第一节 认识时间管理

谁都知道“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”……但是，有的人将时间变成效率、变成金钱、变成丰硕的成果，而有的人却只是凭空慨叹时光飞逝。其实，前者和后者一样——每个人每天都只有24小时，而之所以反差如此之大，就在于每个人是否有效利用了各自所拥有的24小时。

认识时间管理的重要性

哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”时间这种特殊资源具有4个独特性。

• 无法蓄积：时间无法像人力、财力、物力和技术那样被储藏。不论行为者是否愿意，他都必须消费时间。
• 供给毫无弹性：时间供给量固定不变，每天都是24小时，不会增加或减少。
• 无法取代：时间是任何活动所不可缺少的基本资源，因而无法被取代。
• 无法失而复得：时间的丧失是永久性的，任何人无力挽回。

与其他资源相比较，由于时间的独特性，时间更容易被我们忽略：我们每天有24小时，每小时由60分钟组成，每分钟由60秒组成，总计就是8.64万秒。拥有这样的一笔巨额财富，我们该如何处理而不致白白浪费呢？有人曾粗略地统计过一个活到73岁的人对时间的使用情况，如表1.1所示。

这组粗略统计的数据，让人感到了日常管理时间的重要性。在事业上取得卓越成绩的人更是证明了时间管理的重要价值，因为他们个个都是时间管理专家。

1988年，任正非在深圳创立了华为公司。二十多年来，他的成就引人注目：第一，他管理的华为公司在中国的电信领域成长为一个国际化的企业；第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等方法，显示出他的专业管理精神；第三，他为员工开设时间管理培训课程，使时间管理理念广为流传。从任正非身上，我们看到：良好的时间管理是正确管理的基础。

但是，从时间的4个独特性我们同样可以看到，时间管理的对象不是“时间”，而是面对时间所进行的“自管理者的管理”。所谓“自管理者的管理”，就是我们必须引进新的工作方式和生活习惯，包括制定目标、周密计划、合理分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒，这样才能提高效率，达到事半功倍。当我们完成有效的“自管理者的管理”时，才能减少对目标毫无贡献的时间消耗，在真正意义上把握时间。

未被意识到的6种时间浪费

现代人常常以错误方式运用时间，所以在不知不觉中大把地浪费着时间，使工作效率难以得到提升。常见的时间浪费有以下6种。

• 效率不彰的时间浪费。做事的时间可缩短而实际上未被缩短，就是“效率不彰”。例如，打电话或开会时，若是毫无目的、时常跑题，无形中就会拖延时间。反之，若能言简意赅，集中处理问题，则可省下不少时间。
• 不珍惜小额时间的时间浪费。例如，用于等待的时间（等人、等车、等电话），因为时间短（少于半小时），一般人都以空等来度过。其实，这类小额时间累积下来也颇为可观。
• 情绪不佳的时间浪费。事情不顺利或失败时，我们会生气、惋惜、愧疚、后悔，若不及时控制这些消极情绪，及早转换心情，会在情绪上浪费许多时间，从而延长了做事的时间。
• 不专心的时间浪费。若做事一直不能静心，易被琐事分散注意力，时间就会很快流逝，结果一事无成。例如，有些人工作时喜欢闲聊，这就是分心的表现。
• 包揽工作的时间浪费。自以为万能的管理者或员工常会干涉及指导他人（别人并未向他求助），或将他人的工作任务揽到自己身上，结果把自己累得半死，同时也剥夺了他人尝试及修正的机会。
• 随意出借时间的浪费。当他人请求帮忙时，许多人既不甘为人跑腿，又担心说“不”会“得罪”人，只好任人掠夺自己的时间。

规避时间管理不善的问题

发现自己工作中存在时间浪费后，要及时找出自己时间管理不善的原因，以尽快解决这样的问题。一般说来，时间管理不善主要源于5个方面，下面我们一一加以阐述，并给出改进建议。

原因1：工作缺乏计划

事先拟定计划能为工作实施带来诸多好处，但有些人可能从来不做计划或不重视做计划，这无外乎以下原因：因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多思考；计划与事实之间极难趋于一致，所以对计划丧失信心；认为不做计划也能产生实效；不知道如何制订计划。

华为极其强调实效性，他们认为计划越周密、完整，任务执行起来就越顺利，因而格外重视工作计划的制订。

• 制订年、月、周、日的工作安排计划，有效地保持对执行计划的控制，并罗列一份主要待办事项清单。
• 合理地安排最主要的工作任务和最关键的问题，以部分工作任务的合理安排来带动其他工作任务的按时完成。
• 周密地考虑工作计划，确定实现工作目标的手段和方法，确定目标的实施步骤。

原因2：组织工作不当

组织工作不当主要体现在4个方面，即工作内容重复、事必躬亲、沟通不良、工作时断时续。当组织工作中出现这些问题时，势必浪费很多时间，那么，采用哪些方式进行处理比较有效呢？

• 接受请托：接受请托前先问自己，这种请托属于我的职责范围吗？对实现目标有帮助吗？如果接受它，我将付出什么代价；如果不接受它，我又需承担什么后果？经过一番“成本—效益分析”后，再行取舍。
• 利用资源：从相关部门或人员手中获取所需的资料，既节约时间，又保证了信息的正确性。例如，如果想了解其产品的设计缺陷而进行下一步改进，不妨直接与设计者沟通。
• 授权：将主要的精力和时间放在更重要的事情上，不在无关紧要的小事上浪费精力。作为管理者，还应学会适当授权，给自己更多宽松的时间进行思考和决策。

原因3：时间控制不够

时间管理上最大的恶习就是拖延时间。在时间控制方面人们容易陷入某些陷阱，如习惯于拖延时间、不擅处理不速之客或电话的打扰，以及被泛滥的“会议病”困扰。

对于这类问题，主要从培养个人紧迫意识、保持工作快节奏、克服决策犹豫等方面着手，这一点我们将在下一节详细阐述。

原因4：整理整顿不足

办公空间的杂乱无章与办公空间的大小无关，因为杂乱是人为造成的。如果一个缺少条理的人让小的办公室变得杂乱无章，即使为之更换大办公室，效果也是一样。

当管理者或同事向你索取你所管理的物品时，你是否能在第一时间内给出？当你需要参阅一份信息时，是否要将所有文件夹、资料柜逐个翻遍才能找到？如果你的回答是“是”，那么你需要尽快设计一套管理系统，包括纸面文件夹和电脑文件夹。

华为将5S作为最为主要的管理助手。无论是办公室还是车间，各种用品均需摆放整齐，准确标识，做到一目了然。

原因5：进取意识不强

某些人对工作时间的白白浪费毫无感觉，个人态度消极、做事拖拉、找借口推脱工作、长嘘短叹、做白日梦、工作中闲聊。而造成这类表现的最根本原因在于其个人缺乏进取意识、责任感和认真的态度。

华为的技术能力发展迅猛，销售能力咄咄逼人，这主要源自华为“狼”文化对员工的影响，从上到下的危机意识激励着他们积极进取，把握手中的每一分钟。

如果我们对时间的感觉始终处于迟钝状态，换句话说，觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，那么我们就需要好好反省自己，因为这可能会让我们丧失极为宝贵的机会，随时被淘汰！