1.3 会计信息化制度

建立健全会计信息化管理制度，是确保会计核算操作安全，及时、准确提供会计信息的根本保证，是实现企业会计信息化的前提。这一制度的建设，主要是体现在内部控制制度的建设上，包括人员岗位责任制度、操作管理制度、安全保密制度、会计档案管理制度等，它们对系统的正常运行，会计信息的真实可靠起到一定的保障作用。

1.3.1 信息化岗位责任制度

会计信息化工作岗位分为：信息化主管、系统管理员、软件操作员、审核记账员、会计档案管理员、信息审查员、数据分析员。在不违背内部牵制原则下，可一人兼任多个岗位。

（1）信息化主管：负责组织协调会计信息化正常运行，协调各岗位的工作关系，负责信息化岗位设置、人员分工和设置操作权限，落实岗位责任制。此岗位可由会计主管担任，信息化主管不能兼任系统管理员，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计信息化组织管理的经验。

（2）软件操作员：按照分管的财务会计工作和会计核算要求做好凭证等有关资料的预处理工作，负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，按权限进行会计数据处理、输出记账凭证、会计账簿、报表。负责输入会计数据的正确性验核，发现故障应及时向系统管理员报告，要求具备会计软件操作知识，达到会计信息化初级知识培训水平。此岗位可由会计人员担任。

（3）审核记账员：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证）进行审核，对不符合财务会计制度和有关规定的凭证以及填制的不符合要求的凭证、金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改；对正确的会计凭证，通过财务软件进行审核记账同时登记计算机内的有关会计账簿；对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位可由会计主管担任，要求具备会计和计算机知识，达到会计信息化初级知识培训水平。此岗位可由会计主管担任。

此岗位不得由出纳人员兼任，也不得审核自己输入的凭证（软件有控制）。

（4）系统管理员：负责会计信息化系统的运行环境的建立，组织协调各工作站对软件的运行工作，负责保证计算机硬件、软件的正常运行，负责掌管增加、删除账套和增加、删除操作员的密钥，管理计算机会计数据，负责计算机数据的日常备份，发现软件或硬件问题应及时解决，发生不可解决的问题时，应及时向软件公司技术人员联系尽快解决。此岗位要求熟练掌握硬件及软件操作技能，达到会计信息化中级知识培训水平，可由会计人员兼任，也可配备专职人员担任。此岗位不得兼任出纳工作。

（5）会计档案管理员：负责管理存档的会计系统的数据软盘（磁带，硬盘，光盘）、程序光盘（软盘）、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作，做好会计软件及数据资料的安全保密工作。此岗位可由除出纳以外的会计人员兼任。

（6）信息化审查员：负责监督检查信息化安全运行和会计数据的合法性、真实性、准确性的检查监督，防止利用计算机作弊。此岗位可由会计负责人或会计主管兼任。

（7）数据分析员：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计信息化中级知识培训水平，此岗位可由会计主管兼任。

1.3.2 信息化操作管理制度

（1）系统操作人员及其操作权限，由信息化主管提出意见，报单位主管领导批准后通过系统设定。增加、删除账套和增加、删除操作员由系统管理员设置；操作员的操作权限由信息化主管设置。系统管理员和信息化主管不得一人兼任。所有操作人员都要设置自己的密码，在被授权的范围内进行操作。

（2）健全内部控制制度，操作人员必须明确划分操作权限，互相牵制。操作人员必须严格在规定的权限范围内进行操作。

（3）操作人员要培训合格后持证上岗，录入人员要严格按照原始凭证的数据输入计算机。审核人员必须严格按照国家会计制度规定，应及时检查操作人员输入凭证的数据与原始凭证数据的一致性、合法性。若发现已输入的凭证有误，要按规定程序进行修改。

（4）需要打印的账表，要按规定的时间打印输出，并装订成册，交会计档案管理人员保管。

1.3.3 安全保密制度

为了保证会计信息的真实、完整和安全，除了建立健全管理制度以外，还要建立必要的防护措施。

（1）在财务软件中增加安全功能。会计信息化软件各层数据处理应层层设防，在软件功能上增加必要的提示功能、检验功能和限制功能，要防止操作失误造成数据破坏。任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不得随意增加、删除、修改数据，不得修改源程序和数据库表结构。操作人员进入系统要设置口令和密码，并定期更换，以防无关人员非法进入。出现问题按操作日志记载的有关操作人员追究责任。

（2）建立预防病毒的安全措施。为了防止病毒的侵袭，要坚持使用正版软件，不能使用盗版或来路不明的软件，禁止在财务微机上玩游戏，以防感染病毒。对外来的软盘要先进行病毒检测，方可在计算机中使用；及时更新杀毒软件；定期备份数据和文件；不打开、阅读来历不明的电子邮件等。

（3）建立必要的技术防护措施。为了防止非法用户和黑客的侵入，可以通过设置防火墙、采用身份识别系统等技术防护措施，将非法用户拒之网络之外，面对重要商业秘密泄密的问题，可以对软件的重要信息采用加密技术，以防重要信息在传输过程中被泄漏。

（4）加强对会计信息化系统使用人员进行安全教育。系统使用人员特别是系统操作人员树立安全意识，要加强计算机、通讯和网络知识的学习，提高业务素质，还要树立良好的职业道德，自觉遵守各种操作规章制度和操作规程，防止工作中出现不必要的失误。

1.3.4 信息化会计档案管理

1.信息化会计档案：指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。

2.信息化会计档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。

3.信息化会计档案管理措施：

（1）对信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，最好在两个不同建筑物内。

（2）采用磁性介质存储会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

（3）严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。并建立相关的借阅审批制度，文档的保存期限及销毁手续制度。

1.3.5 替代手工记账应具备的条件

采用电子计算机替代手工记账是指会计业务手工处理方式向计算机处理方式过渡阶段，也就是应用会计软件输入会计数据，由计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表。

替代手工记账的单位，应具备以下条件：

（1）配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备。

（2）配备了相应的会计信息化工作人员。

（3）建立了严格的内部管理制度。

具备条件的单位应尽快采用计算机替代手工记账。替代手工记账之前，地方单位应根据当地省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）的规定，中央直属单位应根据国务院业务主管部门的规定，计算机与手工记账并行三个月以上（一般不超过六个月），且计算机与手工核算的数据相一致，并应接受有关部门的监督。

由于替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向信息化核算的过渡阶段，在计算机与手工并行期间，要整理好手工账，并进行会计数据的转换，要进行系统的初始化设置等，会计人员的工作强度比较大，各单位需要合理安排财务会计部门的实施进度，定期检查，如果发现计算机和手工结果不一致，要及时分析解决。在计算机与手工并行的过渡阶段，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，按有关规定进行审核，核对正确后，据以登记手工账簿，并装订成册，作为会计档案保存。