第1章 认识跟单业务
学习目标
熟悉跟单员的工作界定和工作内容
掌握跟单员的工作流程
了解并培养跟单员的职业素养
开篇阅读
跟单生活从这里开始
毕业生小马通过阿里巴巴网站向杭州无界服饰有限公司投递了简历，三天后接到面试通知，小马以过人的自信、敏捷的思维以及良好的英语交流能力给面试官留下了不错的印象，并顺利地拿到该公司的Offer。来公司报到后人力资源部安排他任跟单员一职，可是小马在大学里没有接触过跟单的相关课程，他该如何着手这项工作呢？
幸运的是，公司安排了Derrick，一个从事外贸工作十多年的老行家给小马做师傅。在师傅的指点下，小马很快准备好了一套在外贸江湖打拼的“十八般武艺”：一个朗朗上口的英文名字“Jack Ma”，一台能上网的计算机，一套Office软件，可以编辑图片的ACDSee，一个PDF Acrobat Reader，一个可以显示HTML的邮件服务器，2～3个邮件账户，一个金山词霸软件，一个耳机加一个摄像头，一个实时聊天的信使软件，一部电话，一部手机，一台打印机，一台扫描仪，一台传真机，一把剪刀，一个计算器，一个记事本，一个文件夹和一部数码相机……所谓有备无患，有了好的兵器才能打仗。
1.Office软件
（1）重要的Excel表格
Excel在今日的办公室里使用最为广泛，它可以插入图片、制作报表、计算函数，也是制作外贸单据最重要的软件之一。
（2）Word文档
Word一般适合于信件，因为E-mail有HTML（用于描述网页文档的一种标记语言）的功能，所以我们很少用Word。一般就是打印报告，写邀请函的时候使用一下。
2.ACDSee软件
ACDSee是一款看图、抓图、编辑图像的软件，可以从网上下载一款经典的简化版本。当然，有人喜欢使用其他的软件可以随个人的使用偏好。不过这款软件比较小巧，容易操作，功能较多，唯一的缺点是不能将很多图片一次性缩小像素。
具体的使用是将数码相机拍摄的照片编辑、缩小、美化，然后传输出去。
还有的将扫描提单、装箱单等采用JPG的格式修改后传给客人（使用翻转、剪裁等功能）。
有时整张提单复印件只需要利用ACDSee的剪裁功能，将需要的部分剪裁后传给客人，隐藏不需要的部分以免客人使用扫描件清关，当然也可以只扫描提单的副页给客人。
另外像一些外形很大的产品，可以剪裁一些细节图片发给客人，这也可以增强客人购买产品的信心。
缩小功能也很重要，比如要传10张图片给客人，一般每张从数码相机中复制出来的图片大小有2MB多，而使用图片编辑功能可以将图片减小到100KB左右。使本来20MB左右的邮件，变成了只有1MB左右，客人就很容易接收了。当然有的客人也希望看到高质量的图片，也可以一张张地发给他。
3.邮件账户
邮件账户一般需要两到三个，主要作用有以下几点。
（1）防止国外的邮件服务器拦截，多路出击，总会有不退信的。
（2）同一个客人用不同账户来联系，尤其针对套价的客户很有用。
（3）舒缓压力，可以将客人分类管理。
4.金山词霸软件
这是一个免费的翻译软件，能进行英汉互译，其他的像有道的桌面取词功能也不错。不过现在很多人偏爱Google的语言翻译工具，因为它能将一段话、一篇文章进行多国语言翻译。对于有些不会英语的客人可以使用这种直译功能。当然机译的肯定会有歧义，有时也需要再向客人多多解释。
5.PDF Acrobat Reader
这个软件的好处是不可以在上面修改。使用PDF文件，就可以将文档变成一张无法修改的图片。PDF还可以插入图片，文字清晰放大，并且文件占用空间很小，所以在世界上其他国家也很流行。PDF在欧美有广泛的普及性，因为一般形式的发票可以作为买卖合同，很多客人不喜欢文档形式的合同，客人下订单也采用传真或者PDF软件的形式。而且因为PDF占用空间小，很多客人的网站也采用PDF式的Catalogue下载。
6.Messenger/Skype/Trade Manager之类的实时聊天工具
如果E-mail无法讲清楚，最好还是使用聊天工具，MSN的广泛性和普及性就不用多做介绍了，Skype和Google Talk可以和客人进行实时通信或者通话，不过这也需要依据客人的地理位置。一般北京时间下午两点左右，欧洲客人才刚刚上班，而北美和南美的客人一般会在晚上九点到第二天早上九点出现。当然也有一些客人加班很勤奋，在早上九点到中午可以发现这群夜猫子。
另外，Alibaba的Trade Manager也具有比较强大的功能，它可以将在整个Alibaba收询盘里的所有客人保存下来。如果客人也安装了Trade Manager，便可以直接实时和客人聊天进行交易。
7.数码相机（或高像素手机）
数码相机是一款比较伟大的发明，它的存在可以将你的产品在网络平台上展现给客人，不过反过来讲，客人要索赔取证靠的也是数码相机。
另外数码相机还有传送信息的功能，像厂房、产品、装柜、唛头、包装改进等都可以直接通过网络将拍下的图片发给客人，这些都有助于宣传和售后服务、催款等业务范畴。
随着手机技术的不断升级，很多手机的像素和屏幕大小不亚于普通的数码相机，而且还可以即时上网传输图片，集通信、办公和娱乐为一体。
8.扫描仪
扫描仪也是必不可少的一类外贸工具，扫描合同、提单复印件、电放提单和发票、装箱单等都需要使用扫描仪扫描出来向客人确认、催款或者帮助客人清关。
兵器基本齐全，小马以Jack Ma的江湖名号跟师傅学习，开始了一段此起彼伏、精彩不断的跟单之路。