第12章 让计划成就效率(1)

如果说实干是汽车的发动机，那计划就是汽车的方向盘。脱离了方向盘，汽车难免会走弯路，浪费了精力和时间。只有照着计划前进，才能快速有效地实现目标。

凡事预则立

一个不懂得如何去经营时间的人，就会面临被淘汰出局的危险。而如果你管住了时间，那么就意味着你管住了一切，管住了自己的未来。

时间管理专家认为，每次花少许时间去预先计划，收效将会十分显着。事先花十分钟筹划，事中就不必花一个钟头去记起该做些什么事。

赫德莉克在他所着的《生活安排五日通》一书里说：“不要把所有活动都记在脑袋里，应把要做的事写下来，让脑子做更有创意的事情。”

相信笔记，不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。

为时间做预算、做规划，是管理时间的重要战略，是时间运筹的第一步。成功目标是管理时间的先导和根据。你应以明确的目标为轴心，对自己的一生做出规划并排出完成目标的期限。

只有做好充分准备，才是快速完成工作的保障。

如果你要想成为一个企业管理的行家，你得大致计划一下，什么时候进入管理实践，向内行学习。你若以搞发明创造为目标，就得在学习科学理论、向他人求教、动手制作、实验等几个领域分配好时间和精力。

立计划，也包括对“预算”的检查督促。你要经常检查实现某一短期目标，是否如期完成，可以记工作日志，或将完成每件事花费的时间记录下来。

有的人，一天到晚都忙于工作，还常常加班，为何非得加班不可呢？多半是由于工作管理拙劣所致，避免加班的关键在于行程表的拟订。总的来说，拟订周期行程表是件非常重要的事。

我们可以尝试拟订行程表，使自己的工作行程、同事的活动、上司的预定计划、公司的整体动向等事情一目了然。

由于自己的工作并非完全孤立，所以必须将它定性在所属部门的课题、公司整体的课题乃至各界的动向上，才能够加以掌握管理。

只要尝试拟订行程表，原本凌乱不堪的各种预定计划，就会显得条理井然有序。

人们之所以忙得不可开交，追究其原因是由于总在工作即将截止之前，手忙脚乱从事加班熬夜之故。这种做法，经常导致工作水平下降。

如果能够拟订行程表，设定进修、休闲、与家人沟通的时间，自己和家人共同遵守、步调一致。

让我们来看一看比尔·盖茨的一个具体的周末假日行程表。

比尔·盖茨对周五很看重，每周五晚间从不痛饮迟归，从不影响周六的时间安排。

比尔·盖茨的周末假日从周五晚间到周一早上为止。有将近三天的假期可以运用，并将它当作一个整体时段来加以掌握。

周六和周日，基本上都是早起。尽可能和家人一起共用早餐。其次，要将周六、日的上午定为主要进修时间，不足的部分排入周六、日的晚间。周日晚间不排计划只管就寝，周一早上提早起床。周末假日他将工作暂且付诸脑后，好好地调剂身心，为下一周的工作养精蓄锐。

当然，在生活中常发生也计划半途而废，试过一次又一次，最后我们放弃了：“算了，走一步瞧一步罢了！”可是这种态度，害人真不浅呀！“走一步瞧一步”拖垮了多少个计划，毁灭了多少理想，令多少人在下班回家的时候，无精打采，精疲力尽——因为他们根本不知道时间跑到哪里去了，今天他们成就了什么事？

俗话说“一寸光阴一金”，做一个善于管理时间的人，不仅使你的事业充满了发展的机遇，而且，你的人生也充满快乐。

效率来源于事先规划

很多人认为，与其把时间都花在对于未来的计划上，不如脚踏实地的苦干。实干固然很重要，但合理的计划却可以让我们事半功倍。如果说实干是汽车的发动机，那计划就是汽车的方向盘。脱离了方向盘，汽车难免会走弯路，浪费了精力和时间。只有照着计划前进，才能快速有效的实现目标。

研究证实了一项常识：用更多的时间为一项工作做事前计划，做这项工作所用的总时间就会减少。所以，不要让今天繁忙的工作把你的计划时间从工作时间表中挤出去。

计划可以分为两种：长期的计划与短期的计划。

长期性的工作常让你很头疼，因为它们往往难以预期。对待长期的计划，有以下几点：

第一步，设立总的目标。这一步的关键在于不仅要把观念或信条确定下来，而且要使其具体化，将总目标分解细化，使其成为指导工作的方针和努力的方向。

第二步，进行预测。在进行计划时，要考虑对客观环境的分析预测，离开了客观环境，长期发展计划则不啻为沙上建塔，空中造楼。尤其当计划延续很长时间时，要注意分析客观环境的变化。

第三步，设立阶段计划。把长期的工作分割开来。由于长期性工作费时费力，人们容易失去工作的热情，因此自己设定几个进度，并规定好它们的截止时间，反而是更有力的自我激励的方式。

第四步，每周订下固定的若干时间专门处理长期性的工作。刚开始不要订下太长的时间，否则容易引起自己的挫折感，应该积少成多，渐有所成。

第五步，事先找出下一步工作的重点，并不断地熟悉它。

第六步，养成固定的工作习惯。如果事先规定自己每周或每天的某个时候，必须从事那些花费多时的长期性工作，久而久之，一到那个时候会主动地空出时间去做它，这就是习惯的力量。

第七步，偶尔转变工作的角度。长期从事某一工作，容易使人觉得疲惫、毫无成就感而减低对工作的兴致。所以换换角度容易提高对工作的兴致。

对于短期的计划，我们可以每隔一个时间段检查一下。

（1）每日之末。最好在每天醒来之时知道今天该干什么，先干什么。所以，每日之末，拟订一个要在明天达到的成果和如何进行的简要计划，按重要程序顺序排列，把重要项目编上号码。

（2）每周之末。一周是一个工作阶段的结束。在每周的最后一个工作日之末，花点时间检查一下本周的主要活动，同上次计划的成果进行比较，找出可以改进之处，并拟订出下周各项工作的计划。详细的话，也可拟订出下周每天要达到的一项或几项主要目标。

（3）每月之末。与一周一样，总结本月的重大事件，反思并拟订出下个月要达到的一些主要目标，也可以计划出下月的每一周你要达到哪一项主要目标。

（4）每季之末。检查本季成果，同预期计划比较，确定补救措施和改进方案。确定下季每月工作要点。

依次类推……

需要注意的是，同时进行数个计划容易顾此失彼，不仅完成的时间要延长，而且其品质也无法控制得当。所以最好根据工作的紧急性、成功的可能性、重要性、预期效果所需时间来决定计划的轻重缓急，否则一箭“数”雕，只能使质量每况愈下而已。

脚踏实地的短期目标

“短期计划”是一种独特的工具，它是意义和行动之间的桥梁。

做了许多探究之后，对未来远景比较清楚了，下个阶段便是把这些策略性的洞察转化为行动，同时确定具体目标，使自己有明确的前进方向。

现在让我们想象下面这个景象：作战时，将领们坐在地图室里拟议战略，好像在玩巨人棋似的挪动大军，他们新创了一些长远的行动方案，并且评估其中的冒险成分。与此同时，战场某处的战士静待在战壕内，考虑要怎么占领下个山头，因为那个制高点可以控制整个村庄。

我们每一个人关注的是战壕内的战士，那些短暂的前进，都是更广阔事业策略的重要部分，我们假定你已经定好了事业的最终目标（如果你还没有定好，那么，回到上一章再做一遍！），现在你需要足够的理智和准确度，去把最终目标分解成一个个具体的短期计划。喜欢读侦探小说的人都知道大侦探都是用小心研究加上一点点灵感，来解决神秘的犯罪案件的，开创事业的人同样也需要留意细节。

当然短期计划必须明确具体。

有些人的目标用很笼统的词句表达，譬如：“当一名成功的医师”；有的则比较具体，如“要能有效治疗某一种病”。广泛的事业目标很重要，因为它们有整体的观点，可以解放想象力，帮助我们探究所有可能的选择。但是，广泛的事业目标却不能确定自己具体要做的是什么，由于这个缘故，我们需要具体的事业目标。

假如你有了一个广泛的事业目标，然后自问：“我如何达成这个目标？”把你所能想出的答案记录下来。现在，它们已够具体了，能提供给你所需要的帮助了吗？假如仍不能，就每一点再问：“我如何达成这个目标？”最后你会发觉，眼前出现的是呈金字塔形的目标网，塔尖是广泛的目标，底部则是无数具体的目标，它们直接指向有范围的行动计划。

合理进行目标管理

着名的经济学家和管理学者彼得·德鲁克在1955年创造了“目标管理”这个名词。从此以后，这个名词就成为全商界领袖的词汇。1973年的美国联邦管理预算局局长波衣·艾希开始把这个观念引入联邦政府。

目标管理，是依特定目标而不是依程序和规定来思考。这个观念鼓励思考这样的问题：“我们究竟要努力做到什么？”、“我们为什么做这件事？”，以及“有没有更好的途径？”，而不要去问：“这是上面要我们做的吗？”、“这是不是能使我们的部门雇用更多的人、拥有更大的权力？”

制定特定目标，以及支配时间去做最能达到这些目标的活动，是任何机构求得效率的要诀。劳伦斯·彼得解释：“在缺乏一项确切的目标之下，管理方面一项典型的反应是增加输入——雇用更多的人，监督员工更辛苦地工作，提升员工的资格。缺乏目标来引导程序，就可能只会增加输入，忙于做些无用的工作，却不能做出任何事情来。”

艾希指出：“目标管理不是一大堆报告，不是一连串会议。那是一种新的风格，不是新的程序。这是那些要从投注的时间里获得最大效果的人所运用的风格。”

只要你为自己定下办每一件事情的期限，并且尽量去遵守它，就能大大提升你的效率。只要加上一点点的压力，大多数的人就会把工作做得更好，而自我定下的期限就可以提供你所需要的压力，使你将工作完成。只有在你为一项工作定下一个期限之后，你才会有一个真正的行动计划，否则那只是一个模糊的希望——你想在某一个时间做某件事情而已。

记着这样的定律：工作会展延到填满所有的时间。由此可知，派给自己或别人的任务，永远不可以没有期限。

有时把你的期限宣布出来也有帮助，别人会因此期盼你在某个时间之前把工作做好，这可以增加工作的动力。

如果工作很复杂，你可以给自己定出几个一段一段的期限。这样你就可以用稳定的进度来做这件事，而不必在最后时刻拼命地赶工。

尊重你的期限。如果你养成了拖延期限的习惯，期限就会失去功效，不但不能激发自己，也不足以刺激你周围的人。

如果你要别人去做一些事情，而他们没有做好，那不要问自己：“今天的人是怎么一回事？”而要问自己：“我是怎么一回事？我做了什么（或没有做到什么），使得这些人给我的只是空口白话？”

原因很可能是你过去对他们的训练使他们这样做。不论这个人是一名下属、一位同事、一个朋友，甚至是你的老板，这个人通常都会问他或她自己，你“忘记”这件工作的可能性有多大——根据过去和你相处的经验。如果你已经建立了一套追踪查询的模式，你交给他们做的工作就一定会得到优先处理的待遇。但如果他们根据过去的经验而认定你可能不会去追踪查询，你所交代的工作就会落到最后，而且很可能会永远留在那里。

为了追踪查询，可以使用一种表格，记下你交代工作的踪迹和完成限期。每当你参加一项会议就带着这一张表，这很容易查出事项是什么，以及避免责任属谁的误解。当然，把这种表格贴在公告栏上也很有帮助。在大多数情况之下，别人知道你有这么一张表，并且知道你会以这张表作为追踪查询的根据，就足以推动别人去做你所交代的工作。

依赖记录而不依赖记忆，可以大大增加领导者交代的工作按期完成的机会。

不过追踪查询只是整个过程中的一部分。行为修正专家强调在训练过程中最重要的，是当工作做好而不是没有做的时候，你会有什么样的表示。因此，下属在限期之前把你交代的工作做好的时候，你要提出来，并且感谢他提早完成。行为学家称这为积极的鼓励；分析心理学家称这为抚慰；其他的人称这为普通的礼貌。

有效制定计划表

既然合理的利用时间可有效地提高人的工作效率，我们就应该在自己的日常生活中，制定一个可行的，适宜自己的待办计划表。

待办计划表首先应该简单明了，使你在百忙中随意瞄几眼，马上明白需要做什么。在待办计划表中，注意以下这些项目应该简单明了。

依赖记忆

在睡觉之前想想第二天的工作是个很好的办法。在确定所有的工作后，人就可以安稳入睡，不会满脑子胡思乱想。

利用记忆记住工作之后，我们就会想尽一切办法去解决。有时候当问题存在于脑海中时，睡梦中会突然跳出一个理想的解决办法，也就是人们所说的有所思就有所梦。当我们真正地利用了我们的潜意识来解决问题时，就会发现，它的作用是惊人的，不可思议的。

有人曾做过这样的一个实验。

在一只铁盆中放一只青蛙，盆的深度略大于青蛙跳起的高度，这样青蛙就跑不出来了。然后在铁盆中加入滚沸的油，这时再把青蛙放进去，结果青蛙一下子就跳出来了。如果换一个方式，先在铁盆中放入冷水，把青蛙也放进去，然后再慢慢给铁盆加热，青蛙就会被煮死。

这个实验表明，青蛙在面临突变时，能调动身体所蕴含的潜能，一下子就从盆中跳出来，脱离危险。

人也一样，有了计划，潜意识就要完成它，而记忆会不断提醒你去完成这件事。人脑就像一个平行处理器，许多工作在脑中可以同时处理，你一旦记下了一定的事物，人脑就会把它转移到潜意识中，不知不觉地研究解决它的办法。

适时检查计划表

有了计划表，还需要适当地检查。晚上睡觉前，再翻一翻前一天的计划表，看一看你执行的情况和进度，会有助于下一天工作的安排和完成。

大家都知道，英语中的单词是很难记忆的，那么，需要记忆的英语单词一共有多少呢？如果你制定一个计划表，每天完成10个单词的记忆任务，定时检查，督促保证完成。那么一年过去，你就可以掌握3650个单词，两年之后，所记的单词已足够你日常生活中的对话、写作和运用了。一天记10个单词并不难，难的就在于一丝不苟地坚持下去。因此，光有计划表是不行的，还需要适时检查，督促计划表的按时完成。

限制计划数目

每个人的精力是有限的，运用有限的精力去做无穷无尽的事，是不可能的。人在超极限劳动的情况下，很容易导致意想不到的损害。因此，限制一天中的计划数目，进行科学地调整，使人处于一个协调的工作环境之中，既可完成工作任务，又不影响身体的健康。