第13章 会议细节，职场关键(2)

大型会议的目的决定座位安排。围绕一张桌子安排一群人就座时，用两种形状的桌子有3种基本的选择。如有谈判或对抗的可能性，选一张长方形的桌子，“双方”可相对而坐，在一边的中心安排一位中立的主席。要强调会议中的等级观念，主席就座于长桌的顶端。对于较非正式、不分等级的会议，选择一张圆桌，每个人平等地围桌而坐。如果一个会议的参加人数众多、将在礼堂或大房间内举行，就将座位排成行且面对主席。

3．文化差异

等级在某些文化中显得特别重要。在亚洲许多地区，年龄有很大的分量，所以最年长者在会议上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性与职位相联系，所以一个资历较低的副总裁决不会被安排在比总裁更重要的座位上。

（1）面对面就座

当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。

（2）显示等级

如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就座。

（3）自由讨论

如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，可在会议中用一张圆桌。

除了根据会议类型来适当安排座位之外，还可以运用策略来灵活地排座。

主席坐的位置决定了其他座位的意义。习惯上主席位置在长桌的顶端，其右首座位是较优越的位置。但并不一定要这样排座。

策略性排座是以与会者会受其邻座的影响这个假设为基础的。明确你想从会议得到什么，然后通过安排座位帮助你达到目的。对于有争议的问题，通过座位安排把派系分散开，避免让观点相反或观点十分相似的人相邻而坐，这样做，使观点泾渭分明，并防止讨论离题。可根据你了解和分析的与会各人对所要讨论问题的观点，来设置座位安排。目光接触对于向自己团队的成员表示下一步将做什么是很重要的。想一想谁应该能够与谁进行目光接触，相应地安排人们的座位。

因此，一个人要想在社交场合展示自己良好的修养，一定要善于观察座位安排，找准自己合适的位置来坐，否则将会影响别人对你的印象的评价。

如果会议没有正式排座，可观察其他与会者坐的位置，相应地选择你自己的座位。某人坐的位置可能显示他对所讨论的问题的感觉以及他想在会上起什么作用。强硬的反对者可能会选择靠近主席的位置向全体与会者发号施令。坐在中间可能提示希望充分参与或对会议桌那边的讨论起支配作用。如果你是主席，尽力劝说声音最响、最直言不讳的人坐在你的正对面。

切忌谈论与会议无关的事

老李是公司元老级的人物，业务精干，为人和善，可就是有一点不好，那就是嘴太“贫”。无论上班、下班，只要老李来到办公室，他所在办公室的同事都得听他像说书样地谈天论地，有些同事想静下心来工作，也总被老李的长篇大论所干扰，心中总有些不悦，但障于面子，也不好意思提醒老李，只好这样忍受着。因此，在私下里为此所烦恼的同事里总是为此谈论到对老李的不满。

但是有一次，公司里因为要拓展一个新的销售领域，为此全公司的重量级人物都要参加一个总经理亲自主持的会议，会议中当经理简要地介绍了新领域的发展前景以及公司在此项目上已经具备的实力和准备之后，请大家各抒己见，畅所欲言。这时老李开始发言了，一开始还是围绕着主题展开论述，可越说越兴奋，一会儿“老毛病”又犯了，又开始了一翻像政治家那样地演讲和评论，但已经从产品新领域的销售扩展到了当前全球化及加入WTO之后的中国贸易的大格局，这时大家都有些听不下去了，有的同事开始打瞌睡，有的则开始皱眉，有的则低着头想事情，明显地大家都有些厌烦了，就连总经理也在一个劲儿地冲着老李使眼色，但是老李还是“刹不住”车，一个如此重要的会议让老李给弄得大家都没有心情去展开自己的讨论和想法，对此，总经理很是不满，事后狠狠地指责了老李一通。从此之后，老李收敛了许多，大家对他的态度也随之改变了。

其实，任何的会议都是有根由的，都是公司的决策者们抱着明确的目的，为某个问题而召开的。作为任何一位参加会议的人来说，偏离会议主题而大肆地谈论与会议无关之事，都是一件很不礼貌的事情，即使你是像老李一样的公司元老级人物也不行，也难免会引出其他人的不满，给自己找尴尬和难堪。

一般情况下，在会议中出现离题是因为议程设计不够紧密，因为议程设计是会议的开始。如果议程存在问题，讨论就无法按既定计划进行，或者在会议中出现了使与会者更感兴趣的话题。

如果会议议程设计不够紧密，在会议中的讨论就容易失去系统性。有时，即使会议议程设计得很紧密，若主持人及与会者对议程缺乏有效率的讨论整合能力，讨论就很可能在大家默许的情况下越扯越远。解决的办法应该是在每个议题讨论告一段落时，即做归纳整理，以确保讨论按有计划的安排进行。

与会者常常无法专心讨论—个问题，以至于徘徊在多个话题间却无结果，这样的情况也是很普遍的。研究发现，每个话题只维持一分半钟的讨论，就换讲别的话题，这种情况在成员间互动性高的会议里可说是非常平常。当然，话题转变迅速，并不一定都不好，但若缺乏适当的控制，常会导致会中无法达成决议，或有讨论而无决议。那么，什么时候转换话题好呢？一般来讲，当—个议题有了结果，并确定了负责执行的人再转换话题，讨论下—个议题为好。

一个讨论议题往往包含许多子题。话题在各个子题间转来转去，只要在合理的范围之内，都无可厚非。倘若其他意见不致影响正在进行的讨论，那倒无所谓，但若是在与议题完全不同的话题间转圈圈，讨论就会事倍功半。

在会中闲聊是造成讨论离题的又一个重要原因。因为闲聊绝对与议题无关，不管是自觉还是不自觉的闲聊都会影响会议质量。主持人发现这种情况应立即制止，并设法引起他们对议题的兴趣，使他们的话题转移到议题上来。

离题是与会人员在会议发言中出现的一种“脱轨”现象。这种现象与会议中出现的冷场或会议人员沉默相反，会议热烈得过了火，容易出现发言离题现象。以往的经验告诉我们，如会议讨论中出现传闻、逸事等与议题无关的闲话，与会人员喜欢海阔天空、津津有味地谈论，越扯离会议议题越远。这种现象的出现通常是因为与会者认为会议议题与自己无关，不感兴趣造成的；也有人认为对会议议题不好发言，而沉湎于题外的话。这时，主持人应视情况采取应变措施，如接过讨论的话，顺势巧妙地引回到会议正题上来；联系议论的某一层意思，提出新的话题引入到会议正题上来，或者用一句善良的话或风趣的话截住议论而引入会议正题。

另外，一些与会人员在会议发言中，为了借此显示自己的才能，或显示自己见解的高明，自觉或不自觉地讲与会议议题无关的内容，这是讨论离题的又一现象。主持人对这种离题现象的处理不宜简单粗暴，而应尽可能采用不影响发言者情绪和会议气氛的方式，用礼貌的形式提醒发言者，让他尽快结束离题发言。

不容置疑，会议离题不但降低会议成效，损失物力和财力，而且浪费与会者宝贵的时间，为此，必须避免这种情况。避免会议离题和受干扰，可以采取这样的技巧：

（1）会议时间对于每个与会者而言，都是非常宝贵的，实际上，开会不仅仅花费时间，还有一系列费用开销，因此，会议要想“短”而“精”，应紧扣主题进行，避免离题发言。

（2）会议上尽可能不安排“即席讲话”和“即席发言”，是避免会议中出现离题的一个技巧。会议主持人应该使用最明白的语言，对议题作出最明确的表述，并清楚地指出会议需讨论的主题。这样，在会议中，当某一个人的发言离题时，能够很快地被发言人和他人所察觉。

（3）当会议中出现离题现象时，既可以通过语言来处理，也可以通讨传送信号以暗示的方式来解决。信号的优点是简捷、善意，有时还富于幽默感。信号不是像说话那样听起来唠唠叨叨，而是简单地表明一个意思：“请转换话题。”使用信号暗示时，必须弄清楚哪些是可以使用的信号，以确保每个与会者都能认同，没有谁会被侵犯，还应该保证主持会议的人通常能够及时地发送出正确的信号。

（4）当与会者在会上讨论一个他们不感兴趣的话题时，重新集中注意力尤为重要，否则，他们常常会跑题，此时，会议主持人就必须把谈话离题的员工引到他最感兴趣的问题上，这样才能使会议达到预期的目的。开会时，只要中层经理能把与会人员的注意力吸引到议题上来，离题的现象最终是可以避免的。

养成做好会议记录的习惯

会议进行中，需要进行会议记录。在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。

会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录，就要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种。对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还是将录下的内容还原成文字。

会议记录的要求归纳起来主要有两个方面：一是速度要求：快速是对记录的基本要求；二是真实性要求：纪实性是会议记录的重要特征，确保真实是对记录稿的必然要求。

真实性要求的具体含义是：准确——不添加，不遗漏，依实而记；清楚——首先是书写要清楚，其次是记录要有条理，突出重点。

会议记录应该突出的重点有：会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动，会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解，权威人士或代表人物的言论，会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论，会议已议决的或议而未决的事项，对会议产生较大影响的其他言论或活动。

虽然会议记录应当由会议秘书做，但是如果有一天上司决定由你来负责会议记录时，你应该知晓以下一些细则：

1．记录讨论的要点

在会议的进行中，经常要进行许多讨论。会议记录并不是要逐字记录会议内容，一般只要记录下讨论的要点即可。

具体来说，你应当记录会议的时间和地点、与会者姓名（如果适当）、提出的全部项目（但不必包括讨论的细节）以及作出的全部决定、协议和任命。在会议过程中做笔记，然后再据其写出完整的备忘录。备忘录必须公正、风格简明、清晰准确。准确是很重要的，特别当会议记录可能作为以后辩论的依据时。

2．逐字录音和修改

会议进行中，可以借助录音设备对会议内容进行录音，特别是决议或修正案，一定要一字不漏地进行录音，这样在会后整理记录时，可以有充分的依据，便于逐字修改。

要注意录音机摆放的位置，不要离发言人太远，以免录出的声音太小；也不要离发言人太近，避免声音过大不清楚。

3．会议记录的宣读和修正

在会务进程中的适当时间内，会议主持人请秘书宣读会议记录。有时也可延期或取消宣读会议记录。然而不该经常如此，延期宣读记录使错误难以发现。

秘书宣读记录后，主持人问：“对记录有什么修正吗？”问后应稍等一下。如有修正，修正意见又经过全体一致通过，主持人应说：“如无反对，×先生所指出的错误将予改正。”

如果所提修正未获一致通过，主持人不需等待别人动议即可诉请投票，以决定是否应该修正。

如有小修正，秘书应立即用笔在会议记录原本旁边加以注明，并附上签名。如有大修正，要作为附录插在会议记录有错的那一页。修正声明要在会议记录上记下来作为批准的证明。如果会议记录的错误在以后才被发现，则由大会修正。修正和最后批准会议记录是大会的任务。

如果由常务委员会办理会议记录，通常在修正后要在会议间歇期间向组织报告。在证明记录无误的委员会会议上，可以一致同意或多数票批准会议记录。

会议记录归档后，只能修正错别字和标点符号，其他修正要得到大会的批准。

有些组织在每次会议后把会议记录复本分发给公众研读，以便下次会议时修正。

4．会议记录的批准

对会议记录如无修正，或已修正好了，可由会员提出议案，批准这份修正稿；或者由主持人请大家投票通过；或者由主持人声明：“如无其他修正，已修正的记录将获批准。”

会议记录获得大会批准前只是秘书的记录稿，批准后的记录，秘书要在记录最后写上“批准”两字，再签名及注明日期，这样才成为会议的正式记录。有些组织要求会长也签名，有些会长和秘书在记录的每一页上都标注他们的签名。

5．打印批准后的会议记录，发至会议成员过目

这方面的工作任务主要有：

（1）整理并制发会议纪要

许多会议在会议结束之后要印发会议纪要，使与会者对于贯彻会议精神有个依据。会议纪要若能在会议结束前写出初稿来，征求到会代表的意见，这当然很好。如果不能这样做，在会后整理也是可以的。整理会议纪要的主要依据是会议工作报告及其讨论情况。

（2）组织宣传报道

有许多会议为扩大影响，会后（有的在会议期间）往往要通过报纸、广播、电视等媒介进行宣传和报道。报道稿件，有的由采访记者执笔，为慎重起见，还往往请会议主办单位审核；有的由会议主办单位提供初稿，新闻单位酌情修改后发表。无论采用哪一种方式宣传报道，秘书部门都必须参与。

（3）整理会议全套文件归卷

会议全套文件，指会议通知，会议上发放的文件资料，会议记录和简报，会议总结，会议纪要，会议现场照片和录音、录像等。

（4）检查会议精神的贯彻执行情况

这方面应包括会议精神的传达情况，执行会议精神的实际活动情况和效果等。发现问题或者发现效果明显，都要及时向机关单位领导人汇报，并要采取措施解决出现的问题或推广经验。