，虽然可以用Windows的搜索功能进行搜寻，但这些都属于自找麻烦。

建议养成一个好习惯：在保存文档之前，务必根据自己的工作情况，创建好归类的文件夹，文件夹的名称最好直接反映其中保存的数据信息，然后把文档分别存放于特定的文件夹中。

另外需要注意以下几点。

（1）对于打开的文档，当要进行“另存为”操作时，默认保存的目录为该文档的保存位置。

（2）对于新创建的文档，默认保存的位置在“我的文档”文件夹，路径为“X:\Documents and Settings\用户\My Documents\”（其中，X为Office安装的驱动器，“用户”为当前登录Windows的用户账户），当设置了自己专用的用于保存文档的文件夹时，可以打开“Word选项”对话框，在左侧选择“保存”项，在右侧的“默认文件位置”中修改保存的默认位置为自己的目标文件夹。

（3）对于保存为模板，在保存时将自动切换到“X:\Documents and Settings\用户\Application Data\Microsoft\Templates”目录（其中，X表示安装Office的驱动器，“用户”表示当前登录的账户名称）。

2．注意文档的名称

日积月累，计算机中往往有数以百计的文档文件，当要寻找某些特定的文件时，会显得十分麻烦。

为此，在对已创建的文件进行保存时，文件名最好可以表达文档的主题，这对文档的管理与保存路径一样重要。需要起到什么样的效果呢？当看到文档的名称时，就知道其中的内容是什么。例如“合同——**公司2010年春季订货．doc”

3．在低版本的Word中打开文档

从Word 2007开始，Word文档采用了docx格式，而旧版本的Word（如Word 2003）并不支持这种格式，为了让Word 2010保存的文档能在Word 2003中打开，可以将文档保存为“Word 97-2003文档”格式，即在“另存为”对话框中，选择“保存类型”为“Word 97-2003文档”。

4．将文档保存成PDF格式

PDF是一种电子文档格式，用Acrobat软件可以浏览这种文件，PDF格式的文档是不能被编辑的。

从Word 2007开始，Office就支持PDF电子文档的生成，这着实方便了大家的使用，不过前提是需要安装Microsoft Save as PDF加载项。到Word 2010中，PDF已经是一个内建的支持了，我们可以方便地将Word 2010文档直接保存为PDF文件。

具体操作：打开“另存为”对话框，选择“保存类型”为“PDF”。