第一节 表格制作工作量真有那么大吗

作为财务人员，我们的日常工作除了账务处理外，大量时间都会与表格打交道。我们应该都有此经历：每个月总有那么几天，心情总是湿漉漉的，一到下班时间，其他部门的同事一脸幸福地拎包走人，而我们却还在不见天日地埋头做着各种报表。甚至在节假日，我们也是要么在做报表，要么就在赶回办公室做报表的路上，真应了网上那段子：

春眠不觉晓，我在做报表；锄禾日当午，汗滴做报表；夕阳无限好，还在做报表；举头望明月，低头做报表……洛阳亲友如相问，就说我在做报表；众人寻我千百度，蓦然回首，发现我在灯火阑珊处——做报表！

真够悲催的！

“Excel”本意是“优于、胜过”，Excel作为微软Office办公套件之一，的确胜过市面上所有的同类软件。按理说，经常做报表的表哥、表妹使用Excel的熟练程度也应该“优于、胜过”其他人，在工作效率上应该“一可赛二”，但大部分人却还是只能谦虚低调地说“伊可赛偶”，原因是什么？

我们是否反思过：日常工作中，数据分析和表格编制的工作量真有那么大吗？有没有存在“没有困难，制造困难也要上”的情形？我们的表格从字段设置、行列布局、数据格式设置，还有数据分析流程、个人的Excel操作习惯，这其中各个环节是否存在什么问题？有没有可优化的地方？

我们先来看一下国内人气最旺的Excel学习论坛club.excelhome.net（本人就是在该论坛学习成长的）官方微博的一则微博信息：

如果这是一张规范的表格，用AVERAGE函数、MAX函数及MIN函数1分钟之内就可完成统计，现在你用手工统计的话可能要花5分钟、10分钟，甚至更长。当然，如果你对Excel比较熟练，对这种不规范的表格，也可以使用“分列”功能对各列数据的姓名和分数进行分割，迅速整理成规范的表格再进行统计分析，效率也比手动计算要高得多。

【链接】数据整理的具体方法请参见本书第二章第一节“正本清源：不规范表格及数据的整理技巧”。

也许你会说，像这种把Excel当Word用只是极端案例，不具有普遍性，并不能代表咱们表哥、表妹的真实水平，也并不是我们加班熬夜的主要原因。那么，我们再来看一个更具有普遍性的例子。

看到这个表格，大家是不是有似曾相识的感觉？初看之下，感觉销售合同台账设计得还蛮不错的，按月合计，还有商品颜色分类，付款方式等备注得也很清晰。真的是这样吗？

假设现在是12月，财务经理要求销售会计对今年的订单情况做一个分析，要求分析订单金额前十名客户的订单金额、构成比例，最畅销的前五个商品及其构成，畅销商品中最畅销的颜色。要求销售会计一个小时内提交分析结果！最后，财务经理还轻描淡写地加了一句：“哦，还有，你另外再加个同比分析。”

如果你就是这名销售会计，听了财务经理布置的工作是什么样的感觉？是不是要崩溃了？是不是觉得财务经理有点不通人情？两年一两千份合同呢，这么大的数据量怎么可能一个小时之内完成？这不是故意刁难吗？！

那么，你认为完成这个分析需要多长时间？三个小时？一天？还是两天？就图1-2来讲，要在一个小时内做完分析工作的确是不可能完成的任务，能在一天内搞定都算高效了。因为这表格的设计和数据格式都存在诸多的问题，比如：表头使用合并单元格、多行标题、日期不规范、同一合同使用合并单元格、同一单位使用不同简称、清单中使用小计合计、记录之间有空行等，这些看似无伤大雅的小问题，都会导致无法使用Excel的数据透视表功能进行快速分析。

反之，如果表格设计合理、数据规范，那么使用数据透视表功能一二十分钟就能轻松搞定，具体方法详见第三章数据透视表部分。

本来十分钟就可完成的工作却要花一天,还不一定能完成！这就是大部分财务人员经常加班的原因之一！所以难免会出现网络段子所描述的情况了：

一个Excel表格，足足搞了两天，三番四次，五易其稿，六神无主很生气，七上八下心不安，久久折腾到崩溃，十分挑战人格分裂极限！！

上面两个例子都是因为表格设计不规范，导致我们“没有困难，制造困难也要上”，不仅数据处理效率低下，还费力不讨好，常被领导批。