第9章 砍掉采购成本，一定要知道的20个绝招(3)

其次，对需改进的供应商，采购主管负责对供应商提出改善要求，改善效果明显的，经验证可保留在合格供应商名册中。

最后，对多次要求改善而没答复、没行动、没有改善的供应商，评审小组可将此供应商从合格供应商名册中删除。

许多采购企业对某些重要材料过于依赖同一家供应商，以致只有唯一的一家供应商，或者该供应商受到强有力的专利保护，任何其他商家都不能生产同类产品，或许采购企业已被"套住"，因为另寻门路不划算，陷于进退维谷的两难境地。这时供应商往往能左右采购价格，对采购企业施加极大的影响，使采购企业已落入供应商垄断供货的控制之中。这时采购企业应采取积极的反垄断措施，摆脱供应商的控制。

用集中采购法来降低采购成本

1.集中采购可降低成本的原因

集中采购是指在企业或专门机构的统一组织下每年在一定时间内将众多采购部门的采购计划进行集中、整合形成一个统一的采购计划，由统一组织与供应商进行洽谈，统一完成采购的采购方法。这种战略采购方法通过对企业的生产性原料或非生产性物品进行集中采购规划和管理，可以提高议价能力，降低企业采购成本。

（1）集中采购按照公开、公平、公正的原则进行交易，其透明性强，企业无需给掌握采购大权的人物请客、送礼、回扣等不必要的开支，从而减少了企业的成本。

（2）集中采购制度，有利于促使企业采用新工艺、新技术以及加强内部管理等措施降低产品及服务成本，只有成本降低了才能在竞争中取得优势。

（3）随着成本的降低，企业的产品和劳务价格也随之降低，可以节约资金。

（4）引进竞争机制，降低采购成本。在分散采购中，由于采购时间和采购渠道的不同，同一种商品的价格可能有很大差异。集中招标采购克服了分散采购中地域的局限性，使企业能够在供应商的竞争中，选择价格更低、质量更好、服务更优的商品。

（5）集中采购可将各部门的需求集中起来，通过采购数量上的增加形成规模采购，采购单位便可用较大的采购量作为砝码得到较好的数量折扣价格，从而降低采购方的采购成本。

（6）规格标准化后，可取得供应商标准品的优惠价格，库存量可以相对降低，从而节省库存费用。

集中采购的特点与适用范围

不过集中采购也有一些缺陷，它的专业性较强，责任重大，通常手续较为复杂，采购的过程也较长，因此适用于大宗采购。

2.集中采购的作业流程

（1）各部门根据采购需求填写采购申请。

（2）汇总采购申请，对采购申请进行审核。

（3）在分析国内外形式和竞争对手的基础上，制定集中采购策略。

（4）在考虑销售和生产现状的基础上，制订采购计划。

（5）根据现有的库存、市场供应的信息，来相应地进行采购管理工作。

（6）选定供应商，签订采购订单。

（7）执行采购计划，进行结算。

集中采购的作业流程是环环相扣的，每一环节都是下一环节的基础，都有不可替代的作用，每一环节都应加以足够的重视。

通常，集中采购可以采取集中招标采购、询价采购、谈判采购等方式。虽然形式看起来简单，但却涉及多个部门的利益调整，需要制定一系列切实可行的制度加以规范，如确定采购范围、确定采购方式等健全的管理制度和操作程式，以推动集中采购的制度化、规范化。

用联合采购法降低采购成本

1.联合采购的优缺点

联合采购策略就是汇集同业或关系企业的需求向同一供应商订购。其模式有：某一地区的小企业组成的联合采购；由某一供应商牵头组织的联合采购；某一协会组织（如五金商品协会）组织的联合采购。随着竞争的日益激烈，企业在采购过程中实施联合将成为企业降低成本、提高效益的重要途径之一。

联合采购的优缺点

2.联合采购的适用范围

（1）进口管制下发生紧急采购。这是指在政府管制货品进口的情况下，一旦国内数量供不应求时，需要紧急向国外采购，因此政府核配特定的进口数量，并由业者分发。但有些分配数量较小的厂商，无法引起国外供应商报价的兴趣，因此必须"积少成多"，进行联合采购。

（2）卖方市场，买方势单力薄。卖方经常利用买方势单力薄，各个击破，造成竞购的现象而坐收暴利。因此买方必须"同仇敌忾"，联合起来成为一个大的买主，以获得谈判上的优势。

3.联合采购的步骤

联合采购的步骤

用招标法降低采购成本

竞争性招标也叫公开招标，是指招标人在报刊、电子网络或其他媒体上刊登招标公告，吸引众多供应商参加投标竞争，招标人从中择优选择中标单位，邀请几个乃至几十个投标人参加投标，通过多数投标人竞争，选择其中对招标人最有利的投标人完成交易，它属于兑卖的方式。

1.竞争招标的特点

竞争性招标采购有一套完整的、统一的程序和国际通行的规范，这套程序和规范不会因国家、地区和组织的不同而存在太大的差别。一个完整的竞争性招标过程由招标、投标、开标、评标、合同授予等阶段组成。

竞争招标的优缺点

（续表）

2.竞争招标的程序

（1）招标。准备招标文件是非常关键的环节，它直接影响到采购的质量和进度。招标文件至少应包括以下内容：

其一，招标须知。

其二，投标须知。投标须知是制定具体的投标规则，包括：供应商的资格、产品的原产地要求、投标文件的内容、评标标准和方法、标书格式和投标保证金要求、招标程序及有效期、截标日期、开标时间和地点等。

其三，合同条款。合同条款主要包括权利和义务、运输、保险、验收程序，价格调整程序，付款条件程序，合同中止程序，违约情况的处理规定，争端的解决方法，适用法律的规定，有关税收的规定等。

其四，技术规格。技术规格是招标文件和合同文件的重要组成部分，它包含了所要采购商品的标准要求。技术规格也是评标的关键依据之一，如果技术规格制定得不明确或不全面，不仅会影响采购质量，也会增加评标难度。

另外，在正式组织招标以前，要对供应商的资格和能力进行预先审查。通过资格预审，把供应商的范围尽量地缩小，确保供应商的质量，提高采购单位的工作效率。

资格预审通告发布后，采购单位应立即开始发售资格预审文件，并在规定的期限内接受供应商提交的资格预审申请书，截止期后提交申请书一律拒收。

采购单位在规定的时间内，按照通告中规定的标准和方法，对提交资料预审申请书的供应商的资格进行审查。通过审核的供应商可以参加投标。

（2）投标。投标是投标人接到招标通知后，根据招标通知的要求填写招标文件，并将其送交采购机构的行为。在这一阶段，供应商所进行的工作主要有：申请投标资格，购买标书，考察现场，办理投标保函，算标，编制和投送标书等。

（3）开标。开标是采购机构在预先规定的时间和地点将投标人的投标文件正式启封揭晓的行为。开标时间和开标地点在招标通告中公布，开标由采购机构组织进行，一般是在所有投标人参加的情况下并在公证机构的监督下进行，在这一阶段，采购人员要按照有关要求，注意揭开每份标书的封套，按照投标书的先后顺序，将所有的投标书当众启封，开标结束后，还应由开标组织者编写一份开标会议纪要。

（4）评标。评标是采购机构按一定的程序和要求，对每封投标书中的交易条件和技术条件进行综合评价，并评出中标候选人的过程。评标是采购方的单独行为，由采购机构组织进行。在这一阶段，采购人员要进行的工作方式主要有：审查标书是否符合文件的要求和有关规定，组织人员对所有的标书按照一定的方法进行比较和评审，就初评阶段被选出的几份标书中存在的某些问题要求投标人加以澄清，最终评定并写出评标报告等。

（5）决标。决标是采购机构经过分析，从候选人中确定中标人的过程。决标是采购机构的单独行为，但需由使用机构或其他人一起进行裁决。在这一阶段，采购机构所要进行的工作有：决定中标人，通知中标人其投标已经被接受，向中标人发出授标意向书，通知所有未中标的投标人、并向他们退还投标保函等。

（6）授予合同。授予合同习惯上也称签订合同，中标人接到中标通知以后，在规定的时间内与业主签订承包合同，并递交履约保证书。在这一阶段，通常双方对标书中的内容进行确认，并根据标书签订正式合同。为保证合同履行，签订合同后，中标的供应商或承包商还应向采购人或业主提交一定形式的担保书或保证金。

在招标采购中，出现了下列情况之一的，应予废标：未按要求密封的；未加盖投标人公章，也未经法人代表签字的；符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质性响应的供应商不足三家的；未响应招标文件实质性要求和条件的；弄虚作假，与其他投标人串通报价的；出现影响采购公正的违法、违规行为的；投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；因重大变故，采购任务取消的。

废标前，应冷静分析再做决定，如果废标后重新组织采购可能浪费比预算更多的资金时，就要谨慎做决定了。废标后，招标人应将废标的原因通知所有人，同时应当重新组织招标；需要采取其他方式采购的，应当在采购活动开始前获得本级政府采购监督管理部门或者政府有关部门批准。

用买断采购法降低采购成本

如果商品能够吸引消费者，具有广阔的销售空间，销售量就能保持在一个很高的位置，就可以采用买断采购。采用这种方法往往可以获得很高的利润。因此，"稳定的超大销售量"是采用买断采购法的必要条件。

1.注重市场调研，把握市场行情

买断商品前，企业要对销售市场做好详细的调查研究工作，预测销售价格、商品数量、回款日期、商品买入价格之间的关系，衡量所有可能的情况下获利如何，然后按取得利润最大值的计划实施。随着企业互联网的普遍利用，不少企业把商品信息存入计算机进行分析，实现了合同管理的信息化，这就给企业决策部门随时根据进货情况审查存货，及时调整采购计划提供了方便条件。

2.确定销售利润

供应商可根据以下公式分析销售利润，以便及时调整价格：

V=（P-B）×N-X×B×N×6%÷360

式中：

V--销售利润；

P--销售价格；

B--商品买入价；

N--销售商品数量；

X--回款日期；

6％--年贷款利率。

3.签订报价条款，有效规避风险

买断合同签订时，一般商品的买入价B已经确定，但销售价格、销售商品数量和回款日期三者互为变化，相互影响，它们之间的关系是P与B成反比，P与X成正比。也就是说，销售量越大，销售价格呈下降趋势，预计回款期越长，销售价格应越高。当然，销售数量在一定范围内变化对进货价也有同样的影响，企业应经常利用大经销身份，在销售价格下降时，将信息及时反馈给生产厂家，使生产厂家准确地了解市场情况，及时合理地调整销售价格，同时在买断代理协议中签订保价条款，协议期内供货价格遇涨不涨、遇降则降，这样企业可以有效地降低风险。

4.制定最佳采购策略，进行批量采购

在商品的采购需要量稳定、货源充足、商品单价和运费率固定、仓储和资金条件不受限制的情况下，可采用经济批量采购的方法。经济采购批量也称最佳进货批量，它是指在一定时期内进货总量不变的条件下，使采购费用和储存费用总和最小的采购批量。如果供货单位实行批量作价，进货单位可采用不确定性经济采购批量法确定采购次数、采购时间和采购批量。先计算在不同区间价格幅度内的经济批量，再对不同区间价格内的采购批量进行取舍，然后计算各区间内对应于各经济批量的总费用并进行比较，最后确定最佳采购政策。

用准时化采购法降低采购成本

准时化采购法就是把合适的数量、合适质量的物品，在合适的时间供应到合适的地点，能够最好的满足用户需要。准时化采购不但能够更好地满足用户需要，而且可以极大地消除库存、最大限度地消除浪费，从而极大的降低企业的采购成本和经营成本。

企业如何实施准时化采购模式呢？可以遵从下面具体方法。

1.创建准时化采购班组

准时化采购班组的作用，就是全面处理准时化有关事宜。要制定准时化采购的操作规程，协调企业内部各有关部门的运作、协调企业与供应商之间的运作。班组人员由企业采购供应部门有关人员、本企业以及供应商企业的生产管理人员、技术人员、搬运人员等共同组成。一般应成立两个班组：一个是专门处理供应商事务的班组，该班组的任务是培训和指导供应商的准时化采购操作、衔接供应商与本企业的操作流程、认定和评估供应商的信誉、能力，与供应商谈判签定准时化供货合同，向供应商发放免检签证等；另一个是专门协调本企业各个部门的准时化采购操作、制定作业流程、指导和培训操作人员、进行操作检验、监督和评估。这些班组人员对准时化采购的方法应有充分的了解和认识，必要时要进行培训。

2.制订准时化采购计划

企业要有针对性地制定采购策略，制定出具体的分阶段改进当前传统采购的措施，包括减少供应商的数量、供应商的评价、向供应商发放签证等内容。在这个过程中，企业要与供应商一起商定准时化采购的目标和有关措施，保持经常性的信息沟通。

3.精选优秀供应商并建立伙伴关系

供应商和企业之间互利的伙伴关系，意味着双方充满了一种紧密合作、主动交流、相互信赖的和谐气氛，共同承担长期协作的义务。在这种关系的基础上，发展共同的目标，分享共同的利益。企业可以选择少数几个最佳供应商作为工作对象，抓住一切机会加强与他们之间的业务关系。

4.进行试点工作

企业可以先从某种产品、某条生产线或是某些特定原材料的试点开始，进行准时化采购的试点工作。在试点过程中，取得企业各个部门的支持是很重要的，特别是生产部门的支持。通过试点总结经验。

5.搞好供应商培训，确定共同目标

准时化采购是供需双方共同的业务活动，单靠采购部门的努力是不够的，需要供应商的配合，只有供应商也对准时化采购的策略和运作方法有了认识和理解，才能获得供应商的支持和配合，因此，需要对供应商进行教育和培训。通过培训，大家取得一致的目标，相互之间就能够很好地协调做好采购的准时化工作。

6.给供应商颁发产品免检证书