![Excel职场办公:表格范例大全](https://wfqqreader-1252317822.image.myqcloud.com/cover/964/653964/b_653964.jpg)
1.4 安全保障管理
为了公司能够正常、有序地运营,一个安全的工作环境就显得十分重要。为了提高安全管理部门的工作效率和工作质量,行政人员需要提供一些相关表格,如访客出入登记簿、保安值班安排表等。
1.4.1 访客出入登记簿
为了有效地进行安保管理,切实保障公司和员工的生命财产安全,外来访客进出公司通常需要进行一些必要的信息登记。为此,行政人员需要制作“访客出入登记簿”。
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下面介绍制作“访客出入登记簿”的具体操作方法。
01 打开“访客出入登记簿”原始文件。其中已输入标题、“日期”、“来访时间”、“离开时间”、“来访人姓名”、“有效证件号码”、“来访事由”、“拜访部门(人)”等项目,并适当设置字体、字号、文字颜色、表格边框和底纹等。
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02 选中A3:A14单元格区域,单击“开始”选项卡中的“数字”组右下角的功能扩展按钮,打开“设置单元格格式”对话框。在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“日期”选项。在对应的“类型”列表框中选择“3月14日”选项。单击“确定”按钮。
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03 选中B3:C14单元格区域,设置单元格格式为“13:30”。
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04 在工作表中输入相关数据信息。选中E3:E14单元格区域,切换到“数据”选项卡。在“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮。
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05 弹出“数据有效性”对话框,在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“文本长度”选项,在“数据”下拉列表中选择“等于”选项,在“长度”文本框中输入“18”。
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06 切换到“输入信息”选项卡,在“标题”文本框中输入“输入有效证件号码”,在“输入信息”文本框中输入“请输入有效的身份证号码!”。
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07 切换到“出错警告”选项卡,在“标题”文本框中输入“输入错误”,在“错误信息”文本框中输入“请输入18 位身份证号码!”。单击“确定”按钮。
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08 返回工作表,选中设置了数据有效性的单元格区域,可以看到周围出现了提示信息。输入长度不正确的身份证号码时,会弹出提示对话框,此时单击“取消”按钮,重新输入正确的身份证号码即可。
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09 选中E3:E14单元格区域,在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据有效性”下拉按钮。打开下拉菜单,单击“圈释无效数据”命令。
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10 可以看到工作表中之前输入的无效数据被圈释出来。重新输入正确的身份证号码,或单击“清除无效数据标识圈”,即可取消该无效数据标示。
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1.4.2 长假值班安排表
五一、国庆、春节等长假时,许多公司和事业单位会安排人员值班,以便及时解决一些突发状况或保障公司、单位的财产安全。这就需要制作一个“长假值班安排表”,并利用到Excel 2010的“规划求解”功能。
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下面介绍制作“长假值班安排表”的具体操作方法。
01 打开“长假值班安排表”原始文件,其中已经输入基本内容和安排值班时遇到的情况。
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操作技巧
隐藏功能区:为了便于查看和编辑工作表,可以将Excel的功能区隐藏起来,只需在选项卡名称如“文件”、“插入”等处双击鼠标左键即可。再次双击该处,即可取消隐藏功能区。
02 默认情况下,在Excel 2010中并没有启用“规划求解”功能,用户需要将其添加到功能区中,以便使用。切换到“文件”选项卡,单击“选项”命令。
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03 弹出“Excel选项”对话框,切换到“加载项”选项卡。在“管理”下拉列表中选择“Excel加载项”选项。单击“转到”按钮。
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04 弹出“加载宏”对话框。勾选“规划求解加载项”复选框。单击“确定”按钮。
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05 返回工作表,切换到“数据”选项卡,即可看到其中添加了“规划求解”按钮。
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操作技巧
取消加载项:在Excel中添加加载项后,如果需要取消该加载项,只需再次打开“Excel选项”对话框,在“加载项”选项卡的“管理”下拉列表中选择对应的选项,单击“转到”按钮,在弹出的相应对话框中取消勾选该加载项,然后单击“确定”按钮即可。
06 为了便于后面的工作,需要对表格进行一些调整。右键单击第4行,在弹出的快捷菜单中单击“插入”命令。
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07 可以看到该行前插入了一行,该行顺序下移。
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08 用同样的方法在“李二”前插入一行。在工作表中输入相应文字内容,并对“情况”部分文字位置进行调整。
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09 在I2和I4单元格中输入两个必要参数项“变量”和“目标”,并适当设置文本格式和单元格格式等。
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10 根据情况介绍,在K2到K9单元格中输入数字1到8。在K10单元格中输入公式“=PRODUCT(K2:K9)”,按下“Enter”键确认输入。
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11 根据情况介绍,在B3到B10单元格中输入相应的公式或数字。“B3=1”,“B4=B6+1”,“B5=B9-J2”,“B6=B9+J2”,“B7=B8+2”,“B9=5”,“B10=B5+3”。
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12 在J3单元格中输入公式“=PRODUCT (B3:B10)”,按下“Enter”键确认输入。
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13 选中J3单元格,切换到“数据”选项卡,单击“分析”组中的“规划求解”按钮。
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14 弹出“规划求解参数”对话框,默认“设置目标”为“$J$3”,选择“目标值”单选项。在“目标值”文本框中输入K10单元格中的计算结果“40320”。单击“通过更改可变单元格”文本框后的按钮。
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15 返回工作表,选择B8单元格,可以看到在“规划求解参数”对话框中自动输入“$B$8”。输入英文状态下的逗号作为分隔符,然后选择J2单元格。单击“规划求解参数”对话框中的按钮。
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16 返回“规划求解参数”对话框,单击“添加”按钮。
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17 弹出“添加约束”对话框,选中B8单元格,在“单元格引用”文本框中将自动输入“$B$8”。在关系运算符下拉列表中选择“int”选项,“约束”文本框中将自动出现“整数”。单击“添加”按钮。
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18 之前设置的约束被添加到“规划求解参数”对话框中,系统清空“添加约束”对话框,可以继续添加约束。参照前面的方法,设置B8单元格大于等于“1”,小于等于“8”。完成后单击“确定”按钮。
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19 返回“规划求解参数”对话框,在“遵守约束”列表框中可以看到之前设置的约束。单击“添加”按钮继续添加约束。
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20 参照前面的方法,设置J2单元格为“整数”,大于等于“1”,小于等于“8”。在“规划求解参数”对话框的“遵守约束”列表框中可以看到设置的约束。
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21 单击“求解”按钮,系统将进行运算。运算完成后,结果显示在工作表中,并弹出“规划求解结果”对话框。确认运算结果后,选择“保留规划求解的解”单选项,单击“确定”按钮即可。
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22 选中C3:C10单元格区域,在“开始”选项卡中单击“数字”组右下角的功能扩展按钮,打开“设置单元格格式”对话框。设置该区域单元格格式为形如“3月14日”的日期格式。
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23 在M2:N10单元格区域中输入值班次序和值班日期的对照表。
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24 在C3单元格中输入公式“=VLOOKUP (B3,$M$2:$N$10,2,FALSE)”,按下“Enter”键确认输入,可以看到计算结果为值班日期。
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操作技巧
使用VLOOKUP函数可以搜索某个单元格区域的第一列,然后返回该区域相同行上任何单元格中的值。其语法为:VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])。其中,参数lookup_value是要在表格或区域的第一列中搜索的值;参数table_array是进行搜索的包含数据的单元格区域;参数col_index_num是table_array参数中必须返回的匹配值的列号,如其为1,则返回table_array第一列中的值,为2时,返回table_array第二列中的值;参数range_lookup是一个逻辑值,为TRUE或被省略,则返回精确匹配值或近似匹配值,为FALSE,将只查找精确匹配值。
25 利用填充柄功能将C3单元格中的公式复制到C4至C10单元格中。
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26 切换到“页面布局”选项卡,选中A1:G11单元格区域。在“页面设置”组中单击“打印区域”下拉按钮。在打开的下拉菜单中单击“设置打印区域”命令。
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27 单击“页面设置”组右下角的功能扩展按钮,打开“页面设置”对话框。在“页面”选项卡中设置纸张方向为“横向”,缩放比例为“170%”,纸张大小为“A4”,打印质量为“600点/英寸”。
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28 切换到“页边距”选项卡,适当设置页边距。在“居中方式”栏中,勾选“水平”和“垂直”复选框。然后单击“打印预览”按钮。
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操作技巧
打印预览:切换到“文件”选项卡,单击“打印”命令也可以进行打印预览。在对应的“打印”窗格中可以对打印时的纸张大小、纸张方向、缩放比例、打印数量、打印机等进行设置或选择。窗格右侧可以浏览到设置后的打印效果。
29 自动切换到“打印预览”界面,在右侧的窗口中确认打印效果。在中间的“打印”窗格中修改并确认相关打印参数的设置。单击“打印”按钮即可。
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