第14章 让计划成就效率(3)
假如短时间的工作、琐事或职责基本上有以下特征时，你可以把它们放在一起。它们需要：
相同的心理过程、判断或能力；
相同的仪器、场所或设备；
相同的动作、例行公事或程序；
相同的参考资料、方式、信息或接触。
如果你全力按照这个妙方去做的话，你会更有效率而成就也更多。因此不妨找个可以从头到尾处理例行公事的助理替你处理例行公事。比如说，一个律师的助理可以帮助律师准备合约书、做研究、理事和登记档案，并做联络和文书工作。而一个半职业性的助理可以帮助一个合格的会计师做文书工作，写工作报告单和处理其他例行公事。然后，你将可以自由地做你所擅长的事。
随时审视，并分析得失
越密切地注意自己的进展，进展也就越大。就像一个节俭的人要比挥霍成性的人更能省钱一样。
要把这个方法付诸行动，不妨对自己的努力做个记录。把你所做的事情详细记下来，依其性质分类，分配注意力。试着去把花费的精力和所得做一比较。将每天及每周的工作、活动和琐事一一记录，设计方法和技巧，让监督的程度更简单、方便。坚持三个月，再审视你的努力和取得的成果，注意分析其中发生的变化。
不管你用不用时间表，你都应该常常想想付出和收获是否在预计之内。
比如说，每当你准备做一件事时，要这么问自己：“这件事的发展目标有没有价值？我是不是有更具价值的目标呢？”而你该统筹考虑，回答这些问题。
如果你坚持审视自己，并分析得失，你将很快地就注意到改变。你将开始有心去放弃较不重要的计划。你将发展出第六感，感觉真正最重要的工作。
许多专业人员重复地做许多工作，却获得相当少或根本没有进展。比如说，你初次和一位客户见面，可能是想要获得一些信息和建立关系。假如你开始使一张标准化的“初次见面单”去整理问题、评论和叙述，你可能得到的更多。
总之，如果你用心注意的话，大可以在活动中找出标准化的其他用处。
运用直线的时间预定方式
直线的时间预定方式就是让你一次处理一个问题、个案或客户。只要选出你最重要的事，并尽可能地不跟其他事搅在一起。
很显然，你很少在动手做一个计划并把它完成后，才进行另一个计划。
为了要保持成果，你得同时去做很多计划：有些刚开始、有些做了一半，而有些快完成了。所以，你得在每周和每月的时间表上分配时间，以便能够巧妙地处理许多同时进行的计划。
可是，在每日时间表里，这种分配时间的方法会让你陷于苦恼，使你无心长时间地专注于发展，并减低兴趣，甚至疲惫不堪。而每日直线时间计划法能让你得到每件事完成后的满足感，并使你熟悉每个个案，进而能用心思考、计划和做事。
拟出时间表，会帮助你养成安排直线时间的习惯。很快地，你会培养出更用心的能力，而这将使你有更多的精力去做任何计划，从而进步神速。
及早消除损失
这方法在很多场合相当有用，尤其是初次想改善成果或获得更多成就时。方法很简单：只要按照时间表做事。
比如说，假设你今天打算完成三个计划，午餐后，再过目明天早上会议所要的一些重要资料。在完成第一个计划后，正好是十一点，你不可能继续做第二和第三个计划，可是你也许会选择去减少你的损失。这样的话，你只消略过你打算在今天做的计划。而你略过的事，可以晚一点或明天有空时再做。
虽然，这方式不能帮你处理更多的事，但是它能让你跟得上计划表。虽然，在每天或每周的开始会落后，但所预定的整体活动却不会有所影响。因为你跃进的幅度可以补偿你所落后的，所以，只有一两件事受到影响而已。
避免过多计划
该做计划还是不做计划？做得太多占时间，做得太少吃力不讨好。你是否经常回顾当天的工作成果，并且怀疑如果仔细地做出比较完善的计划，工作成果是否会更好一些？你是否用过必要的时间，研究一下其他工作方法？计划是必不可少的。因为许许多多浪费时间的活动是不会改变的。曾有份杂志对人们一生如何消耗时间进行过研究分析，他们以年为单位，而不用小时和天数。结果如下：
人一生花费时间中：
吃饭——六年
工作——十一年
娱乐——八年
走路——六年
阅读——三年
谈话——三年
睡眠——二十四年
沐浴修饰——三年半
……
以上数字仅是平均统计数，某一类人可能高些，也有些人可能低些。如果我们在工作上用掉整个十一年的工夫，吃饭又用去六年，那就绝对有必要花一些时间和精力，适当计划一下，以便为我们人生其他追求的东西开辟途径。计划意味着你必须对每日、每周和终生的计划高度重视。
将准备完成的个人生活目标列出清单。这些目标可以是赴欧洲旅行、搬到某一理想的地区、再回大学进修、培养一项新嗜好以及寻找一些新朋友等等。
然后再把你一生中打算实现的专业目标确定下来。例如你打算担任业务部的总经理、到某个单位作领导，或者自己做生意、当老板等等。将你的专业目标也列出清单。
最后决定一下往后6个月你的短期目标，以及半年内你真正打算完成什么？这些短期目标可以是你个人生活目标的一部分。选好后即对准目标工作，再附加一项目标截止期和完成目标所需的必要措施。
如果把短期目标列入“每日工作”的清单内，即可促使目标实现。坚持逐步完成自己的目标，直到达成最终目的。
但是计划要恰当，切不可贪多。
看一看你花费在计划上的时间，你赔得起这些时间而不具体行动吗？过多的计划只不过是因循拖延的一种方式，表面上忙忙碌碌，实际上只是把重要工作耽误了。
先找出计划过多的原因，然后创造一种环境，强迫自己投入行动中去。重视为重要会议或事项做好准备工作的好处，让你的工作效率更胜人一筹。
计划虽然重要，但远不如把精力、才智和能力投入工作那样重要。
把计划付诸于现实
要想把各种各样的计划付诸于现实，最重要的就是要抓住“现在”。
而抓“现在”，就要有紧迫感。抓“现在”，必须立足于抓分秒。对于时间，人们只能从现在中去掌握它。现实的一分钟，是比想象中的10年更长的一段时间，古今中外一切事业上有成就的人，都是积秒建功、积秒创业的人。
只要你开始逐步进行，你就会发现，其实完成工作并不是十分困难的。你还会发现，逐步完成工作会带给你诸多好处，如晋升、加薪和其他各种良机。
另外，及早动手，你就会有更多的时间去处理意料不到的事情，获得更多的资料，或做其他更需要你去做的工作。假如最后期限是明天，而你又非要等到最后一分钟才动手，那么，上述那些额外工作就会使你的工作速度减慢，甚至错过最后期限。
要立刻行动，就要克服拖延。拖延是影响你抓住“现在”的最大敌人，就像你成功航线上的礁石。有的人总觉得来日方长，“现在”无足轻重，只有“将来”才会有无限风光，才能决定一切。这种观念只是在向“现在”“赊账”，终有一天，债务必须偿还。
工作，是十分艰苦的劳动，需要的是勤奋，懒惰的人将一事无成。须知，知识财富不经过自己艰苦的思维活动，就不能成为自己的东西。中国古时候有一个懒惰的文人，怕读书费脑筋，就把书烧成灰，包在饺子里吃下去，以为这样就是读书的最好方法。到应考时，他也预先请人把试卷写好，如法炮制，吃进肚里。他真是“一肚子文章了”。所以，如果你要想立刻行动，就一定要戒懒，否则，多么好的设想、计划，都宛如细小的泉水滚落积水深潭一样，难得再奔跃向前，所谓成功、攀高峰也只能是一句空话。
所以，我们不但要研究如何合理安排时间，提高时间效能，还要研究怎样才能不浪费时间，把计划付诸实现。