绪论

0.1 办公自动化概述

0.1.1 办公自动化的基本概念

1.办公活动

办公（Office）是处理人群集体事务的一类活动。办公活动（Activity）是以“公”即为“集体”办事为基础。狭义的办公活动是指人们进行的行政事务性工作，如收集资料、起草文稿、整理记录、文印、收发报刊等；而广义的办公活动，除包含狭义的办公活动范围外，还包括辅助判断和决策工作。社会中各个单位的活动均可用物质流和信息流来描述，办公活动的核心是实现管理，实现管理则通过处理信息来进行。所以，办公活动的主要业务特征就是处理信息流。办公活动已从低级形式向高级形式发展。办公活动由办公人员、组织机构、办公制度、技术工具、办公信息及办公环境等要素组成。办公活动是办公过程中最基本的环节，包括交谈、请示、汇报、登录、收文、发文等。

办公活动与办公工具（设备）之间始终存在着互为推动的关系。办公过程就是一个办公信息处理的过程，它经历了一个从手工到自动，从传统到现代的过程。办公自动化（Office Automation，OA）是将现代办公活动和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。

传统办公过程中的办公活动，多数是依赖部分独立的办公设备，同时基于手工处理纸质文稿的形式，处理信息单一、处理过程复杂、速度慢、效率低、信息共享差。

办公过程中所采用的办公技术，决定了办公活动的质量、效率和自动化程度的高低。现代化的社会是信息化的社会，现代办公过程中的办公活动，多数是应用先进的软件技术和科技含量高的办公设备，同时基于计算机和网络自动处理电子文稿的形式，其目标是实现办公过程自动化、智能化，对信息流进行全方位、大容量、高质量、高速度、高效率处理，从而实现对信息的高度共享。

2.办公自动化

办公自动化是以达到提高工作质量、工作效率为目的，采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地群体协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

办公自动化主要是依靠计算机科学技术，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和工作质量，辅助决策，求取更好的社会效益和经济效益。一般来说，一个较完整的办公自动化过程，应当包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节。办公自动化一般可分为三个层次：事务型、管理型、决策型。事务型为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等；管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统；决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统。

当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和群体办公。个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件，如Microsoft Office、WPS Office等实现，在单人单机使用时非常有效。群体办公自动化是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化。

办公自动化实质上就是集计算机技术、信息技术、系统科学和行为科学等，应用于传统的数据处理技术难以处理的，数量庞大而结构又不明确的业务处理工作的一项综合技术。

3.办公自动化系统

办公自动化系统（Office Automation System，OAS）就是利用先进的科学技术，不断使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。由这一定义可知，办公自动化系统包括三大要素，即自动化的硬件设备、自动化的软件系统和自动化的操作人员。

电子计算机技术的运用发展被称为人类科学技术发展史上的“第三次革命”，计算机技术在办公活动中的普及运用也使办公人员的工作由“笔杆子”向“键盘”转变，计算机的运用操作成为了现代办公人员的必备技能，与运而生的办公自动化大大加快了办公工作流程，提高了工作效率，缩减了经费开支，也使得办公室纵向和横向管理变得更为直接和科学。

科学技术突飞猛进的发展，在各个领域内都改变着人们的工作和生活条件，社会向着物质文明和不断提高的劳动生产率大踏步前进，科学技术的飞速发展也使办公室这一传统的以人工（脑力和体力劳动的高度结合）为主的领域内古老的劳动方式发生了巨大的变化。办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上代替了原来的文房四宝，办公桌上的打字机被计算机文字处理系统所取代；办公室墙边的文件柜被又小又薄的“光盘”所取代；包括记录、起草、编辑、修改、打印、存档、复制在内的办公室常规工作，无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩了，这不但减轻或节省了人们的办公劳动，而且大大提高了办公效率，改善了办公环境，使人们从原先繁重的重复性、例行性的办公事务中解放出来，从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。用于办公室工作的这些技术越来越先进，设备越来越多，功能越来越强，性能也越来越高，这为实现办公自动化和无纸办公创造了必要的条件。例如，用于处理办公信息和进行协同工作的各种计算机（包括微型机、超级小型机、中型机和大型机）；起草文稿用的文字（词）处理机；制作报表用的电子表格和打印机；编排各种文件、资料格式的电子台式出版系统；存放、管理文件和档案用的文档资料管理系统；自动控制各种工作流程的办公自动化系统；支持远距离协同工作的视频会议系统；计算机通信用的局部网络系统；用于办公通信的电话机、传真机；复制资料用的复印机等。又如，实现数字化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术。这些技术和设备对办公室工作提供了有力的支持，在不同程度上为办公室工作自动化提供了现代化的推动手段。

各种办公设备的集合构成了办公自动化系统中的办公硬件系统。办公设备一般泛指与办公室或办公活动相关的设备。办公设备包括传统的办公用品和现代化的办公设备。传统的办公用品历来以笔、墨、纸、砚文房四宝，记事本、记录本、电话、钢笔、蜡板等为主；现代化的办公设备包括计算机、打印机、复印机、扫描仪、传真机、点钞机、投影仪、碎纸机、身份证阅读器、一体机、复合机、考勤机、电子白板、电教设备及耗材等；还有程控交换机等办公相关的设备。

办公设备是实现办公自动化的必备工具。现代办公效率的提高，主要依赖于办公设备功能的不断完善和使用方法的逐步简便。办公自动化的环境要求办公设备主要以现代化设备为主。所以，现代办公设备即是办公自动化的物质基础。现代办公设备的水平与成熟程度，直接影响OAS的应用与普及。

从广义上说，办公设备可以指代一切用来为办公活动服务的设备、用品或用具，其外延甚至扩展到一部分办公设施。这里将办公设备界定为办公活动中使用的所有技术手段以及为办公活动服务的全部技术环境。

办公设备依据其基本功能，分为办公通信设备、办公文印设备、办公信息处理设备、办公用具、办公建筑、办公环境等方面。

多数办公设备是集光学、机械、电子等技术为一体的精密设备，组成结构和工作原理复杂，我们必须掌握好它们的使用与维护方法，才能更好地发挥其作用。对办公设备要定期维护保养，如清除机器内部的污垢，在必要的部件上加注润滑油，清洁光学部件，改善办公产品质量，将可能发生的故障消灭在萌芽状态，减少停机时间。对办公设备提倡主动维修，使机器的停机时间处于最小，从而获得最佳的使用效率和价值。

各种办公软件的集合构成了办公自动化系统中的办公软件系统。办公软件是指可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、简单数据库处理、办公信息传输与存储，办公过程控制与管理等方面工作的软件。包括常用的微软Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、红旗2000RedOffice、致力协同OA系列、电子邮件系统、管理信息系统（MIS）等。

目前办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录，数字化的办公，离不开办公软件的鼎立协助。目前办公软件朝着操作简单化，功能细致化等方向发展。讲究大而全的Office系列和专注与某些功能深化的小软件并驾齐驱。另外，政府用的电子政务，税务用的税务系统，企业用的协同办公软件，这些都叫广义的办公软件。

从应用的角度，办公自动化系统也分为通用系统和专用系统。通用办公自动化系统主要面向物业管理信息、电子账务、电子邮件、文档等的管理。专用办公自动化系统是某用户所专用的系统，该系统不属于基本建设范围内，应加做专项工程实施。但是在通信网络系统环境设计时，要为其创造良好的基础条件，并做充分的预留。