第7章 建立有效的工作计划系统(1)
一个实验
如果说可执行的战略指明了组织未来发展的方向，那么工作计划系统则是为组织成员朝着组织发展的方向前进提供了具体的指导。它的目的是将战略细化成可执行的任务，并将任务分配到合适的员工并确保每个员工理解个人任务与企业战略的联系，如果仅仅有方向性的口号，而期待员工去自行理解和筹划行动，将很容易产生大量浪费以及执行偏差。
曾经有人做过这样一个实验：组织三组人，让他们沿着公路步行，分别向1万米外的三个村子行进。
甲组不知道去的村庄叫什么名字，也不知道它有多远，只告诉他们跟着向导走就是了。这个组刚走了两三千米就有人叫苦了，走到一半时，有些人几乎愤怒了，他们抱怨为什么要大家走这么远，何时才能走到。有的人甚至坐在路边，不愿再走了，越往后走，人的情绪越低，七零八落，溃不成军。
乙组知道去哪个村庄，也知道它有多远，但是路边没有里程碑，人们只能凭经验大致估计需要走多长时间。这个组走到一半时才有人叫苦，大多数人想知道他们已经走多远了，比较有经验的人说：“大概刚刚走了一半儿路程。”于是大家又一起拥着向前走。当走到3／4路程的时候，大家的情绪又开始低落，觉得疲惫不堪，而路程似乎还长着呢！当有人说快到了的时候，大家又振作起来，加快了脚步。
丙组最幸运，大家不仅知道所去的是哪个村子，它有多远，而且路边每1000米处都有一块里程碑。人们一边走一边留心看着里程碑，每看到一个里程碑，大家便有了一阵小小的快乐。这个组的情绪一直很高涨，走了七八千米以后，大家确实觉得都有些累了，但他们不仅不叫苦，反而开始大声唱歌、说笑，以消除疲劳。最后的两三千米，大家越走情绪越高涨，速度反而加快了，因为他们知道，他们要去的那个村子就在眼前了。
这个实验说明，只是指明前进的方向并不会导致高效率的行动，明确的计划包括规定明确的目标，使组织的成员知道自己的行动与目标之间的关系，组织成员的行动热情会得到维持与加强，人们会自觉地克服一切困难，努力实现目标。计划工作对组织执行力的重要性有效的计划工作可以实现四个重要的作用：更好应对不确定性和情况变化；使注意力集中于目标；达到经营效率的提高；有利于控制。
1.更好应对不确定性和情况变化
未来的不确定性和情况的变化使计划工作成为必需。正如一个航海者不能在确定了航行路线以后就不再掌舵了一样，企业的管理人员也不能一旦确立了目标就把事情搁置不管。未来的事情是很少能确定的。决策所设想的未来结果离现在越远，其确定性也就越少。一个行政主管人员可能会非常肯定预计在未来一个月的时间内，订货、成本、生产能力、可用的现金数量以及有关企业环境的其他一些因素将会处于一个预定的水平。但是，一些不确定性因素，如一场火灾，一次意料不到的罢工，就会使这些预计改变。时间越短，这些不确定性情况的出现的可能性越小，但是在一个相对较长的时期内，这种不确定性情况出现的可能性就越大。而计划工作可以通过预见这种可能性而使企业能够采取相应措施，从而使不确定性情况出现导致的损失尽可能地降低。
2.使注意力集中于目标
由于所有的计划工作都是为了实现组织的目标而进行的，所以计划工作应该使注意力集中在这些目标上。考虑周密的总体计划使各部门的工作统一起来。由于有了计划工作，典型的埋头于当前的日常事务的主管人员不得不通过计划工作去考虑未来，甚至为了有利于实现他们的目标不得不去考虑定期修改和扩大计划的需要。
3.达到经营效率的提高
计划工作由于强调经营效率和各个部门工作的协调一致，使生产费用降到最低限度。它用共同的目标、明确的努力来代替不协调的、分散的活动，用均匀的工作流程来代替不均匀的工作流程，以深思熟虑的决策来代替草率匆忙的判断。
4.有利于控制
主管人员如果没有既定的目标和规划作为测定的尺度，他就无法检查其下级任务的完成情况。如果没有计划工作标准，那就无法进行控制工作。
正是由于计划工作的上述作用，因此提高了组织经营效率，保证了组织目标实现，是组织执行力的一个重要的保障系统。有效工作计划系统的构成要素战略指明了组织发展的方向，工作计划系统将战略方向细化成可执行的任务，给组织成员以明确的指导，在这细化过程中，主要是要细分成三项组成部分：目标，程序，预算。
另外，工作计划系统要正确有效，必须建立在正确的前提假设条件基础之上，这也是有效工作计划系统的重要组成部分。有效工作计划系统的构成要素是：
1.拟订正确统一的计划前提假设；
2.发挥目标管理的作用；
3.划分合适的程序；
4.制订可执行的预算。
拟定正确统一的计划前提假设
计划工作要发挥作用，取得效果，必须建立在正确的前提假设条件基础之上。这些前提条件包括：说明事实性质的预测资料，适用的基本政策和现行的公司计划。计划工作的前提条件就是假设，换句话说，就是计划实施过程中的预期环境。一个企业的外部环境是极为复杂的，即使是一个组织的内部环境，在草拟计划时也必须对其进行仔细地考虑。因为，负责计划工作的人员对计划的前提条件了解得越透彻，并且能始终如一地运用它，那么，企业的计划工作也将做得更加协调。
预测在计划工作的前提条件中是十分重要的，一些重要的问题，如，将来的市场是什么样子？产品的销售情况将会怎样？生产成本会是多少？工资率将会提高多少？有哪些新建的工厂将会开工？这些问题都需要企业做出很好地预测，才能使计划工作富有效率。
如果组织的管理人员使用不同的计划工作的前提，这是很有可能的事情，因为各个部门不可避免的将会从自己本部门的利益角度出发。这种状况下的计划工作将不能协调一致，会出现混乱的局面。因此，应该有一个一致同意的、始终如一的运用的前提。为了做好计划工作，必须要有对未来统一的标准，即使这个标准包括好几套前提，也要根据每套前提来制定各自不同的计划。在一定时期内，要使组织各要素之间达成协调一致，实行的计划只能采用一套前提。
既然统一的计划前提对于计划工作如此重要，那怎样确保从组织的高层人员到下级管理人员都会采用一样的计划前提假设呢？一个有效的办法是集体讨论，让参与计划工作的每个人员发表意见，最终经过讨论使大家达成一个都可以接受的前提。发挥目标管理的作用目标表示最终成果，它是指导组织和成员活动的最终目的。当组织及其成员的作为有明确的目标，并且把自己的行动与目标不断地加以对照，能清楚地知道自己行进的速度和不断缩小达到目标的距离时，组织成员就会克服一切困难，努力达到目标。这就是有效的目标的一种提纲挈领的作用。另外，目标作为人们行动的未来结果，一旦实现，就能够给组织的成员带来某种意义和心理上的满足。
因此，目标本身就构成了一种诱因，管理者如果能够恰当地设置目标，就可以起到激励的作用。
1.目标的分解
目标要发挥作用，应该对其进行分解，管理层的工作是要将环境的不确定性减弱成可管理的权变因素。它是沿着组织战略指引的方向，通过设定具体的目标来完成这项工作的。在分解过程中，总目标应该从两个角度进行分解，一是进行纵向分解，即把这些具体的目标分解成不同的层次；一是横向分解，即把任务和责任进行分担。一个小例子可以很好地说明目标分解的作用。
如，某公司在一次植树活动中，要求100人在3天之内植完3000棵树。前两天没有将总任务进行分工，结果大家都乱哄哄的，窝工现象严重，效率十分低下，两天时间才完成总任务量的50％。第三天，为了保证计划的完成，组织者便尝试着将100个人分成20个组，每组5人。这5个人也有分工，或者挖坑，或者栽树，或者浇水等，同时规定，以小组为单位完成任务者即可收工。另外，植树工具也按组分配，结果效率大增，竟然有一个组在一上午的时间内就将任务完成，回家了。
要使分解的目标在提高组织执行力中发挥作用，分解后的目标应该具有（以下英文单词的打头字母SMART）的特征：
具体的（Specific）。具体是指目标的内容是明确的，它既指组织中的每一任务都有具体的成员负责，也指组织中的每一成员都有具体的任务做。即“人人有事干，事事有人管”，使受控的状态精确到每个人，每件事。
可测量的（Measurable）。可测量的是指目标的实现与否是可以衡量的，这为衡量组织成员的业绩，目标的实现程度奠定了基础，也为采取控制措施，激励手段保证目标的实现创造了条件。
可实现的（Attainable）。可实现的是指为组织及其成员制定的目标是可以达到的，具有可行性。通常这个可实现性是指组织及其成员通过努力可以实现，因此，当组织以及组织成员在积累了一定的经验以后，组织可实现的目标将不断提高。
相关的（Relevant）。相关的是指组织分解后的目标对于总目标的实现是相关的，当分解后的目标实现了以后，总目标也将实现。
可追踪的（Trackable）。可追踪是指对组织及其成员的目标的实现情况可以比较方便地掌握情况。这样的话，在实现组织目标的过程中，当有偏差出现的时候，可以迅速地找到原因，采取措施，加以更正。
在具体执行过程中，低层管理者应该将组织的目标演绎成更为具体的目标，并且是短期的。通常，为实现一些“看得见”的目标，工作起来总是容易一点，组织成员需要确切地知道组织期望的结果是什么，而管理者的着眼点在于激励组织成员加倍努力，为实现组织的目标服务。
2.如何发挥目标的作用
为了最大限度地调动组织成员的积极性和创造性，需要在以下几方面作出努力：
第一，坚持员工参与制定目标。员工亲自参加目标的制定，会感到自己为企业的总目标的实现“身负重任”，从而以极大的热情投入到工作中，实现自己制定的目标。
所以，参与目标制定本身就是一种激励，一定的条件下，这种精神激励的作用往往大于经济的激励作用。
第二，坚持个人目标与总目标相结合。把个人目标与组织总目标结合起来，实质上是把个人利益与组织利益结合起来。强调组织的利益并不是不顾个人的利益，应该把二者很好地结合起来，使得个人的利益的实现意味着组织利益的实现，而组织利益的实现也意味着个人会得到更多的利益。这样，更有助于增强每个员工实现总目标的动力。
第三，坚持“目标二权利”的原则。这要求管理者在实现目标的过程中，给予下属足够的信任，尽量下放权利，使下级实行自我管理。权利与责任是联系在一起的，在接受一定权利的同时，也承担了一定责任。使下属在目标实施过程中，一方面能够充分发挥自己的主动性、创造性来分析、解决出现的困难和问题；另一方面意识到身上的责任，从而经常自觉地对照自己的目标检查实施活动。
第四，坚持自我测评。通过员工自我测评，可以使员工能够确认自己的工作成果，发现工作中的价值和兴趣，并在目标达到后享受到胜利的满足感。即使是对于没有实现目标的员工，通过总结经验教训，也能激发一种自我提高的强烈愿望。一个有执行力的模式：0EC管理法我国有许多企业通过有效的目标管理实现了组织效率的提高，海尔集团就是一个很好的例子，它在成立以来的飞速发展可以说是来自于其有效的OEC管理模式。
OEC管理方法也叫日清日高管理法，它是英文OverallEveryControlandClear的缩写，其含义是全方位对每人、每天所做的每件事情进行控制和清理，并要求每天都有所提高，做到“日事日毕，日清日高”。具体的讲：就是企业每天所有的事情都要有人管，做到管理不漏项；所有的人均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项，按规定的计划执行，每日把实施结果与计划指标进行对照、总结、纠偏，达到对事物发展的过程日控，事事控制的目的，确保事物向着预定的目标发展。