1.1 文书档案资料管理
文书档案资料管理包括：档案资料管理、收件管理、发件管理等。行政部门在文书档案资料管理上做到了高效和快捷，才能有效地提高行政办公效率。为此，行政人员需要制作各种表格提高工作效率，如，档案索引表、收件登记表、发件登记表和资料借阅管理表等。
1.1.1 档案索引表
公司中存有的档案资料通常不少，要在繁杂的档案资料中快速查找到所需的那一份，就需要用到“档案索引表”了。
下面介绍制作“档案索引表”的具体操作方法。
01新建一个工作簿。在Sheet1工作表中的A1单元格中输入工作表标题“档案索引表”。在“开始”选项卡的“字体”组中设置字体为“汉仪粗黑简”，字号为“24磅”，颜色为红色。
02切换到“文件”选项卡，单击“另存为”命令。在弹出的“另存为”对话框中，设置文件名为“档案索引表”，保存类型为“Excel工作簿”，选择保存路径。然后单击“保存”按钮。
操作技巧
在Excel 2010中，新建空白工作簿的方法主要有以下几种：单击“文件”按钮，在展开的“文件”选项卡中单击“新建”命令，在打开的子选项卡中双击“空白工作簿”选项；在桌面或“计算机”窗口等位置的空白区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“新建”命令，在打开的子菜单中单击“Microsoft Excel工作表”命令；在Excel窗口中按下“Ctrl+N”组合键。
03 选中A1:E1单元格区域。在“开始”选项卡的“对齐方式”组中，单击“合并后居中”按钮，将该单元格区域合并为一个单元格。
04 依次在A2到E2单元格中输入“档案编号”、“档案名称”、“建档日期”、“存放位置”、“档案内容”，作为工作表的列标题。设置字体为“宋体”，字号为“14磅”，颜色为深蓝，对齐方式为“居中”。适当调整列宽行高。
操作技巧
将光标移动到行（列）号处，当光标呈
或
形状时，按住鼠标左键拖动，即可调整该处行高或列宽。
05 选中A2:E10单元格区域，在“开始”选项卡的“字体”组中单击右下角的功能扩展按钮
。
06 弹出“设置单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡，在“样式”列表框中选择边框线条样式，在“颜色”下拉列表框中选择“深蓝”，在“预置”栏中单击“外边框”和“内部”按钮，设置表格边框样式。完成后单击“确定”按钮即可。
07 返回工作表，选中A2:E2单元格区域。再次打开“设置单元格格式”对话框，切换到“填充”选项卡，选择一种背景色。完成后单击“确定”按钮即可。
08 返回工作表，切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令，在弹出的“Excel选项”对话框中切换到“快速访问工具栏”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”，然后在下方的列表框中找到“记录单”选项，将其添加到快速访问工具栏中。
09 返回工作表，选中A2:E2单元格区域，在“快速访问工具栏”中单击“记录单”按钮，然后在打开的系统提示对话框中单击“确定”按钮，将选定单元格区域中的数据信息用做标签。
操作技巧
自定义快速访问工具栏的方法为：打开“Excel选项”对话框，在“快速访问工具栏”选项卡左侧的列表框中找到并选中需要添加的命令，单击“添加”按钮将其添加到右侧的“自定义快速访问工具栏”列表框中，然后单击“确定”按钮即可。
10 弹出“Sheet1”对话框，系统自动将该工作表的列标题作为记录单的字段名，在各字段名文本框中输入相应的数据信息，然后单击“新建”按钮即可。
11 系统自动将输入的数据信息显示在工作表的相应单元格中，记录单自动清空文本框，用户可以继续输入新的数据记录，输入完毕单击“关闭”按钮即可。
操作技巧
在记录单中输入数据信息时，按下“Tab”键或者“Shift+ Tab”组合键可以在各个字段之间切换，单击“Sheet1”对话框中的“上一条”按钮或“下一条”按钮，可以查看工作表中的上一条或者下一条数据记录。
12 此时，选中A2:E4单元格区域中的任意单元格，在“快速访问工具栏”中单击“记录单”按钮，弹出“Sheet1”对话框，然后单击“新建”按钮，即可继续输入数据记录，完成后，根据需要适当调整行高和列宽。
13 选中工作表中任意一个含有数据的单元格，然后在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“排序”按钮。
14 弹出“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“建档日期”选项，在“排序依据”下拉列表框中选择“数值”选项，在“次序”下拉列表框中选择“升序”选项，然后单击“确定”按钮即可。
15 返回工作表，即可看到工作表中的数据按照“建档日期”升序排列后的效果。
1.1.2 收件登记表
“收件登记表”用于管理来件的登记和签收，便于及时地把来件分发到相关的部门或个人，进行高效的、规范的管理。
下面介绍制作“收件登记表”的具体操作方法。
01打开“收件登记表”原始文件，其中已经输入“文件编号”、“收件时间”、“来件单位”、“来件事由”、“保密级别”、“收件部门”、“签收人”等基本项目。
02选中A3:A11单元格区域，在“开始”选项卡的“字体”组中单击右下角的功能扩展按钮。打开“设置单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项。在右侧的“类型”文本框中输入“000000”，然后单击“确定”按钮。
操作技巧
发件登记表：与收件登记表类似，用于管理发出文件的登记和签收，参考收件登记表的制作方法，将收件改为发件即可制作发件登记表。
03 返回工作表，在A3单元格中输入“120001”。将光标移动到A3单元格右下角，当光标呈
形状时，按住鼠标左键拖动至A11单元格。
04 释放鼠标左键，单击出现的“自动填充选项”按钮，在打开的子菜单中选择“填充序列”选项。
操作技巧
通过拖动填充柄输入有规律的数据：在起始单元格中输入数据，如在A3单元格中输入“120001”，在下一个单元格中输入规律的数据，如在A4单元格中输入“120002”，然后选中A3∶A4单元格区域，将鼠标指针移到A4单元格右下角的填充柄上，当鼠标指针变为
形状时按住鼠标左键不放并拖动至需要的位置，释放鼠标即可。
05 选中F3:F11单元格区域，切换到“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮，为单元格区域设置数据有效性。
06 弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“秘书处，行政部，人事部，客服部，财务部，销售部”，各部门间用英文状态下的逗号隔开。
07 切换到“输入信息”选项卡，勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框。在“标题”文本框中输入“收件部门”，在“输入信息”文本框中输入“请在以下部门中选择”。
08 切换到“出错警告”选项卡，勾选“输入无效数据时显示出错警告”复选框。在“标题”文本框中输入“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入“不存在该收件部门！”。设置完成后单击“确定”按钮即可。
09 返回工作表，选中A3单元格，可以看到其周围出现了提示信息，单击该单元格右侧出现的下拉按钮，即可在弹出的下拉列表中选择需要输入的收件部门。
10 使用相同的方法，为“保密级别”列设置数据有效性，其中保密级别分为4个等级，最高为“1”，最低为“4”。
11 在“收件登记表”中输入数据信息并适当调整行高和列宽。
12 选中E3:E11单元格区域，在“开始”选项卡的“样式”组中单击“条件格式”下拉按钮。在打开的下拉菜单中单击“新建规则”命令，打开“新建格式规则”对话框。
13 在“选择规则类型”列表框中单击“只为包含以下内容的单元格设置格式”选项，在“只为满足以下条件的单元格设置格式”栏中，依次选择“单元格值”、“等于”，并输入“1”。单击“格式”按钮。
14 弹出“设置单元格格式”对话框，在“字体”选项卡中设置“字形”为“加粗倾斜”，“颜色”为深蓝。
15 切换到“填充”选项卡，设置单元格背景色。设置完成后单击“确定”按钮。
16 返回“新建格式规则”对话框，在“预览”窗口中可以看到条件格式设置后的效果，单击“确定”按钮即可完成设置。
17 使用上面的方法为各保密级别设置条件格式，完成后的效果如下图所示。
18 选中H2和H3单元格，合并单元格，输入“收件总数”，适当调整行高和列宽，并对字体、字号等进行设置。
操作技巧
快速设置条件格式：选中需要设置条件格式的单元格区域，在“开始”选项卡的“样式”组中单击“条件格式”下拉按钮，在打开的下拉菜单中根据需要选择系统内置的条件格式规则和样式即可。
19 选中H4和H5单元格，合并单元格。然后在“开始”选项卡的“编辑”栏中单击“求和”下拉按钮。在打开的下拉菜单中选择“计数”选项。
20 此时，在H4单元格中出现计数函数“COUNT”的函数式，并在工作表中出现一个虚线框，该虚线框显示了函数参数所在的单元格区域。选中A3:A11单元格将其设置为函数参数，然后按下“Enter”键，即可显示出总收件数。
21 选中H4单元格，进行适当的格式设置，即可完成“收件登记表”的制作。
1.1.3 资料借阅管理表
很多企事业单位拥有自己的档案室，专门负责档案资料的管理。员工想要查看这些资料，需要到档案室按规定借阅。“资料借阅管理表”用于登记资料的借阅情况，便于档案室资料的管理，避免资料丢失。
下面介绍制作“资料借阅管理表”的具体操作方法。
01 新建一个名为“资料借阅管理表”的工作簿，将其保存为“Excel启用宏的工作簿”格式（后缀名为“.xlsm”）。在工作表中输入基本项目，并适当设置格式，如右图所示。
02 默认情况下，为保证系统安全Excel 2010会禁用宏，为了能够制作并使用“资料借阅管理表”需要启用宏。切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令。弹出“Excel选项”对话框，切换到“信任中心”选项卡，单击“信任中心设置”按钮。
03 弹出“信任中心”对话框，切换到“宏设置”选项卡，选择“启用所有宏（不推荐；可能会运行有潜在危险的代码）”单选项。单击“确定”按钮，返回“Excel选项”对话框。单击“确定”按钮即可启用宏。
04 为了在工作表中添加控件，需要使用“开发工具”选项卡的功能。在Excel 2010中，默认情况下“开发工具”选项卡并不显示在功能区中。需要打开“Excel选项”对话框，切换到“自定义功能区”选项卡，在右侧的“自定义功能区”栏的“主选项卡”组的相应列表框中勾选“开发工具”复选框，然后单击“确定”按钮即可。
05 切换到“开发工具”选项卡，在“控件”组中单击“插入”下拉按钮。在打开的下拉菜单中单击“表单控件”栏的“按钮（窗体控件）”选项。
06 此时光标呈
形状，按住鼠标左键拖动绘制按钮，到适合的位置释放鼠标左键。此时弹出“指定宏”对话框，单击“确定”按钮。
07 返回工作表可以看到绘制了一个按钮控件，将光标定位到按钮中，重命名按钮。
08 用上面的方法，在工作表中绘制“删除记录”、“查询资料”等按钮控件。右键单击控件按钮，此时在按钮四周出现八个控制点，用鼠标拖动适当调整其大小和位置。
09 在A1单元格中输入“资料总数”。在A2单元格中输入计数函数公式“=COUNT (A9:A19)”，然后按下“Enter”键确认。
10 右键单击“借阅登记”按钮控件，在弹出的快捷菜单中单击“指定宏”命令，为该按钮设置功能程序。
11 弹出“指定宏”对话框，单击“新建”按钮。
12 此时弹出Microsoft Visual Basic编辑窗口，在代码编辑窗口中输入程序代码，如下图所示。输入完毕后单击“保存”按钮。
13 右键单击“查询资料”按钮控件，在弹出的快捷菜单中单击“指定宏”命令，为该按钮设置功能程序。此时弹出“指定宏”对话框，单击“新建”按钮。
14 此时弹出Microsoft Visual Basic编辑窗口，在代码编辑窗口中输入程序代码，如下图所示。输入完毕后单击“保存”按钮。
15 右键单击“删除记录”按钮控件，在弹出的快捷菜单中单击“指定宏”命令，为该按钮设置功能程序。此时弹出“指定宏”对话框，单击“新建”按钮。
16 此时弹出Microsoft Visual Basic编辑窗口，在代码编辑窗口中输入程序代码，如下图所示。输入完毕后单击“保存”按钮。然后关闭该窗口即可。
17 返回工作表，右键单击“借阅登记”按钮控件，在弹出的快捷菜单中单击“设置控件格式”按钮。弹出“设置控件格式”对话框，根据需要进行设置，完成后单击“确定”按钮即可。
18 返回工作表，即可看到设置控件格式后的效果。用同样的方法设置“查询资料”和“删除记录”按钮控件。
19 返回工作表可以看到“资料借阅管理表”模板已经制作完成。在“资料登记与查询”栏的A6:G6单元格区域中输入相应数据，然后单击“借阅登记”按钮控件即可将其录入到“资料管理记录”区域。在A6:G6单元格区域中输入“编号”或“名称”，然后单击“查询资料”按钮控件，即可查找到所需的资料信息。单击“删除记录”按钮，即可清空A6:G6单元格区域中的数据。
