1.1 会计信息系统概述

会计信息系统已成为一门融合会计科学、计算机科学、信息科学和管理科学为一体的交叉学科，是现代会计科学的重要组成部分。

1.1.1 数据、信息和会计信息

1.数据和信息

数据（Data）是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，能对客观事物的属性进行描述。数据可以是具体的数字、字符、文字、声音或图形等形式。

信息（Information）是数据加工的结果，它可以用字符、文字、数字、声音和图形等形式来表示，对客观事物的性质、形态、结构和特征等方面进行反映，帮助人们了解客观事物的本质。数据不等同于信息，数据未必是信息，但信息必然是数据。在实际工作中，数据和信息并无严格的界限，因此两者经常被不加区分地使用。

2.会计信息

会计是以货币作为主要计量单位，采用专门的算法，对企事业单位的经济活动进行连续、完整、系统地反映和监督的一种管理活动。会计信息（Accounting Information）就是指按照一定的要求或需要对会计对象进行加工、计算、分类、汇总而形成的有用的会计数据，为经济管理和决策提供直接的依据。完整、准确、及时是对会计信息的基本要求。

1.1.2 系统

1.系统

系统（system）是由一些相互联系、相互作用的若干要素，为实现某一目标而组成的具有一定功能的有机整体。

2.系统的特点

● 独立性：每个系统都是相对独立的个体。

● 联系性：系统各部分之间存在相互依存的关系，既相对独立又有机地联系在一起。

● 目标性：系统是为了达到某种特定目标而建立起来的，尽管系统中各组成部分的分工不同，但目标是一致的。

● 层次性：一个系统由若干部分组成，称为子系统。每个子系统又可以分成更小的子系统，一个子系统必然被包含在一个更大的系统内。由此形成了系统的层次性。

● 运动性：系统总是不断地接收外界的输入，经过加工处理，又不断地向外界输出。

3.系统的分类

系统根据其自动化程度可以分为人工系统、自动系统 、基于计算机的系统。

● 人工系统：一个系统的大部分工作都是由人工来完成的，该系统称为人工系统。如手工会计系统等。

● 自动系统：一个系统的大部分工作都是由机器来完成的，该系统称为自动系统。如飞机自动导航系统。

● 基于计算机的系统：一个系统的大部分工作是由计算机来自动完成的，该系统称为基于计算机的系统。如计算机会计信息系统。

1.1.3 会计信息系统及其特点

1.会计信息系统

会计的各项工作都体现为对信息的某种作用，从取得原始凭证，到登记账簿，编制和报送会计报表等一系列过程，也都是对信息的获取、加工、处理和输出的过程。所以，会计信息系统（Accounting Information System，简称AIS）就是一个对会计数据进行采集、存储、加工、传输并输出大量会计信息，将其反馈给有关部门，为企业的经营活动和决策活动提供帮助，为投资人、债权人、政府部门提供财务信息的系统。

会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重要的子系统，而会计信息系统本身，又可以分解为若干子系统。按管理职能可分为核算子系统、管理子系统和决策子系统三部分。这三部分既独立，又相互联系，共同组成一个完整的会计信息系统。

2.会计信息系统的特点

跟手工会计操作对比，会计信息系统有以下主要特点。

（1）人机结合。会计信息系统以计算机和互联网信息技术为主要工具，采用人机结合的方式。即由人工先收集原始数据输入计算机，经过计算机处理后再输出、打印、存储。手工处理和计算机处理相结合，改变了传统会计完全用手工操作的形式。

（2）标准化和规范化。系统要从原始单据中接收或获取会计的数据，必须对输入的数据进行标准化和规范化，以适应计算机处理的需要。所以采取统一的编码，建立统一的数据输入格式，并加强对数据的校验，是会计信息系统的基本要求。

（3）集中化和自动化。集中化是指在实现会计信息化以后，原来由各个业务岗位的核算工作统一由计算机处理。特别是在互联网上，数据的共享，更要求数据必须集中处理。自动化，是指在数据处理过程中，减少人工干预，由程序统一调度管理。

（4）会计信息载体无纸化。利用磁介质的强大存储功能，可以存储大量的会计数据，计算机处理的会计凭证、账簿和会计报表等会计资料，都可以直接保存在磁介质上。同时，可以利用互联网技术对会计信息进行传递和报送。会计信息不仅存储无纸化，而且数据输入、数据处理、会计信息输出都将采用无纸化的形式。

（5）会计信息的收集、处理更及时、准确。由于计算机的运算速度决定了对会计数据的分类、汇总、计算、传递、报告等几乎可以在瞬间完成；而且在计算机上利用原先设定的程序处理，可以避免手工处理的人为错误，大大提高了数据的准确性。

1.1.4 会计信息系统与手工操作系统相比的异同

1.共同点

（1）系统目标一致。两者都对企业的经济业务进行记录和核算，最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高企业经济效益。

（2）采用的基本会计理论与方法一致。两者都要遵循基本的会计理论和方法，都遵守基本会计准则的规定。

（3）都要遵守会计和财务制度，以及国家的各项财经法纪。会计核算的手段可以不一样，但都必须严格贯彻执行会计法规制度，从而在措施、制度上堵塞各种可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

（4）系统的基本功能相同。任何一个信息要达到系统目标，都应具备信息的采集输入、存储、加工处理、传输和输出这五项功能。

（5）都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出，会计信息档案必须妥善保存，以便查询。

（6）编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。

2.不同点

（1）组织体系不同。在手工操作中，以会计事务的不同性质为依据进行划分会计工作组织体系，一般财务部门分为若干业务核算小组。在会计信息系统中，以数据的不同形态为依据进行划分会计工作组织体系，一般要设置数据输入、审核、处理、输出和电算维护等岗位。

（2）会计核算形式和方法不同。在手工操作中，根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在会计信息系统中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。

（3）内部控制制度不同。在手工操作中，内部控制制度主要是通过会计人员的岗位分工和各种内部牵制制度，以及账、证、表的定期核对，来保证会计信息的正确性。实行信息化以后，虽然会计内部控制的原则仍然适用，但却使大部分传统的控制方法和措施失去了作用，增加了新的控制内容，提供了新的控制手段和技术。例如，要设置信息化岗位责任制度；对操作员设置密码，实行权限控制；系统本身增加了自动平衡校验措施等。

（4）会计档案的存储方式不同。在手工操作中，会计档案主要是手工编制的凭证、账簿、报表和各种计算表，大部分都有特定的格式，以纸质形式存在。在信息化中，会计档案主要是存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面报表等形式的会计数据；对信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

1.1.5 会计信息系统的结构

会计信息系统的结构包括物理结构和系统功能结构。

1.会计信息系统的物理结构

（1）硬件。硬件是在会计信息化信息系统中需要的所有物理装置的总称。一般硬件设备包括数据采集设备、处理设备、存储设备、输出设备和网络通信设备等，用户一般选用微型计算机，包括主机、键盘、显示器、打印机、扫描仪等。

计算机硬件设备的不同组合方式构成了不同的硬件体系结构，也决定了不同的计算机工作方式。通常的硬件结构有以下几种：

● 单机系统：整个系统只有一台计算机和相应的外部设备，属于单用户、单任务工作方式。

● 多用户系统：整个系统配置一台主机和多个终端，通过通信线路连接而成，允许多个用户同时在不同的终端上分散输入数据，由主机集中处理，结果直接返回各个终端用户。集中处理实行了数据库共享，提高了系统效率。

● 计算机网络系统：将地理上分散的具有独立功能的多个计算机通过网络连接起来，由功能完善的网络软件实现数据交换、资源共享，组成一个功能更强大的计算机网络系统。

（2）软件。会计信息化的软件包括系统软件、工具软件、财务软件。

● 系统软件：指保证会计软件能够正常稳定运行所需要的环境，主要是操作系统、计算机语言系统和数据库等管理系统。

● 工具软件：主要有文字处理软件、报表处理软件、图形图像处理软件等。

● 财务软件：是指专门应用于会计工作的计算机软件。以会计理论和会计方法为核心，以会计制度为依据，以计算机技术为基础，以会计数据为处理对象，将计算机技术运用于财务工作的应用软件。包括用计算机语言编写的程序代码和文档资料。

财务软件可以自行开发也可以向外购买。

（3）人员。人员是会计信息系统的一个重要因素。只有高水平、高素质的工作人员，采用质量好的硬件、软件，系统才能有效正常地运行。会计信息系统的人员包括系统开发人员、系统操作人员和系统维护人员等。

（4）规范。会计规范是指保证会计信息系统正常运行的各种制度和控制程序，例如硬件管理制度、数据管理制度、岗位责任制度、内部控制制度和会计制度。

（5）数据。取得真实、合法、准确的经济业务数据是进行会计核算的前提，对经济业务数据进行处理是会计部门的主要任务，在会计信息系统中，数据的采集应该规范化和标准化、数据处理可以集中化和自动化。

2.会计信息系统的功能结构

会计信息系统的功能结构，就是从系统功能的角度，分析会计信息系统的构成及其内部联系。会计信息系统具有核算、管理、决策这三大职能，相应地分为三大子系统：会计核算子系统、会计管理子系统、会计决策子系统。在子系统下还可以分成若干子系统（通常也称为模块）。

（1）会计核算子系统。该系统的职能是处理具体业务，进行会计核算，反映经营活动的情况。它是会计信息系统的重要部分。只有会计核算的信息正确，才能为使用者在管理和决策上提供正确的依据。会计核算子系统一般可分为账务处理模块（也称总账模块）、报表处理模块、各种管理模块、固定资产模块、采购管理与核算模块，库存管理与核算模块以及销售管理模块等，其中账务处理模块是会计核算子系统的中心模块，通过记账凭证与其他模块联系在一起。

（2）会计管理子系统。此系统的职能是根据企业资金运动的客观规律、国家政策、会计制度的要求进行会计管理，监督企业的经营活动。一般包括：资金管理、成本价格管理、销售利润管理。

（3）会计决策子系统。该系统的职能是通过预测、计划、分析等进行会计决策，参与企业的经营管理。这种决策一般是辅助支持决策者的决策活动，同时依靠知识、经验、分析、判断，通过反复实验等方法进行决策。会计决策子系统是利用现代计算机、通信技术和决策分析方法，通过建立数据库和决策模型，利用模型向企业的决策者提供及时、可靠的财务、业务等信息，帮助决策者对未来经营方向和目标进行量化分析和论证，从而对企业生产经营活动作出科学的决策。

1.1.6 会计信息系统的作用

会计信息化是会计发展史上的又一次技术革命，将计算机技术应用于会计领域，在会计核算手段的变革、会计核算工作的规范化、会计职能转变、会计人员的业务素质的提高等方面都有十分重要的作用。

1.促进会计核算手段的变革，提供的会计信息更加全面、准确、及时

会计核算工作数据量大，对准确度要求很高，要求提供会计信息的时间性强，而计算机具有高速度，高效率，和高容量的特点，对于数据的记录、汇总排列、查询核对和存储分析等方面，比手工操作的速度能够提高成百上千倍，并可随时从计算机中获取有关数据，能够大大提高会计核算工作效率，提供会计信息的及时性也能够得到充分保证。

2.促进会计核算工作的规范化，提高会计核算工作质量

会计信息化对会计数据的搜集、核算方法的应用和数据储存的方式等，都提出了一系列规范化的要求。利用计算机进行经济业务的账务处理，能够规范会计核算工作，避免手工操作带来的人为因素干扰等缺点，并可以大大减少人为差错，有利于提高会计核算工作的质量。

3.促进会计职能转变，减轻了财务人员的劳动强度，提高工作效率

实行会计信息化，避免了在手工处理时大量的重复抄录工作，而且可以较容易地完成各种复杂的运算过程，减少了工作环节，节省了时间、人力，使会计工作效率大大提高，使会计人员从传统的会计记录、计算工作中解脱出来，有更多的时间和精力从事对生产经营活动进行分析测算和考核控制等，促进会计职能由核算和监督向分析、预测和决策等职能转变，既减轻了财务人员的劳动强度，又提高工作效率。

4.促进会计队伍素质的提高

会计信息化的实施与发展，一方面要求广大会计人员学习和掌握有关会计信息化的新知识，以便适应新的工作要求；另一方面由于大多数会计业务工作是由计算机准确而又快速地完成，这样可以给会计人员提供更多的学习新知识的时间，不断地提高整个会计队伍的业务素质。

5.为整个经济管理工作的现代化奠定基础

会计是经济管理的重要组成部分，就企业而言，会计信息是企业管理信息的主要组成部分。会计信息化以后，对大量的会计信息按照一定的要求或需要进行加工、计算、分类、汇总而形成的有用的会计数据，为经济管理和决策提供了直接的依据。通过网络系统迅速传递，提高了会计信息的及时性、系统性、全面性和共享程度，有利于企业经营管理者掌握经济活动的最新动态，为实现企业管理现代化奠定了重要的基础。