第11章 管理要抓大放小，切忌眉毛胡子一把抓(1)

抓大放小，坚持要事第一

有一则故事叫“冠军与苍蝇”，也许能让领导们有所感悟。

1965年9月17日，世界台球冠军争夺赛在美国纽约举行。

路易斯·福克斯的得分一直遥遥领先，只要再得几分便可稳拿冠军了，可就在此时，他发现一只苍蝇落在主球上，他挥手将苍蝇赶走了。可是，当他俯身击球时，那只苍蝇又飞了回来，他起身驱赶苍蝇。但苍蝇好像有意跟他作对似的。他一回到球台，它就又飞到主球上来，引得周围的观众哈哈大笑。

福克斯的情绪坏到了极点，终于失去了理智，愤怒地用球竿去击打苍蝇，球杆碰到了主球，他因此失去了一轮机会。福克斯方寸大乱，连连失利，而对手约翰·迪瑞越战越勇，最后夺走了冠军的头衔。

在管理上可能会碰到相似的难题：每天，纷繁的事情像是一堆苍蝇一样缠着自己。怎么办呢？总要给它们排排顺序吧。成功人士明白，永远先做最重要的。

当美国伯利恒钢铁公司还是一个默默无闻的小公司时，他的老板查理斯·舒瓦普曾向效率专家艾维·利请教，怎样才能更高效地执行计划。

艾维·利于是递了一张纸给他，并向他说：“写下你明天必须做的最重要的各项工作，并按重要性的次序加以编排。明早当你走进办公室后，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其他方法，你也同样无法完成它们，而且若不借助于某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。这个试验你想做多久就做多久，然后给我寄支票吧，你认为值多少钱就给我多少钱。”

1个月后，查理斯·舒瓦普给艾维·利寄去了一张2.5万美元的支票，并附上一封信，信上说，艾维·利给他上了一生中最有价值的一课。5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂之一。

也许你确实很有能力，老板指派的每件事都能出色完成。但是，你不可能一辈子都是听命于人的角色。如果让你独立地、实质性地操作一项多角度、全方位的大事，在纷繁复杂的事务中，你能在千千万万的事物中理出头绪来吗？这就是考验你的时刻。其实，商界大亨亨利·杜哈蒂早就说过：“我只做一件事，思考和安排工作的轻重缓急，其余的完全可以雇人来做。”

善于从诸多的小事中抓住大事并从大事中把握、做好最重要的事情，是我们每个人都应该学习的必修课。人生也是这样，我们总是有太多的事情要做，总会有完不成的任务。我们要选择对自己最重要的事情，然后去努力完成它，实现它。

只是，你知道什么事情对你来说是最重要的吗？事情可以分为很多类别，你一定要学会区分轻重缓急。

有一些事情很重要，但是并不紧急。比如说你那些关于坚持学习、提升能力、锻炼身体等计划，它们看起来可能并不急迫，但这些事情应该是我们人生中的主要事件，因为这类事情可以让我们的人生更成功。前面已经说过，要量化我们每天的工作。对于这类事情，更要如此，规定每天需要完成的部分，然后坚持不懈去做。不要因为这些事情并非迫在眉睫，就避重就轻。真正有效率的人，总是急所当急并且防患于未然的。

另外有一些事情，看起来很急迫但是并不重要。比如说接电话、回复邮件、查找那些不知被我们放在何处的文件等。在这些事情上花的时间是可以避免的，如果朋友跟你煲电话粥，你可以委婉地提醒他自己还要工作，接电话不能太久；把文件资料之类的放置得井井有条，至少自己要知道在哪里，不要满世界去找一会儿要用的文件……学会恰当处理不重要但紧迫的事情，会给你留出更多时间去处理真正重要的事情。

还有一些事情是根本不需要做的，不要以为它们真的重要。一个几乎每天都参加饭局和宴会的经理人说，在分析之后，他发觉至少有1/3的宴请根本不需要他亲自出席。有时他甚至觉得有点哭笑不得，因为主人并不真心希望他出席，他们发来邀请纯粹是出于礼貌，如果他真的接受了邀请，反而会使人家感到手足无措。分析一件事情是不是真的重要，本身就是一件很重要的事情，不可忽视。

记得，不要被别人重要的事情牵着走，而你自己重要的事情却没有做，这会造成你很长时间都处于被动局面。

时间在飞翔，但你就是驾驶员，可以驾驭它。把你每一分每一秒的时间都用在做最重要的事情上面吧！

做事不要大包大揽

在企业里，有些管理者总是把一些应该交给下属去做的事情给拦下来，这种大包大揽的做法，有的是出于管理者的一片热心，有意去帮助一些业务不太熟练的员工；有的是过于谨小慎微，对下属做事缺乏信心，而必须自己亲自出马，才会把事情做得天衣无缝。

许多单位的主管都有这样的想法：“这个单位的效益与成败由我负责，因此我要知道所有下属的工作内容与进度，奖惩与培训也主要由我来做。”

这就是所谓的“集管”观念，意指这个单位所有的事都“集”中由主管来“管”理。依理来说，这个管理原则没有错，否则，人员若都不听主管的调度，或是他们有些工作不让主管知道，那主管又如何才能负责呢？

但是事实上，一项调查显示，单位里每一个成员做的工作，主管是不可能都会做的；主管先知道，先核准，成员才开始工作也是不可能的。

一个人能处理的工作量有限，他不可能包揽所有事务，聪明的管理者应该尽量将工作作适当的分配，这样一来即使他不在的时候，工作也能顺利进行。

一个聪明的领导，会将一些具体的事务或工作交由下属去做或是处理，自己则集中精力思考新的企划方案和考虑改善现状。换句话说，管理者必须做一些计划性的工作。如果管理者整天忙着具体事务而无法为将来作计划，那么什么事情也做不好。如果一个领导把精力放在小问题上，就会忘记自己的任务和目标，会丧失创造力，或者至少会逐渐枯竭。所以我们常常看到，很多领导好像很忙，其实常常都是白忙，他们每天花90%的时间去做对企业只有10%贡献的事，这种缺乏效率的一个主要原因是他们过于注重琐碎的事。

古人云：“君闲臣忙则国必治。”作为企业领导要学会超脱，从繁忙工作中解脱出来，找准那些对全局影响最大、最具决定意义的关键环节，重点突破，重点解决；把那些具体的论证、部署、落实等工作放下，交由下属去做，以免干扰全局和方向。放小是抓大的必要条件，把“小的”放开，“大的”才有灵活的空间。

简化是高效的起点

把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。永远要记住，杂乱无章是一种必须去除的坏习惯。

1．效率从简化开始

在管理者中，有这样两种类型的人：一种是善于把复杂的事物简单化、办事又快又好的人；另一种是善于把简单的事物复杂化、使事情越办越糟的人。当我们让事情保持简单的时候，工作显然会轻松很多。不幸的是，倘若人们需要在简单的做事方法和复杂的做事方法之间进行选择，大部分人都会选择那个复杂的方法。如果没有什么复杂的方法可以利用的话，那么有些人甚至会花时间去把它发明出来。这也许看起来很荒谬，但真有不少这样的事。

我们没有必要把自己的生活变得更复杂。爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单，如果不能更简单的话。”我们不必担心人们会让他们生活中的事情变得太简单。问题刚好相反：有的管理者把他们的工作变得太复杂化，而且还总奇怪为什么他们有那么多令人头疼的事情和麻烦。

2．克服杂乱无章

把事情化繁为简的一个关键是善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像瓶颈堵塞一样，必须打通，否则工作就会“卡壳”，耗费许多不必要的时间和精力。